Hakedişe göre faturalama: iş ilerledikçe projeyi taksitlerle faturalamak

Hakedişe göre faturalama, bir projeyi sonunda tek bir fatura yerine iş ilerledikçe parçalar halinde faturalamak demektir. Aşamaları ve tutarları iş başlamadan kararlaştırır, her birine ulaşıldığında faturalar ve bir kümülatif toplam gösterirsiniz; böylece müşteri her zaman nelerin faturalandığını ve nelerin kaldığını görebilir.

Hakedişe göre faturalama nedir?

Hakedişe göre faturalama, uzun bir işi, her biri ulaşılan bir aşamaya ya da ölçülen işe bağlı taksitlerle ücretlendirme yöntemidir. Nakdi, maliyetlerinizin çıktığı zamana yaklaştırır ve bir müşteri yarı yolda ödemeyi bırakırsa kaybedeceğiniz tutarı sınırlar.

Kurmanın dört yaygın yolu vardır. Her faturayı neyin tetiklediği bakımından farklıdırlar.

Avans hakedişe göre faturalama değildir; ancak çoğunlukla ilk taksit olarak onun önünde yer alır. Yalnızca bu ikisine ihtiyaç duyan işleri avans ve son ödeme faturaları rehberi ele alır. Teminat kesintisi yine başka bir şeydir: müşterinin her hakediş ödemesinden alıkoyduğu paradır ve faturada teminat kesintisi için ayrı bir rehber var.

Hakedişe göre faturalamayı ne zaman kullanmalısınız?

İş, hiç para görmeden haftalarca ücret ve tedarikçi ödeyeceğiniz kadar uzun sürüyorsa ya da o kadar pahalıysa hakedişe göre faturalamayı kullanın. Basit bir sınama: iş bitmeden önce harcayacağınız tutarı toplayın. O tutarı tek bir şüpheli alacakta kaybetmek canınızı yakacaksa aşamalarla faturalayın.

Bazı yerlerde hukuk, sözleşmenin yanı sıra aşama ödemeleri hakkında da bir şey söyler.

• İngiltere, Galler ve İskoçya: 1996 tarihli Housing Grants, Construction and Regeneration Act'in 109. maddesi, işin 45 günden az sürmesi belirtilmedikçe ya da tahmin edilmedikçe, bir inşaat sözleşmesinin tarafına taksitli, aşamalı veya dönemsel ödeme hakkı verir. Konut sakinleriyle yapılan sözleşmeler kapsam dışıdır.
• AB: Geç Ödeme Direktifi'nin (Late Payment Directive) 5. maddesi, ulusal hukuka tabi olmak üzere işletmelerin taksit planları üzerinde anlaşmakta serbest olduğunu belirtir. Bir taksit gecikirse faiz ve tazminat yalnızca vadesi geçmiş tutar üzerinden hesaplanır.

Bu kuralların dışındaki işlerin çoğunda hakkı size veren tek şey sözleşmenizdir; bu yüzden aşamaları yazın.

Hakedişe göre faturalama adım adım nasıl kurulur?

1. Aşamaları teklife koyun. Her aşamanın bir adı ve bir tutarı ya da yüzdesi olsun; müşteri bunları fiyatla birlikte kabul etsin. Sonradan uydurulan aşamalar yeniden pazarlıktır.
2. Her aşamayı iki tarafın da görebileceği bir şeyle tanımlayın. "İkinci kademe tesisat tamamlandı ve denetlendi" işe yarar. "Yarı yolda" yaramaz.
3. Bir aşamayı kimin, nasıl onayladığını söyleyin. Müşteriden bir e-posta ya da imzalı bir şantiye notu, hangisi olduğu kararlaştırıldıysa yeter.
4. Aşamaları maliyetlerinizle karşılaştırın. Her aşamanın kümülatif tutarını o zamana kadar harcamayı beklediğiniz tutarla yan yana koyun. Son faturaya kadar cebinizden ödüyorsanız aşamalar işini yapmıyor demektir.
5. Tamamlandığında ödenecek bir şey bırakın. Müşteri iş bitene kadar bir tutarın tutulmasını ister; bu makul bir istektir. Neredeyse hiçbir şey kalmadıysa direnç bekleyin.
6. Aşamaya ulaşılan hafta faturalayın, kararlaştırılan ödeme koşullarıyla. Geç gelen bir fatura pazarlık ettiğiniz nakit avantajını geri verir.
7. Her faturada kümülatif toplamı gösterin ve işteki her değişikliğe kendi satırını verin.
8. Son faturada mutabakat yapın. Faturaların toplamı sözleşme artı kararlaştırılan değişikliklere eşit olmalı.

Çözümlü örnek: dört fatura ve bir değişiklik

İşte uydurma bir örnek. Bir tadilat firması, 48.000 € artı %20 KDV'lik bir sözleşmeyi imzada %20, birinci kademe tesisatta %30, ikinci kademe tesisatta %30 ve tamamlandığında %20 olarak faturalamak üzere anlaşıyor. İş sırasında müşteri e-postayla 3.200 €'luk bir değişikliği kabul ediyor ve firma bunu üçüncü aşamayla faturalıyor.

Yüzdeler özgün 48.000 € üzerinde kalır; böylece %100'e tamamlanır. Değişiklik bir kez, tamamı kendi satırında faturalanır. Yüzdeleri yeni toplam üzerinden yeniden hesaplarsanız ya değişikliği iki kez faturalarsınız ya da neden faturalamadığınızı açıklamakla bir öğleden sonra harcarsınız.

Son satırı her seferinde kontrol edin. 48.000 € artı 3.200 € 51.200 €'dur, net sütunu da öyle.

Her faturaya kısa bir kümülatif toplam koyun. 3. fatura şunu taşıyabilir:

4 aşamanın 3. hakediş ödemesi: ikinci kademe tesisat tamamlandı, teklif QUO-2026-0042. Özgün sözleşme 48.000 €, kararlaştırılan değişiklik 3.200 €, revize sözleşme 51.200 €. Bu faturadan önce faturalanan 24.000 €. Bu fatura 17.600 €. Faturalanacak kalan 9.600 €. Tüm rakamlar KDV hariçtir.

Bu not, faturanızı kendi yazmadığı bir sözleşmeyle eşleştirmek zorunda olan müşterinin muhasebe ekibinin ilk sorusunu yanıtlar.

Yüzde tamamlanmaya göre nasıl faturalarsınız?

Yüzde tamamlanmaya göre faturalamada her fatura, sözleşme değerinin biten iş payıyla çarpılıp o ana kadar faturalanan her şeyin çıkarılmasıyla hesaplanır.

Bu fatura = (revize sözleşme × % tamamlanan) − bugüne kadar faturalanan

Aynı sözleşmeyi alın ve iki fatura sonra işin %70 tamamlandığını ölçtüğünüzü varsayın. 51.200 € × %70 = 35.840 €. Önceden faturalanan 24.000 €'yu çıkarın; bu fatura net 11.840 €, %20 KDV ile 14.208 €'dur.

Ayın artışını faturalamak yerine her zaman bugüne kadar faturalananı çıkarın. Böylece geçen ayki cömert bir tahmin bu ay kendini düzeltir ve toplam sözleşmeden sapamaz.

İlerlemenin nasıl ölçüleceğini ilk faturadan önce kararlaştırın: monte edilen miktarlar, gerçekleşen maliyet ya da bir müfettişin değerlemesi. ABD'deki ticari işler bunu çoğunlukla bir birim fiyat listesiyle resmileştirir; AIA G702 ve G703 rehberi bunu adım adım gösterir. Yaptığınız ama henüz faturalamadığınız işi bir WIP raporu izler.

Hakediş faturalarında KDV nasıl işler?

Hakediş faturasındaki KDV normalde başlangıçta sözleşmenin tamamı üzerinden değil, o faturanın kendi tutarı üzerinden hesaplanır. KDV'nin ne zaman muaccel olduğu, ülkeye göre değişen kısımdır.

• AB: KDV Direktifi'nin 64. maddesi, ardışık ödemelere ya da hesap ekstrelerine yol açan bir teslimin, ilgili oldukları dönemlerin sonunda tamamlanmış sayılacağını belirtir. İş bitmeden alınan bir ödeme, KDV'yi alınan tutar üzerinden tahsil anında muaccel kılar (65. madde). Üye devletler tarihi bunun yerine faturaya ya da ödemeye bağlayabilir (66. madde).
• Birleşik Krallık: dönemsel ödemeli inşaat sözleşmelerinde vergiye esas olay tarihi (tax point), ödemenin alınması ya da KDV faturasının düzenlenmesinden hangisi önceyse odur (KDV Bildirimi 708, paragraf 23.1.3).

Pratik sonuç şudur: tarihi faturanın kesilmesi belirliyorsa, müşteri ödemeden önce bir aşamanın KDV'sini borçlanabilirsiniz. Nakit sıkıysa, bulunduğunuz yerde KDV faturası olmayan bir ödeme başvurusuna izin verilip verilmediğini, KDV faturasının ödemeden sonra gelip gelmeyeceğini muhasebecinize sorun.

Sürecin ortasında bir oran değişikliği de bir sözleşmeyi iki KDV oranına bölebilir, çünkü her aşamanın kendi tarihi vardır.

Hakedişe göre faturalamada neler ters gider?

Hakedişe göre faturalama genellikle işte değil, evrakta ters gider.

• Bitmemiş bir aşamayı faturalamak. İtiraz edilen tek bir fatura ardından gelen her şeyi tutabilir.
• Bir değişikliği sonraki aşamanın tutarına katmak. Müşteri sözleşmeyle uyuşmayan bir aşama görür ve ödemeyi durdurur.
• Kümülatif toplam olmaması. Müşterinin muhasebe ekibi geçmişi yeniden oluşturmak zorunda kalır; bu da ödeme koşullarınızdan uzun sürer.
• Sözleşmeyi yeniden anlatan bir son fatura. Kalanı faturalayın. Tüm sözleşmeyi göstermeniz gerekiyorsa kümülatif toplamda gösterin.
• Faturalananı tahsil edilmiş saymak. Kümülatif toplam, faturaladığınızı gösterir. Gerçekte nelerin ödendiğini aşama aşama izlemek gerekir.
• Bir aşama ödenmeden devam etmek. Her ek aşama riske attığınız tutarı artırır; bu yüzden vadesi geçtiği hafta dile getirin.

ERPFlow'da bir projeyi aşamalarla faturalamak

ERPFlow'da hakediş faturalama modülü yoktur. Yüzde tamamlanmayı hesaplamaz, birim fiyat listesi tutmaz, hakediş raporu üretmez veya teminat kesintisini yönetmez. ERPFlow'da bir iş, bir teklif artı ona karşı kestiğiniz faturalardır; bu, sabit fiyatlı işlerde kilometre taşı faturalamasını karşılar. Aşamalı hakedişli sözleşmeler bunu fazla dar bulacaktır ve inşaat firmaları sayfası da bunu söyler.

• Her aşamayı tekliften faturalayın. Teklifi açın ve her aşama için bir kez Faturaya dönüştür'ü seçin. Her dönüştürme teklifin tamamının yeni bir taslağını oluşturur; faturayı kesmeden önce onu o aşamanın payına kadar düzenlersiniz. Teklif kabul edildiği gibi kalır ve her fatura Bağlantılı belgeler altında görünür.
• Kümülatif toplamı kendiniz tutun. Bağlantılı belgeler faturaları listeler ama faturalanacak kalanı hesaplamaz. Kümülatif toplamı faturanın PDF'te yazdırılan Notlar alanına yazın.
• Negatif satır aramayın. ERPFlow negatif fiyat ya da miktarı reddeder; bu yüzden satır tablosuna "eksi bugüne kadar faturalanan" satırı giremez. Aşamanın tutarını normal bir satır olarak faturalayın ve kesintiyi Notlar'da belirtin.
• Faturalamadan önce teslim ediyorsanız, teklifi bir siparişe dönüştürün ve oradan faturalayın. Bir siparişten kesilen her fatura da siparişin tamamıyla başlar. Siparişler Free planda yoktur.
• İşi bir panoda yürütün. Müşteriye bağlı bir proje teklife ve faturalarına da bağlanabilir. Bütçe veya iş maliyeti tutmaz.

Ödemeler elle girilir, fatura başına istenildiği kadar; Kısmen ödendi kendiliğinden görünür. Vadesi geçmiş bir aşama için hatırlatma, yalnızca göndermeyi seçtiğinizde gider.