Faturalar nasıl numaralandırılır: kurallar ve biçimler

Faturaları yalnızca yukarı giden tek bir sırayla numaralandırın, hiçbir numarayı yeniden kullanmayın ve numarayı faturayı kestiğiniz anda verin. Önek, yıl ve sayaçtan oluşan INV-2026-0042 gibi bir biçim neredeyse her yerde işler. AB ve Birleşik Krallık KDV kuralları, her faturayı tek başına tanımlayan sıralı bir numara ister.

Kurallar fatura numaraları hakkında gerçekte ne diyor?

Fatura numaralarına ilişkin kurallar, çoğu insanın varsaydığından daha azını ister. AB KDV Direktifi'nin 226(2) maddesi "bir veya daha fazla seriye dayanan, faturayı tek başına tanımlayan sıralı bir numara" ister. HMRC'nin KDV rehberi 16.3.1 numaralı paragrafta hemen hemen aynı sözcükleri kullanır. KDV mükellefi değilseniz GOV.UK yine de benzersiz bir tanımlama numarası ister.

Hiçbir metin bir biçim ya da başlangıç noktası belirlemez, harfler ya da yıl hakkında bir şey söylemez. "Bir veya daha fazla seri" ifadesi, ilke olarak ayrı serilere izin verildiği anlamına gelir.

"Sıralı" ifadesinin "boşluksuz" anlamına gelip gelmediği nerede olduğunuza bağlıdır. Fransa'nın vergi yönergesi kronolojik ve kesintisiz bir sıraya dayanan bir numara ister ve ayrı serilere yalnızca çalışma biçiminiz bunu haklı kıldığında izin verir. Almanya'da bir vergi mahkemesi 2017'de, tek başına boşlukların vergi dairesine ek gelir tahmin etme hakkı vermediğine hükmetti. Daha sıkı standarda göre kurun: boşluk yok, çıkarsa yazılı bir gerekçe.

Hangi fatura numarası biçimini kullanmalısınız?

Çoğu küçük işletme için en iyi fatura numarası biçimi bir önek, yıl ve dört haneli bir sayaçtır; çünkü doğru sıralanır, yıllar arasında benzersiz kalır ve faturaları diğer belgelerinizden ayırır.

Müşteri kodlu numaralar yaygın hatadır. Düzenli görünürler ve tek sırayı onlarcasına böler. Müşteri faturada kendi referansını istiyorsa bunu satın alma siparişi numarası gibi ayrı bir alana koyun.

Fatura numaraları her yıl sıfırlanmalı mı?

Yıl numaranın parçası olduğu sürece fatura numaraları her yıl sıfırlanabilir; böylece INV-2026-0001 ile INV-2027-0001 ayrı kalır. Düz bir sayaç sıfırlanamaz, çünkü ikinci bir 0001 numaralı fatura, her numaranın tek bir faturayı tanımladığı kuralını bozar.

Yıla dayalı numaralandırma, bir yılın faturalarını saymayı da kolaylaştırır. 2026'nın son faturası INV-2026-0214 ise, o yıl için iptal edilenler dahil 214 belge gösterebiliyor olmalısınız.

İlk faturanızın numarası ne olmalı?

İlk faturanız herhangi bir numara taşıyabilir, çünkü AB ve Birleşik Krallık KDV kuralları bir başlangıç noktası belirlemez. İlk müşterinize onun ilk müşteriniz olduğunu söylemek istemiyorsanız 1001'den başlamak sorun değildir. Önemli olan, sıranın oradan devam etmesi ve kayıtlarınızda nereden başladığını söyleyen bir not bulunmasıdır; böylece kimse 1 ile 1000 arasındaki faturaları aramaz.

Fatura iptal edildiğinde numarasına ne olur?

İptal edilen fatura numarasını sonsuza dek korur, yerine geçen fatura bir sonrakini alır. İnsanları şaşırtan kural budur, çünkü asıl faturayı düzeltmek daha düzenli hissettirir.

Karışık bir haftadan temiz çıkan bir kayıt defterine uydurma bir örnek:

Bunu okuyan herkes, hata dahil her numaranın hesabını verebilir. Sıranın bütün amacı budur: defterlerinizden hiçbir şeyin çıkarılmadığını gösterir.

Fatura sırasında boşluk olup olmadığı nasıl kontrol edilir?

Fatura sırasındaki boşlukları bir hesap tablosunda yaklaşık iki dakikada kontrol edebilirsiniz. Fatura listenizi dışa aktarın ve numaralar A sütununda olacak şekilde numaraya göre sıralayın. Sonra:

1. B2'de sayacı ayıklayın: =VALUE(RIGHT(A2,4)) ve aşağı kopyalayın.
2. C3'te komşuları karşılaştırın: =B3-B2 ve aşağı kopyalayın.
3. C sütununu 1 dışındaki değerler için filtreleyin.

2, bir eksik numaradır; 0, bir kopyadır; büyük bir negatif sayı genellikle yeni bir yılı gösterir. Bunu yıl yıl çalıştırın ve muhasebecinize bir şey vermeden önce yapın; böylece her boşluğu nedenini hâlâ hatırlarken açıklayabilirsiniz.

Sonradan zaman kaybettiren numaralandırma hataları

• Taslak oluşturulurken numara vermek. Her terk edilen taslak bir boşluk bırakır. Numarayı fatura kesilirken verin.
• İptal edilen numarayı düzeltilmiş fatura için yeniden kullanmak. Müşteri şimdi tek numaralı iki farklı belge tutuyor.
• Boşlukları kapatmak için yıl sonunda yeniden numaralandırmak. Bu, müşterinin elindekiyle bağlantıyı yok eder ve her boşluktan kötü görünür.
• Hesap tablosu sayacını paylaşmak. Aynı sabah fatura kesen iki kişi er ya da geç aynı numarayı üretir.
• Teklifle aynı sırayı paylaşmak. Reddedilen teklifler delikler bırakır. Teklif ve faturalara ayrı seriler verin.

ERPFlow'da fatura numaralandırma

ERPFlow faturaları sizin için INV-YYYY-NNNN biçiminde numaralandırır. Taslağın numarası yoktur; kesildiğinde alır, bu yüzden bir taslağı silmek boşluk bırakmaz. Yıl düzenleme tarihinden gelir ve sayaç her yıl, kuruluş başına sıfırlanır. Geçen yıla geriye tarihlenen bir taslak, geçen yılın serisindeki bir sonraki numarayı alır. İptal edilen fatura numarasını korur ve PDF'ine İPTAL damgası vurulur. Çoğalt ile yapılan düzeltme yeni bir taslaktır ve yeni bir numara alır.

Öneki Ayarlar > İşletme bilgileri bölümünden değiştirebilirsiniz. Bu yalnızca gelecekteki faturaları etkiler ve sayaç devam eder. Teklifler ve siparişler QUO- ve ORD- olarak kendi sayaçlarıyla çalışır.

ERPFlow kuruluş başına tek fatura serisi tutar; dolayısıyla şubeye göre ayrı seri yoktur ve özel başlangıç numarası için bir ayar da yoktur. CSV içe aktarma ile getirilen faturalar dosyadaki numaraları korur ve içe aktarma sayacı ilerletmez; başka bir sistemden bu yılın faturalarını içe aktarıyorsanız, numaraların tekrarlanmaması için yeni faturalara farklı bir önek verin.