Teklifi faturaya dönüştürme: adım adım

Teklifi faturaya dönüştürmek için müşterinin teklifi kabul etmesini bekleyin, kararlaştırılan satırları ve fiyatları yeni bir faturaya kopyalayın, yalnızca faturada bulunan bilgileri (kendi numarası, düzenleme tarihi ve vade tarihi) ekleyin ve gönderin. Fatura yazılımı kopyalamayı sizin yerinize yapar, böylece iki belge birbiriyle çelişmez.

Teklif bir tekliftir. Fatura ise bir ödeme talebidir ve çoğu ülkede aynı zamanda bir vergi belgesidir. Aşağıdakilerin çoğu bu farktan doğar.

Teklif ile fatura arasında ne değişir?

Satırlar ve fiyatlar aktarılır. Çevresindeki hemen her şey değişir.

İnsanların atladığı satır müşteri bilgileridir. Teklif "Bloom Studio'dan Maria"ya gidebilir. Fatura ise tüzel kişiyi adıyla yazmalıdır, yazmazsa muhasebe ekibi geri gönderir.

Teklif ne zaman faturaya dönüştürülmeli?

Kararlaştırılan faturalama anı geldiğinde dönüştürün. Bu, her zaman müşterinin evet dediği an değildir.

• Küçük ve hızlı işler: iş bitince tutarın tamamını faturalayın.
• Büyük işler: kabulde avans, tamamlanınca kalan tutar için fatura kesin.
• Uzun projeler: kararlaştırılan aşamalarda fatura kesin. Hakedişe göre faturalama rehberimiz bunları nasıl kuracağınızı anlatıyor.

Hangisini kullanırsanız kullanın, aşamaları teklifin kendisine yazın. Müşteri imzasının üstünde "kabulde %30" ifadesini zaten gördüyse avans faturası göndermek çok daha kolaydır.

Teklif faturaya adım adım nasıl dönüştürülür?

1. Kabulü doğrulayın. İmzalı nüshayı ya da evet diyen e-postayı saklayın.
2. Teklifin hâlâ geçerli olduğunu kontrol edin. Süresi dolduysa faturalamadan önce fiyatı teyit edin.
3. Satırları kopyalayın. Yeniden yazmak yerine yazılımınızın dönüştürme işlevini kullanın.
4. Müşteri bilgilerini tamamlayın. Yasal unvan, fatura adresi ve varsa KDV numarası.
5. Müşterinin referansını ekleyin. Faturada satın alma siparişi numarasına ihtiyaç olup olmadığını sorun. Birçok büyük müşteri onsuz ödeme yapamaz.
6. Tarihleri belirleyin. Düzenleme tarihi olarak bugünü, vade tarihi için kararlaştırılan ödeme koşullarını kullanın.
7. Vergi oranını kontrol edin. KDV genellikle teklif verdiğiniz andaki değil, iş teslim edildiği andaki oranı izler; bu yüzden oran değişikliğinden önce teklif edilmiş bir iş yeni oranı gerektirebilir.
8. Faturayı kesin ve gönderin. Faturaya numarasını veren ve onu kesinleştiren adım budur.

Çalışılmış örnek: bir teklif, iki fatura

Uydurma bir örnek. Bir tadilat firması, %20 KDV hariç 4.800 € teklif veriyor; %30'u kabulde, kalanı iş bitince ödenecek.

Son satırı her seferinde kontrol edin. Faturalar teklife eşit çıkmıyorsa ya bir satır atlanmıştır ya da iş değişmiş ve evrak bunu henüz göstermiyordur. KDV'nin avansa nasıl uygulandığı ülkeye göre değişir; avans ve kalan ödeme faturaları rehberi bunu ayrıntılı anlatıyor.

Teklif kabul edildikten sonra iş değiştiyse ne olur?

Kabul edilmiş teklife dokunmayın ve değişikliği faturaya ayrı bir satır olarak ekleyin. Kimsenin sormak zorunda kalmaması için etiketleyin, örneğin "Ek: koridorda yeniden kablolama, 14 Mart'ta e-postayla kararlaştırıldı".

Değişiklik büyükse ek iş için kısa yeni bir teklif gönderin ve onu da dönüştürün. Birkaç dakikanızı alır ve müşterinin ek maliyeti faturada görmeden önce onaylamış olması anlamına gelir.

Faturaların geri gönderilmesine yol açan hatalar

• Yeniden yazılmış fiyat. Bir rakam yanlışsa müşterinin muhasebe ekibi ödemeyi durdurur.
• Satın alma siparişi numarası yok, müşteri gerektirdiği halde.
• Şirketin yerine ilgili kişinin adı.
• Eski fiyatla faturalanan süresi dolmuş teklif; maliyetleriniz ya da onların kapsamı değişmişken.
• Kabulden sonra teklifi düzenlemek. Artık neyin kararlaştırıldığını gösteremezsiniz.

ERPFlow'da teklifi faturaya dönüştürme

ERPFlow'da teklifi açın, Faturaya dönüştür'ü seçin; müşteri ve satırlar yeni bir taslak faturaya kopyalanır. Taslak bugünün tarihini taşır ve teklifin ödeme koşulundan sonra vadesi gelir. Teklif olduğu gibi kalır ve iki belge birbirine bağlıdır; her biri diğerini Bağlantılı belgeler altında gösterir.

• Aşamalı faturalamak için her aşama başına bir kez dönüştürün. Her dönüştürme teklifin tamamından yeni bir taslak üretir; kesmeden önce onu o aşamanın payına göre düzenlersiniz.
• Teklif bir müşteri adayına gittiyse ERPFlow önce adayı müşteriye dönüştürmenizi ister, ardından dönüştürmeyi aynı adımda yapar.
• Faturalamadan önce teslim ediyorsanız teklifi bir siparişe, siparişi de faturaya dönüştürün. Siparişler ücretli planlardadır.
• Taslağı kestiğinizde INV-2026-0042 gibi numarasını alır ve kesinleşir.

ERPFlow'da müşteriler teklifi çevrimiçi kabul edemez veya elektronik imzalayamaz. Teklifi kabul edildi olarak kendiniz işaretlersiniz ve imzalı nüshayı ona ekleyebilirsiniz.