Son güncelleme: 6 Kasım 2026
Genel bilgilendirmedir, vergi ya da hukuk danışmanlığı değildir. Kurallar ülkenize ve durumunuza göre değişir; vergi ya da hukuk sonucu doğuran her konuyu muhasebecinizle kontrol edin.
Faturalanabilir saatleri faturaya dönüştürmek için zaman kaydınızı bir kesme tarihinde kapatın, kayıtları gözden geçirin, birkaç satırda toplayın, saatleri kararlaştırılan ücretle çarpın, vergiyi ekleyin ve işin kapsadığı dönemi belirtin. Ayrıntılı kaydı elinizin altında tutun; bir rakam müşteriyi şaşırttığında ilk isteyeceği şey odur.
Saatler için kesilen faturada neler görünmelidir?
Saatlik iş için kesilen faturada ne yapıldığı, ne kadarının yapıldığı, hangi ücretle ve ne zaman yapıldığı görünmelidir. AB'de bir KDV faturası "sunulan hizmetlerin kapsamını ve niteliğini", KDV hariç birim fiyatı ve teslimin yapıldığı ya da tamamlandığı tarihi, düzenleme tarihinden farklıysa belirtmelidir (KDV Direktifi'nin 226. maddesi).
Saatlik işte kapsam saat sayısı, birim fiyat ücret ve teslim tarihi çalışılan dönemdir. Gereken diğer alanlar KDV faturası şablonu alanları rehberindedir. Ulusal kurallar bunlara ekleme yapar ve AB dışındaki ülkelerin kendi kuralları vardır.
Fatura satırları ne kadar ayrıntılı olmalı?
Çoğu müşteriye iş başına ve ücret başına bir satır uygundur. Daha ince ayrıntı, faturayla birlikte gönderilen bir zaman özetine aittir; çünkü 60 satırlık bir fatura 60 satırlık bir tartışmayı çağırır.
| Müşteri veya sözleşme | Satırlar neyi göstermeli |
|---|---|
| Tek ücretle tek iş | Tek satır: iş, dönem, saat, ücret |
| Birkaç iş veya maliyet merkezi | Her biri ayrı kodlanabilsin diye iş başına bir satır |
| Kıdeme göre farklı ücretler | İş ve ücret başına bir satır |
| Sigortacıların ve kamu kurumlarının sıkça yaptığı gibi biçim belirleyen sözleşme | Özet satırlar ve ayrıca sözleşmenin istediği biçimde destek belgesi |
| Tavanlı veya tahmini iş | Olağan satırlar ve ayrıca ön yazınızda tavana karşı güncel toplam |
Zaman kaydından faturaya, adım adım
- Kesme tarihini belirleyin. Ay sonu, iş sonu ya da kararlaştırdığınız her neyse. O tarihten sonraki saatler bir sonraki faturayı bekler.
- Eksik süreleri toplayın. Herhangi bir şeyi gözden geçirmeden önce herkesin kayıtlarını alın.
- Kaydı süzün: bu müşteri, bu dönem, faturalanabilir ve henüz faturalanmamış.
- Müşterinin göreceği gibi gözden geçirin. Belirsiz kayıtları yeniden yazın, kendi yeniden işlemenizi çıkarın ve ücreti kontrol edin.
- Yalnızca bir kez yuvarlayın; anlaşmadaki faturalama artışını kullanarak.
- Satırlarda toplayın ve saatleri iş ve ücret başına toplayın.
- Mutabakat yapın. Kaydedilen saatler eksi faturalanmayan saatler, faturalanan saatlere eşit olmalıdır.
- Masrafları kendi satırları olarak ekleyin. Yansıtılan masrafları nasıl faturalarsınız rehberine bakın.
- Faturayı kesin, sonra kaydı damgalayın. Hiçbir saat iki kez faturalanmasın diye her kaydın yanına fatura numarasını yazın.
Çalışılmış örnek: bir aylık saat, üç satır
Aşağıdaki örnek uydurmadır. Küçük bir danışmanlık şirketi, tek bir müşteri için Mart 2026'yı kapatıyor. Kıdemli danışman saati 120 €, analist 75 € faturalıyor; iki iş var. 1,50 analist saatlik bir kayıt, firmanın kendi hatasının yeniden işlenmesiydi; bu yüzden faturalanmıyor.
| İş ve kıdem | Kaydedilen saat | Faturalanmayan | Faturalanan saat | Ücret | Net |
|---|---|---|---|---|---|
| Pazar incelemesi, kıdemli | 14,50 | 0,00 | 14,50 | 120 € | 1.740,00 € |
| Pazar incelemesi, analist | 23,50 | 1,50 | 22,00 | 75 € | 1.650,00 € |
| Yönetim kurulu raporu, kıdemli | 6,00 | 0,00 | 6,00 | 120 € | 720,00 € |
| Toplam | 44,00 | 1,50 | 42,50 | 4.110,00 € |
%20 KDV 822,00 € ekler; fatura toplamı 4.932,00 € olur.
Mutabakat alt satırdır: 44,00 − 1,50 = 42,50. Bu rakamlar tutmuyorsa bir kayıt kaybolmuş ya da iki kez sayılmıştır ve bunu şimdi öğrenmek çok daha ucuzdur. 1,50 saati bir nezaket olarak faturada gösterip göstermemek ayrı bir karardır; değer düşümü ve alacağı silme rehberinde ele alınır.
Kopyalayabileceğiniz ifadeler
Her zamanki soruları yanıtlayan bir satır açıklaması:
Pazar incelemesi, kıdemli danışman, 1-31 Mart 2026: saat başına 120,00 € ile 14,50 saat.
Bir sorguyu önceden önleyen bir ön yazı:
Mart ayı faturamız ektedir: pazar incelemesi ve yönetim kurulu raporu için toplam 42,50 saat. Saatlerin neye harcandığını görebilmeniz için zaman özeti de ektedir. Yeniden bakılması gereken bir şey olursa lütfen bana bildirin.
Daha fazla örnek fatura e-posta şablonları rehberindedir.
Müşteriler saatlik faturaları neden sorgular?
Müşteriler saatlik faturaları, saatlerden şüphe ettikleri için değil, toplam onları şaşırttığında sorgular.
- Uyarı olmadan tahminin üstünde. Faturayı geçirmeden, planı değiştirebilecekleri sırada söyleyin.
- Günlüğünüz gibi okunan kayıtlar. "Dahili toplantı" müşteriye sizin toplantılarınız için ödediğini söyler.
- Geç gelen fatura. Üç ay önceki saatleri kontrol etmek zordur, itiraz etmek kolaydır.
- Kimsenin söylemediği bir ücret. Her artışı önce kararlaştırın. Ücret artışı mektubu rehberinde ifade var.
ERPFlow'da faturalanabilir saatleri faturalama
ERPFlow'da bugün zamanlayıcı veya puantaj yoktur ve bir proje kartına kaydedilen süre fatura satırlarına dönüşmez. Takip edilen süreyi faturaya dönüştürme de dahil zaman takibi yakında geliyor.
Bugün saatleri girerek faturalarsınız. Saat ücretinizle bir hizmet oluşturun; ücretleriniz farklıysa kıdem başına bir tane. Sonra onu yeni bir faturaya ekleyin. Hizmeti seçmek açıklamayı ve fiyatı doldurur. Saatleri, iki ondalık basamak tutan miktar alanına yazar, işi ve dönemi açıklamaya eklersiniz ve o satır için vergi oranını seçersiniz. PDF'te birim sütunu yoktur; bu yüzden açıklamaya "saat" yazın.
- Müşterinin satın alma siparişi PDF'te basılan Sipariş numarası alanına yazılır.
- Zaman özeti ayrıca gönderilmelidir. Bir faturanın Ekler kartındaki dosyalar dahilidir ve müşteriye asla e-postayla gönderilmez; bu yüzden özeti kendiniz gönderin ya da temel rakamları satır açıklamasına veya Notlar'a yazın.
- Proje, yine dahili olan Bağlantılı belgeler altında bağlanabilir.
- Kesildikten sonra fatura kesindir. Yanlış rakam İptal olarak işaretle ve Çoğalt ile düzeltilir.
Projeler kullanıyorsanız, bir karttaki Harcanan süre toplamı kaydınıza karşı yararlı bir çapraz kontroldür; yine de tarihi ve kişiye göre dağılımı yoktur.