Vadesi geçmiş fatura hatırlatma e-postası dizisi

Vadesi geçmiş fatura hatırlatma dizisi, zamanla sertleşen planlı bir mesaj serisidir: vade tarihinden bir gün sonra dostça bir hatırlatma, 7. günde ödeme tarihi talebi, 14. günde telefon görüşmesi, 21. günde üst makama taşıma ve 30. günde son ihtar.

Dizinin amacı, kararı bir kez ve önceden vermenizdir. 7. gün e-postasını, takvim öyle dediği için göndermek, ısrarcı görünüp görünmediğinizi düşünerek göndermekten çok daha kolaydır.

Vadesi geçmiş faturalar için iyi bir hatırlatma takvimi nedir?

Vadesi geçmiş faturalar için iyi bir hatırlatma takvimi vade tarihinden bir gün sonra başlar ve yaklaşık 30. günde bir karara varır. Bu gün sayıları yasal zorunluluk değil, makul bir başlangıç noktasıdır; küçük faturalar ve yeni müşteriler için kısaltın.

Para geldiği veya müşteri gerçek bir soru sorduğu anda diziyi durdurun. İyi bir müşteriyi, salı günü ödediği bir fatura için üçüncü bir hatırlatmadan daha çok rahatsız eden bir şey yoktur; bu yüzden her birinden önce bankanıza bakın.

Vadeden önce hatırlatma

Vadeden önceki hatırlatma, büyük faturalar ve yeni bir müşteriye kesilen ilk faturalar için göndermeye değer; çünkü faturanın birinin sisteminde olup olmadığını, hâlâ düzeltebileceğiniz bir zamanda öğrenmenizi sağlar.

Konu: [numara] numaralı faturanın vadesi [vade tarihi] tarihinde doluyor

Merhaba [ad],

[numara] numaralı, [tutar] tutarındaki faturanın vadesinin [vade tarihi] tarihinde dolacağını hatırlatmak isterim. Aramak zorunda kalmayasınız diye bir kopyasını ekledim. Onay için başka birindeyse kim olduğunu söyleyin, doğrudan ona göndereyim.

Teşekkürler, [adınız]

İlk hatırlatma: 1 gün gecikmiş

İlk gecikme hatırlatması, dürüst bir unutkanlık varsaymalı ve ödemeyi kolaylaştırmalıdır. Faturayı ekleyin, çünkü müşteri onu kaybetmiş olabilir.

Konu: [numara] numaralı faturanın vadesi [vade tarihi] idi: [tutar]

Merhaba [ad],

[tutar] tutarındaki [numara] numaralı faturanın vadesi [vade tarihi] idi ve henüz bir ödeme göremiyorum. Bir kopyası ekte. Ödeme yoldaysa teşekkürler, lütfen bunu dikkate almayın. Bir şey engel oluyorsa yanıtlayın, çözmeye yardımcı olayım.

Teşekkürler, [adınız]

İkinci hatırlatma: 7 gün gecikmiş

İkinci gecikme hatırlatması bir tarih istemelidir; çünkü belirli bir yanıtı olan bir soruyu görmezden gelmek, genel bir ödeme talebini görmezden gelmekten daha zordur.

Konu: [numara] numaralı fatura, 7 gün gecikmiş: lütfen bir ödeme tarihi bildirin

Merhaba [ad],

[tutar] tutarındaki [numara] numaralı faturanın vadesi [vade tarihi] idi ve şu an 7 gün gecikmiş durumda. Hangi tarihte ödeneceğini söyler misiniz? Bir onay, bir satın alma siparişi ya da benden gelecek başka bir şey bekleniyorsa neyin eksik olduğunu söyleyin, bugün elinizde olsun.

Teşekkürler, [adınız]

Üçüncü adım: 14. günde telefon, ardından yazılı teyit

Üçüncü adım bir telefon görüşmesi olmalıdır; çünkü e-posta görmezden gelinebilir, doğrudan sorulan soru ise genellikle yanıt bulur. Ödemeleri onaylayan ya da yöneten kişiyi isteyin ve üç soruyla sınırlı kalın:

• [tutar] tutarındaki [numara] numaralı fatura için ödeme planlandı mı?
• Planlanmadıysa ödenmesi için ne olması gerekiyor?
• Hangi tarihi not edebilirim?

Sonra aynı gün yazın. Neyin vaat edildiğine dair yazılı bir kayıt, bir sonraki adıma gücünü veren şeydir.

Konu: Görüşmemizin ardından: [numara] numaralı fatura, ödeme [kararlaştırılan tarih] tarihine kadar

Merhaba [ad],

Bugün ayırdığınız zaman için teşekkürler. Kararlaştırdığımız gibi, [numara] numaralı faturanın [tutar] tutarı [kararlaştırılan tarih] tarihine kadar ödenecek. Bu tarih değişirse lütfen geçmeden önce haber verin.

Teşekkürler, [adınız]

Dördüncü hatırlatma: 21 gün gecikmiş, üst düzey birine

Dördüncü hatırlatma, ödeme üzerinde yetkisi olan birine gitmeli ve sormak zorunda kalmasın diye geçmişi özetlemelidir.

Konu: [numara] numaralı fatura, 21 gün gecikmiş: [tutar]

Merhaba [üst düzey yetkilinin adı],

Size yazıyorum çünkü vadesi [vade tarihi] olan, [tutar] tutarındaki [numara] numaralı fatura artık 21 gün gecikmiş durumda. [İlgili kişi]'yi [tarihler] tarihlerinde uyardık ve [tarih] tarihinde görüştük; o görüşmede ödeme [kararlaştırılan tarih] tarihine kadar vaat edildi. Ödeme gelmedi.

Lütfen ödemeyi [tarih] tarihine kadar ayarlayın. Bu faturada gecikme faizi ve tazminat talep etme hakkımız var ve bunlara başvurmadan çözmeyi çok tercih ederim.

Saygılarımla, [adınız]

O ikinci paragrafı yalnızca işletme müşterileri için kullanın. Gecikme bedeli nasıl uygulanır yazısında açıklandığı gibi, bireysel tüketiciler geç ödeme yasalarının kapsamında değildir.

Son ihtar: 30 gün gecikmiş

Son ihtar tutarı, bir son tarihi ve son tarih geçerse yapacağınız tek şeyi belirtmelidir. Yalnızca gerçekten atacağınız adımı yazın; çünkü sonuçsuz kalan bir tehdit müşteriye sizi beklemeyi öğretir.

Konu: Son ihtar: [numara] numaralı fatura, [tutar], [tarih] tarihine kadar ödenmeli

Sayın [ad],

[tutar] tutarındaki, vadesi [vade tarihi] olan [numara] numaralı fatura, [tarihler] tarihlerindeki hatırlatmalarımıza rağmen 30 gün gecikmiştir.

[Tarih] tarihine kadar ödemenin tamamı yapılmazsa, başka bir uyarı yapmaksızın alacağı [bir tahsilat şirketine devredeceğiz / mahkemede dava açacağız] ve yukarıdaki tutara ek olarak faiz ve tahsilat masraflarını talep edeceğiz.

Bu faturanın herhangi bir kısmına itiraz ediyorsanız, o tarihten önce nedenini belirterek yazılı olarak bildirin. Faturanın bir kopyası ekte.

Saygılarımla, [adınız]

On dört gün yaygın bir son tarihtir. İngiltere ve Galler'de Practice Direction on Pre-Action Conduct, talebin dayanağını, olguları ve tutarın nasıl hesaplandığını veren bir mektup bekler ve basit bir davada yanıt için 14 günü makul süre sayar.

Müşteri kısmen öderse veya bir kısmına itiraz ederse ne olur?

Müşteri faturanın bir kısmını öderse ya da bir kısmına itiraz ederse, hatırlatmanız yalnızca hâlâ borçlu olunan ve sorgulanmayan tutarı istemelidir. Tutarın tamamını yeniden göndermek, geç ödemeyi tartışmaya çevirmenin en yaygın yoludur.

Uydurma bir örnek. Bir faturanın toplamı 2.304,00 €: net 390 €, 1.250 € ve 280 €'luk üç satır ve %20 KDV. Müşteri 1.250 €'luk satırı sorguluyor.

Yani şimdi 804,00 € istersiniz.

Konu: [numara] numaralı fatura: [kalem] hakkındaki sorunuz ve itiraz edilmeyen tutar

Merhaba [ad],

[Kalem] hakkındaki soruyu ilettiğiniz için teşekkürler. Size [tarih] tarihine kadar dönüş yapacağım. Faturanın geri kalanı sorgulanmıyor; bu yüzden kalan [itiraz edilen tutar] tutarını biz çözerken lütfen [itiraz edilmeyen tutar] tutarını [tarih] tarihine kadar ödeyin.

Teşekkürler, [adınız]

Soru sormadan kısmen ödediyse:

Konu: [numara] numaralı fatura: [bakiye] hâlâ ödenmedi

Merhaba [ad],

[Tarih] tarihinde ulaşan [ödenen tutar] için teşekkürler. Bu, vadesi [vade tarihi] olan [numara] numaralı faturada [bakiye] bırakıyor. Geri kalanını ne zaman bekleyebilirim?

Teşekkürler, [adınız]

Ödeme hatırlatması asla neyi söylememeli?

Ödeme hatırlatması, kanıtlayamayacağınız hiçbir şeyi asla söylememelidir; çünkü bir mahkemenin ya da tahsilat şirketinin önüne gidebilir.

• Yerine getirmeyeceğiniz bir tehdit. Bir kez göz ardı edilince sonraki her mesajın değeri düşer.
• Hak etmediğiniz bir ücret. Yasal faiz işletme müşterileri içindir; tüketici sözleşmesi kendi geçerli şartını gerektirir.
• Kısmen ödenmişken toplamın tamamı.
• Bir seyirci için yazılmış herhangi bir şey. Başkalarına bir müşterinin size borçlu olduğunu söylemek borçtan büyük bir hukuki sorun yaratabilir; bu yüzden bunu sizinle onun arasında tutun.

Son ihtardan sonra ne olur?

Son ihtardan sonra alacağın peşinden gitmeye değip değmeyeceğine siz karar verirsiniz ve bu kararı sürüncemede bırakmak yerine son tarihte vermelisiniz. Olağan seçenekler:

• Başka iş yapmayı durdurun, sözleşmeniz izin veriyorsa.
• Tahsilat şirketi kullanın. Genellikle tahsil ettiklerinden pay alırlar; bunu alacakla karşılaştırın.
• Dava açın. İngiltere ve Galler'de çevrimiçi talepte bulunabilirsiniz. 5.000 €'ya kadar sınır ötesi AB talepleri için European Small Claims Procedure (Avrupa küçük talepler usulü) Danimarka hariç her AB ülkesinde geçerlidir.
• Alacağı silin ve şüpheli alacak için KDV indirimini muhasebecinize sorun. Bkz. değer düşümü ve alacağı silme.

Bu sık yaşanıyorsa, hatırlatmalarınızdan önce koşullarınıza bakın. Net ödeme koşulları ve yeni müşterilerden alınan avanslar, daha iyi yazılmış bir e-postadan daha çok işe yarar.

ERPFlow'da ödeme hatırlatması gönderme

ERPFlow'un hatırlatmaları elle yapılır, fatura başına bir tık. Vadesi geçmiş bir faturada Ödeme hatırlatması gönder, müşterinin adresi doldurulmuş bir pencere açar ve PDF'in ekli olduğu, kaç gün gecikmiş olduğunu söyleyen ve toplamı (kısmen ödenmiş faturada kalan tutarı) isteyen bir hatırlatma e-postası gönderir. Faturanın sayfası sonra son hatırlatmanın ne zaman gittiğini gösterir. Zamanlanmış hiçbir gönderim yoktur, bu yüzden yukarıdaki diziyi yürütmek size kalır.

Bu e-postanın metni faturanın dilinde sabittir. Kayıtlarınıza göre ödemenin gecikmiş olduğunu söyler ve müşteriden zaten ödediyse dikkate almamasını ister; bu ilk hatırlatmaya uygundur. Tarih isteyemez, üst makama taşıyamaz ya da faizden söz edemez. Bunlar için PDF indir'i kullanın ve yukarıdaki şablonları kendi posta kutunuzdan gönderin, sonra ne gönderdiğinizi kaydetmek için faturaya bir yorum ekleyin. Yorumlar dahilidir ve PDF'e asla basılmaz.

Eylem yalnızca fatura vadesi geçtikten sonra görünür; dolayısıyla vadeden önceki hatırlatma da kendi posta kutunuzdan gider.

Neyin takip edilmesi gerektiğini görmek için fatura listesinin Vadesi geçmiş ve Kısmen ödendi filtrelerini, panonun Bekleyen ve Vadesi geçmiş rakamlarını ya da bir müşterinin Analizler sekmesini kullanın. Bildirimler kapalı değilse ERPFlow, vade tarihi geçtikten sonraki gece ekibinize bir kez e-posta gönderir. Yaşlandırılmış alacaklar raporu yoktur ve gecikme bedelini hesaplamaz.