Aylık sabit ücret faturası nasıl kesilir

Aylık sabit ücret faturası kesmek için her ay aynı tarihte, kararlaştırılan ücret üzerinden bir fatura düzenleyin, kapsadığı dönemi yazın ve sözleşmenizde belirtilen vade tarihini koyun. Sabit ücretin dışındaki işleri kendi satırında faturalayın. Peşin faturalamak, yani ödemenin ay başlamadan gelmesi, daha güvenli bir alışkanlıktır.

Aylık sabit ücret faturasında neler yazmalı?

Aylık sabit ücret faturası, normal bir faturanın gerektirdiği her şeyi, ayrıca kapsadığı dönemi, arkasındaki sözleşmeyi ve varsa ekstraları gerektirir. İnsanların atladığı kısım dönemdir; müşterinin muhasebe ekibi onsuz faturayı doğru aya kodlayamaz.

Uydurma bir örnek: ücretini peşin faturalayan bir ajansın Nisan için 25 Mart tarihli faturası.

Hangi tür aylık sabit ücreti faturalıyorsunuz?

"Retainer" üç farklı düzeni kapsar ve her biri farklı faturalanır. Pazarlama ajansları ve danışmanlar çoğunlukla ilk ikisini kasteder. Avukatlar çoğu zaman üçüncüsünü.

Hesapta tutulan para, müşteri parası kurallarına tabi olabilir; bu yüzden bir hukuk bürosu burada anlatılanları uygulamadan önce düzenleyici kurumuna danışmalıdır. Sabit ücret ile saatlik faturalama arasında hâlâ karar veriyorsanız danışmanlıkta saatlik ve aylık sabit ücret yazısına bakın.

Aylık sabit ücreti peşin mi yoksa vadeli mi faturalamalısınız?

Aylık sabit ücreti peşin faturalamak genellikle daha iyi seçimdir; çünkü para işten önce gelir ve ödemeyi bırakan bir müşteri, çok şey kaybetmeden önce durdurulabilir. Aralık ayı işi için ikisi şöyle görünür.

Aralık ayı işi için Kasım'da tarihlenen aylık sabit ücret faturası, hesaplarınızda genellikle Kasım'a değil Aralık'a aittir. Gelirin doğru aya düşmesi için muhasebecinize hangi yöntemle faturaladığınızı söyleyin.

Aylık sabit ücret faturasında KDV ne zaman muaccel olur?

Aylık sabit ücrette KDV genellikle dönem dönem muaccel olur; peşin ödeme bunu öne çeker. KDV Direktifi'nin 64. maddesi, ardışık ödemeli bir hizmeti her dönem sona erdiğinde tamamlanmış sayar; 65. madde ise peşin ödeme alındığında KDV'yi muaccel kılar. Üye devletler bunu 66. madde uyarınca değiştirebilir.

Birleşik Krallık'ta HMRC'nin Notice 700'ü, sürekli bir teslimin, bir KDV faturası düzenlediğiniz ya da ödeme aldığınız her seferde, hangisi önceyse, bir vergiye esas olay tarihine sahip olduğunu söyler (14.3 numaralı paragraf). Yani 25 Mart'ta Nisan için düzenlenen bir sabit ücret faturası, 25 Mart'ı kapsayan beyannamede yer alır. Aynı paragraf, düzenli ödemelerin bir yıla kadarını kapsayan tek bir KDV faturası düzenlemenize izin verir; her ödemenin net tutarı, vade tarihi, KDV oranı ve KDV'si listelenir. Bu, tek belge isteyen müşteriye uygundur.

Sabit ücretin üstündeki ya da altındaki saatleri nasıl faturalarsınız?

Sabit ücretin üstündeki ya da altındaki saatler, her ay yeniden belirlediğiniz değil, önceden kararlaştırdığınız bir kurala göre faturalanır. Kuralın üç bölümü olmalıdır: ekstra bir saatin maliyeti, kullanılmayan saatlerin devredip devretmediği ve devreden saatlerin ne zaman zaman aşımına uğradığı.

Uydurma bir örnek. Bir ajans 20 saat için ayda 2.000 € alıyor. Ekstra saatler 110 €. Kullanılmayan saatler yalnızca bir sonraki aya devrediyor.

Çeyrek boyunca bu, 3 × 2.000 € + 220 €, yani net 6.220 € eder. %20 KDV ile müşteri toplam 7.464 € öder. Her faturayla saat sayısını gönderin, çünkü tabloyu gören müşteri satıra itiraz etmez.

Sözleşme için ifade:

Aylık sabit ücret: takvim ayı başına KDV hariç 2.000,00 €, 20 saate kadar pazarlama desteğini kapsar. Bir önceki ayın 25'inde faturalanır ve 1'ine kadar ödenir. Kullanılmayan saatler yalnızca bir sonraki aya devreder, sonra zaman aşımına uğrar. Kotanın üzerindeki saatler saat başına 110,00 €'dur ve bir sonraki faturada faturalanır. Taraflardan her biri, 30 gün önceden yazılı bildirimle bu sabit ücreti sona erdirebilir.

Aylık sabit ücretlerin sızmasına yol açan hatalar

• Yanlış ayı yazan bir satır. Geçen ayın adıyla ileri kopyalanmış bir şablon sorgulanır ve sorgu ödemeyi geciktirir.
• Sınırı olmayan kapsam. Sözleşme neyin dışarıda olduğunu söylemezse, her şey içeride kalır.
• Kimsenin saymadığı saatler. Kaydetmediğiniz bir aşımı faturalayamazsınız ve sayım olmadan ücreti savunamazsınız.
• Hiç değişmeyen ücret. Sözleşmeye yıllık bir inceleme koyun; nasıl artıracağınız için ücret artışı mektupları rehberine bakın.
• İşi aşan koşullar. Peşin bir aylık sabit ücrette Net 30, onu vadeli faturalamaya çevirir. Ödeme koşulları ayın birinde vadesi gelecek şekilde olmalıdır.

ERPFlow'da aylık sabit ücret faturası kurma

ERPFlow'da yinelenen bir fatura aylık sabit ücreti zamanlamaya göre faturalar. Fatura keser ve asla para tahsil etmez: hiçbir şey karttan çekim yapmaz veya ödeme almaz; müşteri her zamanki gibi öder ve siz kaydedersiniz. Vadesi geçmiş aylık sabit ücret faturalarına hatırlatmalar elle gönderilir.

Müşterinin faturalarından birini açıp Yinelenen yap'ı seçin ya da Faturalar > Yinelenen bölümünden başlayın. Aylık olarak ayarlayın, ilk tarihi ve ödeme koşulunu seçin, ardından Her müşteriye e-postayla gönder ya da Taslak oluştur, ben göndereyim'i seçin. Fiyatıyla bir hizmet satırı doldurur. Her çalıştırma müşteri başına, çalıştığı gün tarihli sıradan bir fatura üretir; bu fatura diğerleri gibi ödeme ve hatırlatma alır ve planınızın aylık fatura limitine sayılır.

Satırlar aynen tekrarlanır, ay için bir alan yoktur. Satırı doğru kalacak şekilde yazın, örneğin "Aylık sabit ücret: fatura tarihini izleyen takvim ayı için hizmetler"; ya da Taslak oluştur'u kullanın ve kesmeden önce her taslağa ayı ve ekstraları yazın. Kıst hesabı veya kullanıma dayalı faturalama olmadığı için ekstraların faturaya girmesi de taslaklarla olur. İki zamanlaması olan müşteri iki fatura alır, asla tek birleşik fatura almaz.

Projeler'deki bir kartta saat ve dakika olarak yazılan, proje ve müşteri bazında toplanan bir Harcanan süre alanı vardır; bu yüzden kotaya karşı sayımınızı tutabilir. Bu süre fatura satırı olmaz: saatler faturaya ücret ve miktar girilerek faturalanır. Takip edilen süreyi faturaya dönüştürme de dahil, zaman takibi yakında geliyor.