Müşterinin harekete geçeceği fatura e-postası şablonları

Müşterinin harekete geçeceği bir fatura e-postası, ilk iki satırda dört bilgiyi verir: fatura numarası, tutar, vade tarihi ve nasıl ödeneceği. Faturayı PDF olarak ekleyin, dosyayı açıkça adlandırın, ödemeleri onaylayan kişiye gönderin ve altı hafta sonra aramayla hâlâ bulunabilecek bir konu satırı yazın.

Okuyan kişi sizi hiç duymamış olabilir. Konuştuğunuz ilgili kişi için değil, onun için yazın.

Fatura e-postasının konu satırında ne yazmalı?

Fatura e-postasının konu satırında "fatura" sözcüğü, numara, işletmenizin adı ve yeriniz varsa tutar ile vade tarihi olmalıdır; çünkü ödeme günü geldiğinde biri tam olarak bunları arayacaktır.

Standart fatura e-postası şablonu

Standart fatura e-postası, sizi zaten tanıyan bir müşteriye giden her olağan fatura için işe yarar. Köşeli parantezli bilgileri değiştirin.

Konu: [işletmeniz] firmasından [numara] numaralı fatura: [tutar], vade [vade tarihi]

Merhaba [ad],

[kapsadığı iş] için [numara] numaralı fatura ektedir. Toplam, KDV dahil [tutar] olup [vade tarihi] tarihine kadar ödenmelidir.

Lütfen ödemeyi [hesap sahibi] adına, IBAN [IBAN], açıklama olarak [numara] yazarak banka havalesiyle yapın.

Beklediğinizden farklı bir şey varsa bu e-postayı yanıtlayın, hallederim.

Teşekkürler, [adınız]

Soru sormaya davet eden satır göründüğünden önemlidir. Bugün dile getirilen bir sorun size bir gününüze mal olur. Aynı sorun vade tarihinde dile getirilirse bütün ödeme süresine mal olur ve baştan başlarsınız.

Yeni bir müşteriye ilk fatura e-postası

İlk fatura e-postası evrakı da teyit etmelidir, çünkü yanlış adres ya da eksik tedarikçi kaydı tam bu sırada ortaya çıkar.

Konu: [işletmeniz] firmasından ilk fatura: [numara], [tutar], vade [vade tarihi]

Merhaba [ad],

İlk faturamız [numara], [kapsadığı iş] için: KDV dahil [tutar], vade [vade tarihi]. Ödeme bilgileri PDF'te.

İki şeyi teyit eder misiniz? Faturaların gönderileceği adres doğru mu ve ödemek için başka bir şeye (örneğin satın alma siparişi numarası ya da tedarikçi formu) gerek var mı? Başka birine gitmesi gerekiyorsa kim olduğunu söyleyin, hemen ona ileteyim.

Teşekkürler, [adınız]

Satın alma siparişli fatura için muhasebe adresine e-posta

Muhasebe adresine giden e-posta satın alma siparişi numarasıyla başlamalıdır, çünkü okuyan kişi onunla eşleştirecektir ve ilgili kişinizin projesini bilmeyecektir.

Konu: [numara] numaralı fatura, PO [sipariş numarası], [işletmeniz], [tutar]

Merhaba,

[ilgili kişinin adı] tarafından verilen [sipariş numarası] numaralı satın alma siparişine istinaden kesilen [numara] numaralı fatura ektedir.

Tutar: KDV dahil [tutar]. Vade tarihi: [vade tarihi]. Bilgilerimiz ve banka hesabımız faturada yer alıyor.

İşleme almak için başka bir şeye ihtiyacınız olursa lütfen bildirin.

Saygılarımla, [adınız]

İlgili kişinizi kopyaya alın, böylece faturanın ulaştığını bilir ve onaylayabilir. Müşteri faturaları bir portal üzerinden istiyorsa portalı kullanın; e-postayla gönderilen kopya basitçe göz ardı edilebilir.

Avans faturası için e-posta

Avans faturası e-postası, ödeme yapıldığında ne olacağını söylemelidir; çünkü ödemenin neyi başlattığını gören müşterinin hemen ödemek için bir nedeni olur. Avans ve kalan ödeme rehberi bunun nasıl faturalanacağını anlatıyor.

Konu: Avans faturası [numara]: [iş] için [tutar]

Merhaba [ad],

Teklifimizi kabul ettiğiniz için teşekkürler. %[yüzde] avans için [numara] numaralı fatura ektedir: KDV dahil [tutar], vade [vade tarihi].

Ödeme yapıldığında [işe başlama zamanı] için planlama yapacağız. [Kalan tutar] tutarındaki kalan ödeme, teklifte belirtildiği gibi iş bitince faturalanacaktır.

Teşekkürler, [adınız]

Aylık fatura için e-posta

Aylık fatura e-postası çok kısa olabilir, çünkü hiçbir şeyin değişmemiş olması gerekir. Bunu söyleyin; bir şey değiştiyse açıkça belirtin.

Konu: [Ay] ayı [numara] numaralı fatura, [işletmeniz]: [tutar], vade [vade tarihi]

Merhaba [ad],

[Ay] ayı faturanız ektedir: [numara], KDV dahil [tutar], vade [vade tarihi]. Geçen ayla aynı, değişiklik yok.

Teşekkürler, [adınız]

Müşteri faturanın hiç gelmediğini söylediğinde e-posta

Faturayı yeniden gönderen e-posta, asıl numarayı ve tarihleri korumalıdır; çünkü bu bir kopyadır, yeni bir fatura değildir. Üzerinde anlaşmadıysanız vade tarihini sıfırlamayın.

Konu: [numara] numaralı faturanın kopyası, [işletmeniz], vade [vade tarihi]

Merhaba [ad],

Size ulaşmadığı için üzgünüm. [Düzenleme tarihi] tarihinde kesilen, [tutar] tutarındaki, vadesi [vade tarihi] olan [numara] numaralı faturanın bir kopyası ektedir.

Bu sefer elinize ulaştığını ve başka bir adrese gitmesi gerekip gerekmediğini teyit eder misiniz?

Teşekkürler, [adınız]

Düzeltilmiş fatura için e-posta

Düzeltilmiş fatura e-postası hangi numaranın iptal edildiğini ve hangisinin onun yerine geçtiğini söylemelidir; yoksa müşteri ikisini de öder ya da hiçbirini ödemez.

Konu: Düzeltilmiş [yeni numara] numaralı fatura, [eski numara] numaralı faturanın yerine geçer

Merhaba [ad],

[eski numara] numaralı faturada bir hata bulduk: [yanlış olan]. Bu fatura artık iptal edilmiştir, lütfen dikkate almayın.

Düzeltilmiş fatura, [yeni numara], KDV dahil [tutar] tutarında ve vadesi [vade tarihi] olarak ektedir.

Ek evrak yükü için özür dileriz.

Teşekkürler, [adınız]

Banka bilgileri fatura e-postasına yazılmalı mı?

Banka bilgileri fatura PDF'inde yer almalıdır ve e-postaya da yazılabilir, ancak banka bilgilerini asla yalnızca e-postayla değiştirmeyin. Dolandırıcılar hesap numaraları değiştirilmiş benzer faturalar gönderir; bu yüzden banka bilgisi değişikliği, dikkatli bir muhasebe ekibinin tam olarak güvenmeyeceği şeydir. Hesabınız değişirse ilgili kişilerinizi ayrıca arayın ve şunu gönderin:

Banka hesabımız [tarih] tarihinde değişiyor. Bir sonraki ödemenizden önce yeni bilgileri teyit etmek için sizi arayacağım. Tarafımızdan, telefonla teyit etmediğim bir hesap değişikliği bildirimi alırsanız, lütfen şüpheli sayın ve bizim için zaten elinizde olan numaradan beni arayın.

Müşteriler fatura e-postalarını neden görmezden gelir?

Müşteriler fatura e-postalarını çoğunlukla e-posta ödemeyi yapan kişiye ulaşmadığı ya da harekete geçmesi için gereken bilgiyi vermediği için görmezden gelir.

• Yalnızca ilgili kişinize gitmesi; o kişi parayı serbest bırakamaz ve başka işleri vardır.
• Belirsiz bir dosya adı. invoice.pdf onlarcası arasında kaybolur. Fatura numarasını ada yazın.
• Ek yerine bağlantı. Muhasebe ekibi saklayabileceği bir dosya ister ve birçoğu bilinmeyen bağlantıları engeller.
• Yanıtlanamayan bir adres. Geri dönen bir soru, ödememek için bir gerekçeye dönüşür.
• Tutarı PDF'in içinde saklamak. Gelen kutusunu temizleyen biri, hiçbir şey açmadan ne istediğinizi görmek ister.

Vade tarihi geçerse vadesi geçmiş fatura hatırlatma dizisine geçin.

ERPFlow'dan fatura e-postası gönderme

Bir faturada E-posta ile gönder sabit bir e-posta yollar. Konu "Invoice INV-2026-0042 from Your Business" şeklindedir. Metin müşteriyi selamlar ve fatura numarasını, düzenleme tarihini, vade tarihini ve toplamı verir; PDF ekte ve üzerinde banka bilgileriniz var. Yanıtlar işletme ayarlarınızdaki e-posta adresine gider. E-posta ve PDF faturanın dilini kullanır; 19 dilden herhangi biri olabilir.

Metin düzenlenemez ve e-posta, müşteri kaydından doldurulan tek bir adrese gider. Dolayısıyla ERPFlow'un kendi e-postası yukarıdaki şablonları taşıyamaz. Onları kullanmak için E-posta göndermeden kesildi olarak işaretle'yi seçin, ardından PDF indir'i kullanın, kendi posta kutunuzdan gönderin ve faturanın gönderimi kaydetmesi için Gönderildi olarak işaretle'yi kullanın.

ERPFlow'un gönderdiği her e-posta faturanın gönderimi olarak ve etkinlik günlüğüne kaydedilir; böylece bir müşteri hiçbir şeyin gelmediğini söylediğinde tahmin etmek yerine kontrol edebilirsiniz. Başarısız olan bir e-posta faturayı kesilmiş ve gönderilmemiş bırakır ve Gönderilmedi filtresi hâlâ çıkması gerekenleri listeler. Ödenmiş bir faturayı yeniden e-postayla göndermek tamamen ödendiğini söyler, iptal edilmiş olan ise ödeme gerekmediğini söyler. Yinelenen faturalar her seferini aynı sabit metinle aynı şekilde e-postalayabilir.