อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ทุกคนในทีมควรบันทึกเวลา เพราะต้นทุนงาน ใบเสนอราคา และการตัดสินใจจ้างคนล้วนตั้งอยู่บนชั่วโมงรวม และช่องว่างในบันทึกทำให้ทุกอย่างผิด เว้นใครสักคนไว้แล้วงานที่ขาดทุนอาจดูมีกำไร และคนที่ถูกเว้นไว้มักเป็นคนที่แพงที่สุด
จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีแค่บางคนที่บันทึกเวลา?
ถ้ามีแค่บางคนที่บันทึกเวลา ทุกงานจะดูถูกกว่าความเป็นจริง และคุณพาความผิดพลาดนั้นไปยังใบเสนอราคาครั้งต่อไป
ตัวอย่างสมมติ สตูดิโอออกแบบหกคนชนะงานราคาคงที่ €18,000 และตั้งเป้าหารายได้ €100 ต่อทุกชั่วโมงที่ใช้ พนักงานบันทึก 150 ชั่วโมง กรรมการใช้อีกประมาณ 60 ชั่วโมงกับการประชุมลูกค้าและการตรวจงาน และไม่บันทึกเพราะ "ผมไม่ใช่คนที่เรียกเก็บเงินได้"
| ชั่วโมงที่นับ | รายได้ต่อชั่วโมง | เทียบกับเป้า €100 | |
|---|---|---|---|
| เฉพาะชั่วโมงของพนักงาน | 150 | €120.00 | สูงกว่า €3,000 |
| ชั่วโมงของทุกคน | 210 | €85.71 | ต่ำกว่า €3,000 |
เป็นงานเดียวกัน แถวแรกบอกว่าราคาถูกต้อง แถวที่สองบอกว่างานแบบเดียวกันครั้งต่อไปควรเสนอที่ €21,000 มากกว่าเดิมประมาณ 17% และในชีวิตจริงไม่มีใครรู้ 60 ชั่วโมงนั้น มันปรากฏในตารางนี้เพียงเพราะตัวอย่างเป็นเรื่องสมมติ
คู่มือเรื่องชั่วโมงตามงบประมาณเทียบกับชั่วโมงจริงแสดงวิธีเทียบเรื่องนี้ต่อเนื่องระหว่างทำงาน และเหมาจ่ายเทียบกับรายชั่วโมงครอบคลุมว่ามีผลอย่างไรต่อวิธีตั้งราคา
เมื่อทุกคนบันทึกเวลา บริษัทตัดสินใจอะไรได้บ้าง?
เมื่อทุกคนบันทึกเวลา บริษัทตอบคำถามได้หลายข้อที่เดิมต้องอาศัยความเห็น แต่ละข้อต้องใช้ส่วนต่างกันของบันทึกเดียวกัน และแต่ละข้อผิดพลาดในแบบของตัวเองเมื่อชั่วโมงขาด
| การตัดสินใจ | ต้องใช้ชั่วโมงของใคร | ถ้าไม่มี |
|---|---|---|
| ค่าบริการคงที่นี้คุ้มไหม | ทุกคนในงาน | งานดูดีกว่าความเป็นจริง |
| ครั้งหน้าควรเสนอราคาเท่าไร | ทุกคน แยกตามขั้น | เสนอราคาจากความจำ และความจำลืมการแก้ไขแบบ |
| รับงานนี้ในเดือนมีนาคมได้ไหม | ทุกคน รวมเวลาภายใน | คุณจองงานเกินให้คนที่สลับไม่ได้ |
| ต้องจ้างเพิ่มไหม | ทุกคน รวมงานธุรการ | จ้างจากความรู้สึกว่ายุ่ง |
| อัตราของเราถูกต้องไหม | ทุกคน ทั้งชั่วโมงที่ได้เงินและไม่ได้เงิน | อัตราค่าบริการที่เรียกเก็บของคุณตั้งอยู่บนการเดาสัดส่วนที่เรียกเก็บเงินได้ |
| เราเรียกเก็บเท่าที่ทำไหม | ทุกคนในงานรายชั่วโมง | ชั่วโมงไม่เคยไปถึงใบแจ้งหนี้ |
แถวสุดท้ายคือสิ่งที่คนมักนึกถึง และเป็นแถวที่เล็กที่สุดในหกแถว ถ้านี่คือเรื่องหลักของคุณ อ่านวิธีติดตามชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ต่อ
พนักงานที่ไม่ได้เรียกเก็บเงินควรบันทึกเวลาด้วยไหม?
ควร พนักงานที่เรียกเก็บเงินไม่ได้ควรบันทึกเวลาด้วย แต่หยาบกว่าคนที่ทำงานในงานลูกค้ามาก ผู้ทำบัญชีหรือผู้จัดการสำนักงานต้องการรหัสสามหรือสี่รหัส เช่น การเงิน สำนักงาน สนับสนุนการขาย และธุรการลูกค้า และใช้เวลาไม่กี่นาทีต่อวัน
ชั่วโมงของพวกเขาทำสองหน้าที่ แยกความยุ่งออกจากความยุ่งกับงานที่ได้เงิน เพราะบริษัทที่งานธุรการเพิ่มเป็นสองเท่าอย่างเงียบๆ รู้สึกเหมือนบริษัทที่ยอดขายเพิ่มเป็นสองเท่า และยังแสดงว่าลูกค้ารายไหนมีต้นทุนมากกว่าที่ใบแจ้งหนี้บอก เมื่อบัญชีหนึ่งต้องตามและแก้ไขเกินสัดส่วน ถ้าไม่มี ลูกค้าเหล่านั้นดูมีกำไรเท่ากับรายอื่น คู่มือเรื่องชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้เทียบกับเรียกเก็บไม่ได้มีวิธีตั้งการแบ่งนี้
การบันทึกเวลาคุ้มกับสิ่งที่ต้องเสียไหม?
การบันทึกเวลาโดยปกติคุ้มสำหรับบริษัทที่ขายชั่วโมงหรือค่าบริการคงที่ และคุณทดสอบได้ด้วยการคำนวณจากตัวเลขของคุณเอง
ตัวอย่างสมมติ หกคนใช้ 5 นาทีต่อวันบันทึกเวลา ตลอด 230 วันทำงาน คือ 6,900 นาที หรือ 115 ชั่วโมงต่อปี ที่ต้นทุนภายใน €50 ต่อชั่วโมง บันทึกนี้มีต้นทุน €5,750 ต่อปี งานข้างบนเสนอราคาต่ำไป €3,000 การจับงานแบบนี้ได้ปีละสองงานจึงคุ้มทั้งหมด ถ้าคุณนึกภาพงานแบบนั้นสองงานไม่ออก คุณอาจไม่ต้องใช้สิ่งนี้
| ธุรกิจของคุณ | คุ้มที่จะบันทึกตามงานไหม |
|---|---|
| ที่ปรึกษาหรืองานรายชั่วโมงอื่นๆ | คุ้ม บันทึกคือพื้นฐานของใบแจ้งหนี้ |
| โปรเจกต์ราคาคงที่ เช่นการออกแบบหรือเอเจนซี่การตลาด | คุ้ม เป็นวิธีเรียนรู้ว่าควรเสนอราคาเท่าไร |
| ค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือน (retainer) | คุ้ม แสดงว่า retainer ไหนถูกบริการเกินกว่าที่ควร |
| ร้านค้าหรือร้านกาแฟที่ทำงานเป็นกะ | ไม่ค่อย ตารางเวรและเครื่องบันทึกเงินสดบอกได้มากกว่า |
| คนเดียวที่ขายสินค้าราคาคงที่ | ไม่ค่อย มีคนให้ถามแค่คนเดียว |
มีการทดสอบอีกข้อ ถ้าไม่มีใครจะดูบันทึกภายในหนึ่งเดือนหลังเขียน ก็หยุดเก็บจนกว่าจะมีคนดู เวลาที่บันทึกแล้วไม่มีใครอ่านคือภาษีที่เก็บจากทีมของคุณ
ทำให้คนบันทึกเวลาโดยไม่รู้สึกไม่พอใจได้อย่างไร?
คนบันทึกเวลาอย่างสม่ำเสมอเมื่อเห็นว่ามีไว้ทำอะไร และเมื่อคนที่อยู่บนสุดทำด้วย ในทางปฏิบัติสรุปเป็นนิสัยไม่กี่อย่าง
- เริ่มที่กรรมการ กฎที่ยกเว้นเจ้านายบอกคนอื่นทุกคนว่ามันไม่สำคัญ
- บันทึกในวันเดียวกัน การสร้างทั้งสัปดาห์ขึ้นใหม่ตอนบ่ายวันศุกร์คือการเดาที่มีทศนิยม
- อย่าเรียกร้องความแม่นยำปลอม 15 นาทีที่ใกล้ที่สุดพอสำหรับงานส่วนใหญ่ และตารางหน่วยเรียกเก็บแปลงนาทีเป็นหน่วย
- แสดงผลลัพธ์ เดือนละครั้ง แสดงชั่วโมงของงานหนึ่งเทียบกับค่าบริการ คนเก็บบันทึกที่เห็นว่ามีการใช้
- อย่าลงโทษตัวเลขที่ซื่อตรง ถ้าตำหนิใครที่บันทึก 30 ชั่วโมงในงานที่ควรใช้ 20 ชั่วโมง ครั้งหน้าคุณจะได้ 20 และต้นทุนงานของคุณจะผิดตั้งแต่นั้นมา
ข้อความที่ปรับใช้ประกาศได้
ตั้งแต่วันจันทร์ ทุกคนบันทึกชั่วโมงของตัวเอง รวมถึงผมด้วย ไม่กี่นาทีตอนสิ้นวันก็พอ คือโปรเจกต์ งาน และชั่วโมง เราทำเพื่อตั้งราคางานให้ถูกต้องและดูว่าเมื่อไรเรารับงานมากเกินไป ไม่ได้ทำเพื่อตรวจว่าใครใช้เวลานานแค่ไหน และไม่มีใครมีปัญหาเพราะตัวเลขที่ซื่อตรง
จากนั้นเขียนกฎเป็นลายลักษณ์อักษรด้วยนโยบายใบลงเวลา และใช้แม่แบบใบลงเวลาของทีมเป็นรูปแบบ
บันทึกเวลาใน ERPFlow
ปัจจุบัน ERPFlow ยังไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้
สิ่งที่ ERPFlow มีตอนนี้คือช่องเวลาที่ใช้ในแต่ละการ์ดในโปรเจกต์ พิมพ์เป็นชั่วโมงและนาที ยอดรวมรายโปรเจกต์ และรายลูกค้าเมื่อบอร์ดเชื่อมกับลูกค้า ช่องนี้บอกว่างานหนึ่งใช้เวลารวมเท่าไร แต่ไม่ได้บันทึกว่าใครใช้ชั่วโมงเหล่านั้น บันทึกรายคนที่คู่มือนี้เสนอจึงต้องอยู่ในสเปรดชีต
เวลาที่บันทึกก็ไม่กลายเป็นรายการในใบแจ้งหนี้เช่นกัน งานรายชั่วโมงลงในใบแจ้งหนี้เป็นจำนวนและอัตราที่คุณป้อนเอง คู่มือเรื่องการบันทึกเวลาในฐานะสมาชิกทีมแสดงวิธีใช้การ์ด