อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับประเทศและสถานการณ์ของคุณ เรื่องไหนที่มีผลทางภาษีหรือกฎหมาย ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชี
ใบลงเวลาของทีมที่ใช้ออกใบแจ้งหนี้ได้ มีหนึ่งแถวต่อคน ลูกค้า งาน ภารกิจ และอัตรา มีคอลัมน์ของแต่ละวัน ช่องระบุว่าเรียกเก็บเงินได้หรือไม่ และยอดรวมรายสัปดาห์ ทุกคนกรอกแม่แบบเดียวกัน แล้วรวมแถวตามลูกค้าและอัตราก็ได้จำนวนของแต่ละรายการในใบแจ้งหนี้ โดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ
แม่แบบใบลงเวลารายสัปดาห์หน้าตาเป็นอย่างไร?
แม่แบบใบลงเวลารายสัปดาห์ด้านล่างใช้ได้ทั้งใน Excel และ Google Sheets คัดลอกแถวหัวตารางไปวางในแถวที่ 1 คอลัมน์ A ถึง L และใส่วันที่เริ่มสัปดาห์ไว้ในชื่อแท็บ แถวเหล่านี้เป็นตัวอย่างที่สมมติขึ้นสำหรับสัปดาห์ที่เริ่มวันจันทร์ที่ 2 พฤศจิกายน 2026 แสดงพนักงานสองคนที่ทำงานสัปดาห์ละ 37.5 ชั่วโมง
| คน | ลูกค้า | งาน | ภารกิจ | อัตรา | เรียกเก็บ? | จ. | อ. | พ. | พฤ. | ศ. | รวม |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ana | Alder Foods | ALD-07 | ออกแบบ | SEN | ใช่ | 4 | 3.5 | 0 | 2 | 3 | 12.5 |
| Ana | Birch Legal | BIR-02 | ตรวจทาน | SEN | ใช่ | 2 | 2 | 4 | 2.5 | 0 | 10.5 |
| Ana | ภายใน | INT-01 | งานธุรการ ประชุม | ไม่ใช่ | 1.5 | 2 | 3.5 | 3 | 4.5 | 14.5 | |
| สัปดาห์ของ Ana | 7.5 | 7.5 | 7.5 | 7.5 | 7.5 | 37.5 | |||||
| Ben | Alder Foods | ALD-07 | พัฒนา | STD | ใช่ | 5 | 6 | 3 | 0 | 2 | 16.0 |
| Ben | Cedar Homes | CED-11 | พัฒนา | STD | ใช่ | 2 | 1 | 4 | 6.5 | 4.5 | 18.0 |
| Ben | ภายใน | INT-02 | อบรม | ไม่ใช่ | 0.5 | 0.5 | 0.5 | 1 | 1 | 3.5 | |
| สัปดาห์ของ Ben | 7.5 | 7.5 | 7.5 | 7.5 | 7.5 | 37.5 |
ถ้าทีมทำงานวันเสาร์อาทิตย์ ให้เพิ่มคอลัมน์ของสองวันนั้น ในแท็บที่สอง ให้ทำตารางเล็กๆ ว่ารหัสอัตราแต่ละตัวมีค่าเท่าไร ในตัวอย่างนี้ SEN คือ €120 ต่อชั่วโมง และ STD คือ €85
คอลัมน์แต่ละช่องในใบลงเวลามีไว้ทำอะไร?
คอลัมน์แต่ละช่องในใบลงเวลาของทีมมีอยู่เพราะใบแจ้งหนี้ หรือการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ ต้องใช้ข้อมูลนั้น
| คอลัมน์ | ใส่อะไร | ทำไมต้องมี |
|---|---|---|
| คน | ชื่อเดียว สะกดแบบเดียว | ให้รวมสัปดาห์ของแต่ละคนได้ |
| ลูกค้า | ชื่อตามที่ปรากฏในใบแจ้งหนี้ | กำหนดว่าชั่วโมงไปอยู่ในใบแจ้งหนี้ใบไหน |
| งาน | รหัสจากระบบเลขที่โปรเจกต์ | แยกงานสองงานของลูกค้ารายเดียวกันออกจากกัน |
| ภารกิจ | คำจากรายการสั้นๆ ที่ใช้ร่วมกัน | กลายเป็นคำอธิบายในรายการของใบแจ้งหนี้ |
| อัตรา | รหัส ไม่ใช่จำนวนเงิน | พนักงานไม่จำเป็นต้องเห็นราคา และเมื่อเปลี่ยนอัตราก็แก้แค่แท็บเดียว |
| เรียกเก็บ? | ใช่ หรือ ไม่ใช่ | เก็บชั่วโมงงานภายในไว้ในใบลงเวลาโดยไม่ขึ้นใบแจ้งหนี้ |
| จ. ถึง ศ. | ชั่วโมงแบบทศนิยม | สเปรดชีตบวก 7.5 ได้แม่นกว่า 7:30 |
| รวม | =SUM(G2:K2) ในแถวที่ 2 แล้วคัดลอกลงไป |
จำนวนที่จะเรียกเก็บ |
เมื่อเริ่มออกใบแจ้งหนี้จากใบลงเวลา ให้เพิ่มอีกหนึ่งคอลัมน์ คือเลขที่ใบแจ้งหนี้ที่แต่ละแถวไปอยู่ ช่องว่างหมายถึงยังไม่ได้เรียกเก็บ จึงไม่มีชั่วโมงไหนถูกเรียกเก็บสองครั้ง
ตัดสินใจเรื่องหน่วยก่อนที่ใครจะเริ่มกรอก ตารางหน่วยเรียกเก็บเงินแปลงนาทีเป็นทศนิยมสำหรับหน่วย 6 10 และ 15 นาที ส่วนกำหนดส่งใบลงเวลาและสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อส่งช้าควรเขียนไว้ในนโยบายใบลงเวลา และใครเป็นผู้อนุมัติอยู่ในขั้นตอนอนุมัติ
เปลี่ยนใบลงเวลาเป็นรายการในใบแจ้งหนี้อย่างไร?
เปลี่ยนใบลงเวลาเป็นรายการในใบแจ้งหนี้ด้วยการรวมคอลัมน์ รวม ของแต่ละลูกค้าและแต่ละรหัสอัตรา โดยนับเฉพาะแถวที่ระบุว่าใช่ ใน Excel หรือ Google Sheets สูตรนี้ให้ผลเป็น 12.5 สำหรับตัวอย่างข้างบน
=SUMIFS($L:$L,$B:$B,"Alder Foods",$E:$E,"SEN",$F:$F,"ใช่")
ใช้สูตรกับทุกคู่ลูกค้าและอัตรา แล้วคูณด้วยอัตรา
| ออกใบแจ้งหนี้ให้ | รายการ | ชั่วโมง | อัตรา | ยอดสุทธิ |
|---|---|---|---|---|
| Alder Foods | ออกแบบ งาน ALD-07 | 12.5 | €120 | €1,500 |
| Alder Foods | พัฒนา งาน ALD-07 | 16.0 | €85 | €1,360 |
| Birch Legal | ตรวจทาน งาน BIR-02 | 10.5 | €120 | €1,260 |
| Cedar Homes | พัฒนา งาน CED-11 | 18.0 | €85 | €1,530 |
| รวม | 57.0 | €5,650 |
จากนั้นทำการตรวจสอบที่จับข้อผิดพลาดได้เกือบทั้งหมด ใบลงเวลามีรวม 75 ชั่วโมง ซึ่งคือสองสัปดาห์ สัปดาห์ละ 37.5 ชั่วโมง ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ 57 บวกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินไม่ได้ 18 ได้ 75 พอดี ทุกชั่วโมงจึงมีที่มา ถ้ายอดไม่ตรงกัน แปลว่ามีแถวที่ตั้งค่าสถานะผิด หรือชื่อลูกค้าสะกดสองแบบ เพราะ SUMIFS จับคู่คำที่พิมพ์ผิดไม่ได้
คู่มือเปลี่ยนชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้เป็นใบแจ้งหนี้อธิบายสิ่งที่ควรแสดงในใบแจ้งหนี้เอง
ใบลงเวลาสำหรับเรียกเก็บเงินใช้เป็นบันทึกเวลาทำงานได้ไหม?
ใบลงเวลาสำหรับเรียกเก็บเงินไม่ใช่บันทึกเวลาทำงานโดยอัตโนมัติ ใน EU ศาลยุติธรรมแห่งสหภาพยุโรปตัดสินในคดี C-55/18ว่ารัฐสมาชิกต้องบังคับให้นายจ้างมีระบบที่เป็นกลาง เชื่อถือได้ และเข้าถึงได้ สำหรับวัดเวลาที่ลูกจ้างแต่ละคนทำงานในแต่ละวัน โดยรัฐสมาชิกแต่ละแห่งเป็นผู้กำหนดรูปแบบ
แม่แบบนี้นับชั่วโมงต่อลูกค้า ไม่ได้แสดงเวลาเริ่มงาน เวลาเลิกงาน หรือช่วงพัก ตรวจสอบว่าประเทศของคุณกำหนดอะไร และถ้าแม่แบบนี้ไม่ครบตามนั้น ให้เก็บบันทึกอีกชุดแยกต่างหาก
ใช้แม่แบบใบลงเวลานี้กับ ERPFlow อย่างไร?
ตอนนี้ ERPFlow ไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้ ระหว่างนี้ให้เก็บแม่แบบนี้ไว้ในสเปรดชีต แล้วให้ ERPFlow รับช่วงต่อที่ใบแจ้งหนี้ ERPFlow ยังไม่มีการอนุมัติใบลงเวลา หรือรายงานเวลารายบุคคล
- รหัสอัตราเป็นบริการ: สร้างบริการหนึ่งรายการต่ออัตรา เช่น “Senior time” ตั้งหน่วยเป็นชั่วโมงและราคา €120 ในใบแจ้งหนี้ เลือกบริการนั้น แล้วพิมพ์ยอดรวมจากใบลงเวลาเป็นจำนวน แก้คำอธิบายของรายการให้ระบุชื่องาน อย่างในตารางข้างบน
- ยอดรวมข้างลูกค้า: โปรเจกต์ที่เชื่อมกับลูกค้าจะรวมเวลาที่พิมพ์ในการ์ดของโปรเจกต์นั้น แยกตามโปรเจกต์และตามลูกค้า ตามที่อธิบายในวิธีทำงานของโปรเจกต์ การ์ดแต่ละใบเก็บตัวเลขเดียว ไม่มีวันที่และไม่แยกตามคน และไม่กลายเป็นรายการในใบแจ้งหนี้
- นำยอดรวมเข้าด้วยไฟล์: การนำเข้า CSVสำหรับการ์ดโปรเจกต์มีคอลัมน์เวลาที่ใช้เป็นนาทีเต็ม ดังนั้น 12.5 ชั่วโมงคือ 750 แต่ละแถวสร้างการ์ดใหม่ โปรเจกต์หรือคอลัมน์ที่ระบุต้องมีอยู่แล้ว และไฟล์ไม่มีผู้รับผิดชอบ แผน Free จำกัดการ์ดโปรเจกต์ไว้ที่ 10 ใบรวมกัน