อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
แม่แบบวางแผนกำลังคนลิสต์ชั่วโมงที่มีของแต่ละคนในสัปดาห์ไว้ข้างชั่วโมงที่จองให้โปรเจกต์แล้ว และลบสองอย่างออกจากกัน ชั่วโมงที่มีคือชั่วโมงตามสัญญา ลบวันลา วันหยุดนักขัตฤกษ์ และค่าเผื่อคงที่สำหรับงานภายใน ผลลัพธ์ที่เป็นบวกหมายความว่ายังมีที่ว่าง ผลลัพธ์ที่เป็นลบหมายความว่ามีคนถูกจองเกิน
แม่แบบวางแผนกำลังคน
แม่แบบวางแผนกำลังคนมีหนึ่งแถวต่อคนและหนึ่งชีตหรือหนึ่งบล็อกต่อสัปดาห์ ตัวอย่างสมมติสำนักงานห้าคนในหนึ่งสัปดาห์
| คน | ตามสัญญา | ลา | ภายใน | ที่มีอยู่ | จองแล้ว | เหลือ | ภาระงาน |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 40 | 0 | 6 | 34 | 30 | 4 | 88% |
| Ben | 40 | 16 | 6 | 18 | 24 | −6 | 133% |
| Carla | 40 | 0 | 4 | 36 | 28 | 8 | 78% |
| Dev | 24 | 0 | 2 | 22 | 22 | 0 | 100% |
| Elin | 40 | 0 | 20 | 20 | 12 | 8 | 60% |
| ทีม | 184 | 16 | 38 | 130 | 116 | 14 | 89% |
ความหมายของแต่ละคอลัมน์
- ตามสัญญา: ชั่วโมงที่คนนั้นได้รับค่าจ้างให้ทำงานในสัปดาห์นั้น
- ลา: วันลาที่อนุมัติแล้วและวันหยุดนักขัตฤกษ์ เป็นชั่วโมง ตารางติดตามวันลาป้อนคอลัมน์นี้ได้
- ภายใน: ค่าเผื่อคงที่สำหรับประชุม งานธุรการ การขาย และการอบรม ตั้งรายคน เพราะของกรรมการต่างจากของจูเนียร์
- ที่มีอยู่:
ตามสัญญา − ลา − ภายใน - จองแล้ว: ชั่วโมงโปรเจกต์ที่สัญญาไว้แล้วสำหรับสัปดาห์นั้น เป็นชั่วโมง ไม่ใช่ "Ben อยู่งานนั้น"
- เหลือ:
ที่มีอยู่ − จองแล้ว - ภาระงาน:
จองแล้ว ÷ ที่มีอยู่
อ่านแถวรายคนก่อนยอดรวม แถวทีมบอกว่าว่าง 14 ชั่วโมงและภาระงาน 89% ซึ่งสบายๆ แถวของ Ben บอกว่าเขาเกินอยู่ 6 ชั่วโมงในสัปดาห์ที่เขาไม่อยู่สองวัน ยอดรวมของทีมซ่อนการจองเกินที่คุณสร้างชีตมาเพื่อหาพอดี คำตอบที่นี่คือย้ายงานของ Ben 6 ชั่วโมงไปให้ Carla ถ้า Carla ทำได้
วางแผนกำลังคนรายสัปดาห์อย่างไร?
วางแผนกำลังคนรายสัปดาห์ด้วยการคัดลอกบล็อกไปข้างหน้าอย่างน้อยสี่สัปดาห์ และสรุปแต่ละสัปดาห์ในหนึ่งบรรทัด โดยแยกงานที่ยืนยันแล้วออกจากงานที่ยังไม่แน่นอน การปนกันคือวิธีที่ไปป์ไลน์กลายเป็นคำสัญญาที่คุณรักษาไม่ได้
| สัปดาห์ | ที่มีอยู่ | ยืนยันแล้ว | ยังไม่แน่นอน | เหลือถ้าได้งานทั้งหมด |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 130 | 116 | 0 | 14 |
| 2 | 146 | 128 | 12 | 6 |
| 3 | 146 | 96 | 40 | 10 |
| 4 | 138 | 60 | 60 | 18 |
ลองใช้ มีงานสอบถามเข้ามา 30 ชั่วโมงในสัปดาห์ที่ 3 ถ้า 40 ชั่วโมงที่ยังไม่แน่นอนเข้ามา คุณเหลือ 10 และขาด 20 ถ้าไม่เข้ามา คุณว่าง 50 การตัดสินใจจริงจึงเป็นว่าคุณอยากได้งานไหนมากกว่า และงานใดเริ่มในสัปดาห์ที่ 4 ได้ไหม นั่นเป็นบทสนทนาที่ดีกว่า "เราดูค่อนข้างยุ่งในอีกไม่กี่สัปดาห์"
สัปดาห์ที่ไกลออกไปดูว่างกว่าความจริงเสมอ เพราะการจองมาถึงช้า สัปดาห์ที่ 4 แสดง 60 ชั่วโมงที่ยืนยันแล้ววันนี้ ซึ่งไม่ได้หมายความว่าว่าง 78 ชั่วโมงในแบบที่พึ่งพาได้ ระวังคอลัมน์สุดท้ายมากขึ้นยิ่งไกลออกไป
ควรเว้นกำลังคนที่ไม่จองไว้เท่าไร?
เว้นกำลังคนที่ไม่จองไว้พอรับส่วนที่เกินตามปกติของคุณ และวัดส่วนที่เกินจากงานของคุณเอง ไม่ใช่จากเป้าหมายของคนอื่น
ตัวอย่างสมมติ ใน 8 สัปดาห์ที่ผ่านมา สำนักงานนี้จอง 900 ชั่วโมงและงานใช้ 990 ชั่วโมง เกิน 10% เมื่อมีชั่วโมงที่มีอยู่ 130 ชั่วโมง จองได้มากที่สุดประมาณ 118 เพราะ 118 × 1.10 ประมาณ 130 สัปดาห์ที่ 1 ที่ 116 พอดีเฉียดๆ สัปดาห์ที่ 2 ที่ยืนยันแล้ว 128 ชั่วโมงเทียบกับที่มี 146 ก็พอดีเช่นกัน แต่ 12 ชั่วโมงที่ยังไม่แน่นอนจะทำให้เป็น 140 เกินกว่า 133 หรือประมาณนั้นที่ปลอดภัย
การคำนวณนี้ต้องมีบันทึกชั่วโมงจริงต่องาน ถ้าไม่มี ให้วางแผนตามตัวเลขที่ปกป้องได้ และกลับมาทบทวนเมื่อมีข้อมูล คู่มือเรื่องชั่วโมงตามงบประมาณเทียบกับชั่วโมงจริงและแม่แบบใบลงเวลาของทีมครอบคลุมวิธีเก็บข้อมูล
การวางแผนกำลังคนเหมือนอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินไหม?
การวางแผนกำลังคนไม่เหมือนอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงิน การวางแผนกำลังคนมองไปข้างหน้า ส่วนอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินมองย้อนหลัง แผนกำลังคนถามว่าชั่วโมงที่สัญญาไว้สำหรับสัปดาห์หน้าจะพอไหม อัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินถามว่าชั่วโมงเดือนที่แล้วเรียกเก็บเงินได้สัดส่วนเท่าไร ภาระงานในแม่แบบนี้เป็นแผน และอยู่ที่ 90% ได้ในขณะที่อัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินจริงต่ำกว่ามาก เพราะชั่วโมงที่จองอาจรวมงานโปรเจกต์ที่เรียกเก็บเงินไม่ได้ คู่มือเรื่องอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินเทียบกับชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้อธิบายตัววัดนั้น และการวางแผนทรัพยากรสำหรับทีมบริการครอบคลุมการเลือกว่าใครรับงานไหน
อะไรทำให้แผนกำลังคนผิดพลาด?
แผนกำลังคนมักผิดพลาดเพราะถือว่าชั่วโมงแทนกันได้มากกว่า หรือเป็นปัจจุบันกว่าที่เป็นจริง
- ชั่วโมงไม่ใช่ชั่วโมงเดียวกันทั้งหมด 8 ชั่วโมงว่างของ Carla ไม่ช่วยถ้างานที่ล้นเป็นงานโครงสร้างที่มีแต่ Ben ทำได้ เพิ่มคอลัมน์ทักษะ หรือวางแผนผู้เชี่ยวชาญแยก
- กรรมการที่ 40 ชั่วโมง ค่าเผื่อภายใน 20 ชั่วโมงของ Elin คือความต่างระหว่างแผนที่ใช้ได้กับแผนที่ทุกงานรอเธอ
- จองเป็นตัวคนทั้งคน "Ben อยู่งาน Riverside สัปดาห์นี้" บวกรวมไม่ได้ ขอเป็นชั่วโมง แม้ประมาณคร่าวๆ
- ไม่มีใครเป็นเจ้าของ แผนที่สามคนอัปเดตเป็นครั้งคราวผิดภายในสองสัปดาห์ ให้คนเดียวดูแลในช่วงเวลาคงที่ทุกสัปดาห์
- วันลามาช้า ตรวจบันทึกวันลาก่อนอัปเดตรายสัปดาห์ ไม่ใช่หลัง
วางแผนกำลังคนควบคู่กับ ERPFlow
ERPFlow ไม่มีการวางแผนกำลังคน ไม่รวมชั่วโมงที่มีของแต่ละคน ไม่เทียบกับการจอง และไม่แสดงว่าใครถูกจองเกิน แม่แบบนี้จึงทำงานในสเปรดชีต
ข้อมูลนำเข้าบางอย่างอยู่ใน ERPFlow ข้อมูลพนักงานของแต่ละคนมีแท็บปฏิทิน รายเดือนหรือรายสัปดาห์ แสดงชั่วโมงที่จองได้ การจอง วันลา และวันหยุดนักขัตฤกษ์ วันลาแสดงว่าใครไม่อยู่บนปฏิทินทีม และส่งออกบันทึกคำขอเป็น CSV ได้ ในโปรเจกต์ การ์ดมีผู้รับผิดชอบและกำหนดส่ง ซึ่งช่วยเมื่อคุณหาว่าใครสัญญาอะไรไว้ แม้การ์ดจะไม่เก็บประมาณการชั่วโมงที่จะมาถึง
คำหนึ่งที่ต้องระวัง "การจอง" ใน ERPFlow คือนัดหมายที่ทำผ่านหน้าจอง สำหรับธุรกิจที่ขายนัดหมาย นั่นคือปฏิทินของพวกเขาจริงๆ คอลัมน์จองแล้วในแม่แบบนี้หมายถึงชั่วโมงโปรเจกต์ที่สัญญาไว้ ซึ่งคุณป้อนเอง