นโยบายใบลงเวลา ตัวอย่างใช้จริงสำหรับบริษัทที่ทำงานเป็นโปรเจกต์

นโยบายใบลงเวลาของบริษัทที่ทำงานเป็นโปรเจกต์ระบุว่าใครบันทึกเวลา ในหน่วยอะไร ภายในเมื่อไร ตามรหัสไหน ใครอนุมัติ และแก้ข้อผิดพลาดอย่างไร ใส่ได้ในหนึ่งหน้า ตัวอย่างด้านล่างพร้อมคัดลอก เปลี่ยนคำในวงเล็บ และตรวจประเด็นเรื่องเวลาทำงานกับกฎหมายของประเทศคุณเอง

นโยบายใบลงเวลาควรครอบคลุมอะไร?

นโยบายใบลงเวลาควรครอบคลุมเรื่องที่คนมักตัดสินต่างกันถ้าไม่ได้กำหนดไว้ ค่าเริ่มต้นเหล่านี้เหมาะกับบริษัทราว 5 ถึง 20 คน และตัวอย่างด้านล่างใช้ค่าเหล่านี้

ถ้ายังต้องอธิบายว่าทำไมต้องบันทึกเวลา เริ่มจากทำไมทุกคนในทีมควรบันทึกเวลา

ตัวอย่างนโยบายใบลงเวลาที่คัดลอกไปใช้ได้

ตัวอย่างนโยบายใบลงเวลานี้เขียนสำหรับบริษัทสมมติ แทนที่วงเล็บ ลบสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้อง และให้คนที่รู้กฎหมายแรงงานของคุณอ่านก่อนส่งออกไป

1. ใช้กับใคร ทุกคนที่ทำงานให้ [บริษัท] รวมกรรมการและพนักงานพาร์ตไทม์ ผู้รับจ้างที่เรียกเก็บเงินเราเป็นรายชั่วโมงปฏิบัติตามข้อ 3 ถึง 6

2. บันทึกอะไร บันทึกเวลาทั้งหมดที่คุณทำงาน ไม่ว่าเรียกเก็บเงินได้หรือไม่ ตามรหัสโปรเจกต์หรือรหัสภายใน ถ้าคุณทำงานนั้น ให้บันทึก รวมเวลาที่เกินจากชั่วโมงตามสัญญา

3. บันทึกอย่างไร บันทึกถึง 15 นาทีที่ใกล้ที่สุด แต่ละบรรทัดมีรหัส งาน และชั่วโมง อย่าปัดขึ้นหรือลงทั้งวันเพื่อให้ถึงเป้า

4. คำอธิบาย ในบรรทัดที่เรียกเก็บเงินได้ ให้เขียนสิ่งที่ลูกค้าอ่านได้ "แก้ผังชั้น 2 ตามความเห็นของลูกค้า" ไม่ใช่ "แบบ"

5. กำหนดส่ง บันทึกทุกวัน ส่งสัปดาห์ของคุณภายใน 10:00 ในวันทำการแรกของสัปดาห์ถัดไป ถ้าจะไม่อยู่ ให้ส่งก่อนไป

6. รหัสภายใน ใช้ ADMIN, SALES, TRAINING หรือ LEAVE ถาม [ชื่อ] ก่อนเพิ่มรหัสใหม่ อย่าใส่งานภายในไว้ในรหัสของลูกค้า

7. ล่วงเวลา ตกลงกับผู้จัดการก่อนทำงานล่วงเวลา ถ้าเกิดขึ้นอยู่ดี ให้บันทึก ชั่วโมงที่ไม่ได้ตกลงก็ยังเป็นชั่วโมงที่คุณทำงาน

8. การอนุมัติ [ผู้อนุมัติ] ตรวจใบลงเวลาของคุณภายในสิ้น [วัน] ถ้าถูกส่งกลับ หมายเหตุจะบอกเหตุผล แก้ไขและส่งใหม่ภายในหนึ่งวันทำการ

9. การแก้ไข แก้บรรทัดของคุณเองได้อย่างอิสระจนกว่าจะส่ง หลังอนุมัติให้ถาม [ผู้อนุมัติ] เราบันทึกตัวเลขเดิม ตัวเลขใหม่ เหตุผล และวันที่ และไม่มีใครเปลี่ยนชั่วโมงของคุณโดยไม่แจ้ง

10. เราใช้ใบลงเวลาอย่างไร เราใช้เพื่อเรียกเก็บเงินลูกค้า คิดต้นทุนและตั้งราคาโปรเจกต์ วางแผนปริมาณงาน และเก็บบันทึกเวลาทำงาน ผู้อนุมัติของคุณ หัวหน้าโปรเจกต์ และ [ฝ่ายการเงิน] เห็นชั่วโมงของคุณ เราเก็บไว้ [ระยะเวลา] เราไม่ใช้เพื่อเฝ้าดูว่าคุณใช้แต่ละนาทีของวันอย่างไร

11. ใบลงเวลาที่ช้า เราจะเตือนคุณในวันเดียวกัน การช้าซ้ำๆ เป็นเรื่องของผู้จัดการคุณ ใบลงเวลาที่ช้าไม่ทำให้เงินเดือนของคุณหยุดจ่าย

ข้อเรื่องการอนุมัติและการแก้ไขเป็นกระบวนการในตัวเอง และขั้นตอนอนุมัติใบลงเวลาอธิบายวิธีดำเนินการแต่ละสัปดาห์

ใบลงเวลาเหมือนบันทึกเวลาทำงานไหม?

ใบลงเวลาไม่ใช่บันทึกเวลาทำงานโดยอัตโนมัติ แต่เอกสารฉบับเดียวทำได้ทั้งสองหน้าที่ถ้าออกแบบไว้เช่นนั้น

ในสหภาพยุโรป ศาลยุติธรรมวินิจฉัยใน Case C-55/18, CCOO v Deutsche Bank (14 พฤษภาคม 2019) ว่ารัฐสมาชิกต้องกำหนดให้นายจ้างจัดตั้ง "ระบบที่เป็นภววิสัย เชื่อถือได้ และเข้าถึงได้" ซึ่งวัดเวลาที่ลูกจ้างแต่ละคนทำงานในแต่ละวัน รัฐสมาชิกแต่ละรัฐตัดสินรูปแบบของระบบ รายละเอียดจึงอยู่ในกฎหมายประเทศของคุณ

ในบริเตนใหญ่ ข้อ 9 ของ Working Time Regulations 1998 กำหนดให้มีบันทึกที่เพียงพอจะแสดงว่าปฏิบัติตามข้อจำกัดเวลาทำงาน เก็บไว้สองปี ตั้งแต่ 1 มกราคม 2024 นายจ้างไม่จำเป็นต้องบันทึกชั่วโมงรายวันของลูกจ้างแต่ละคน หากแสดงการปฏิบัติตามได้โดยไม่ต้องทำเช่นนั้น

เกณฑ์ทดสอบในทางปฏิบัติง่ายๆ ใบลงเวลาของโปรเจกต์ใช้เป็นบันทึกเวลาทำงานได้ก็ต่อเมื่อบันทึกชั่วโมงที่ทำงานจริงทั้งหมด รวมถึงงานล่วงเวลาที่ไม่มีใครเรียกเก็บ ชีตที่จำกัด 8 ชั่วโมงต่อวัน หรือกรอกล่วงหน้าตามชั่วโมงสัญญา ไม่ผ่านเกณฑ์นี้ นั่นคือเหตุผลที่ข้อ 2 บอกให้บันทึกทุกอย่าง

ใบลงเวลายังเป็นข้อมูลส่วนบุคคลตาม GDPR พนักงานต้องได้รับแจ้งว่าทำไมคุณเก็บชั่วโมงของเขา ใครเห็น และเก็บนานเท่าไร ซึ่งเป็นหน้าที่ของข้อ 10 ระยะเวลาเก็บแตกต่างกันตามวัตถุประสงค์ เพราะกฎภาษีและสัญญากับลูกค้าอาจยาวกว่ากฎเวลาทำงาน จึงถามผู้ทำบัญชีของคุณก่อนกรอกวงเล็บนั้น

นโยบายใบลงเวลาควรเข้มงวดแค่ไหน?

นโยบายใบลงเวลาควรเข้มงวดเท่าที่การเรียกเก็บเงินของคุณต้องการ และไม่เกินนั้น บริษัทที่ส่งชั่วโมงให้ลูกค้าต้องการรายละเอียดต่อบรรทัดมากกว่าบริษัทที่แค่คิดต้นทุนงานของตัวเอง

สำหรับหน่วย ตารางหน่วยเรียกเก็บแสดงว่าแต่ละตัวเลือกส่งผลอะไรต่อใบแจ้งหนี้ สำหรับรูปแบบการเรียกเก็บ ดูการเรียกเก็บรายชั่วโมงเทียบกับ retainer ของที่ปรึกษา

ความผิดพลาดของนโยบายใบลงเวลาข้อไหนสร้างปัญหามากที่สุด?

ความผิดพลาดของนโยบายใบลงเวลาที่สร้างปัญหามากที่สุดคือข้อที่ทำให้ตัวเลขผิดโดยไม่มีใครสังเกต

• ยกเว้นกรรมการ ชั่วโมงของพวกเขามักแพงที่สุดในบริษัท และทุกคนสังเกตเห็นการยกเว้น
• "ไม่มีใบลงเวลา ไม่จ่ายเงิน" รู้สึกเหมือนมาตรการยับยั้งที่ได้ผล และในหลายประเทศเป็นปัญหาทางกฎหมาย ให้ตามใบลงเวลาและจ่ายค่าจ้าง
• สี่สิบรหัส คนเลือกอันแรกที่ดูใกล้เคียง และรายงานไร้ความหมาย เพิ่มรหัสเมื่อบอกได้ว่ามันจะเปลี่ยนการตัดสินใจอะไร
• ถือว่างานเกินชั่วโมงเป็นการประพฤติมิชอบ คนตอบสนองด้วยการลดชั่วโมง และต้นทุนงานของคุณผิดตั้งแต่นั้น งานที่เกินคือข้อมูลเกี่ยวกับใบเสนอราคา
• นโยบายที่ไม่มีใครบังคับใช้ ถ้าไม่มีใครอ่านใบลงเวลาหนึ่งเดือน บริษัทบอกคนว่ามันไม่สำคัญ ใช้แม่แบบใบลงเวลาของทีมแบบง่ายและตรวจทุกสัปดาห์

ใช้นโยบายใบลงเวลาควบคู่กับ ERPFlow

ปัจจุบัน ERPFlow ยังไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้ ERPFlow ไม่มีการอนุมัติใบลงเวลาด้วย นโยบายนี้จึงทำงานบนสเปรดชีต และไม่ขึ้นกับซอฟต์แวร์ใดโดยเฉพาะ

มีบางอย่างใน ERPFlow ที่อยู่ข้างๆ การ์ดในโปรเจกต์มีช่องเวลาที่ใช้ พิมพ์เป็นชั่วโมงและนาที รวมยอดรายโปรเจกต์และรายลูกค้า แต่ไม่บันทึกว่าใครใช้เวลาหรือเมื่อไร วันลาจัดการคำขอลาและการอนุมัติ คุณจึงตรวจบรรทัด LEAVE เทียบกับคำขอที่อนุมัติแล้วได้ บุ๊กมาร์กให้ทีมมีที่เดียวสำหรับเก็บลิงก์ไปยังนโยบาย ชั่วโมงที่คุณเรียกเก็บลงในใบแจ้งหนี้เป็นจำนวนและอัตราที่คุณป้อนเอง