วิธีแยกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และเรียกเก็บเงินไม่ได้

การแยกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และไม่ได้ ให้บันทึกเวลาทำงานทั้งหมดแทนที่จะบันทึกเฉพาะส่วนที่คิดเงินได้ ทำเครื่องหมายแต่ละรายการว่าเรียกเก็บเงินได้หรือไม่ และใส่รหัสเหตุผลสั้นๆ ให้รายการที่เรียกเก็บเงินไม่ได้ เมื่อสิ้นเดือนคุณจะเห็นว่ากี่ชั่วโมงที่ทำเงิน และชั่วโมงที่เหลือหายไปไหน

ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ต่างจากเรียกเก็บเงินไม่ได้อย่างไร?

ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้คือเวลาที่คุณคิดเงินลูกค้าได้ตามข้อตกลงที่มีกับเขา ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินไม่ได้คือทุกอย่างอื่นที่คุณทำ ซึ่งรวมงานลูกค้าบางส่วนและงานภายใน เช่น การขายและงานธุรการ

ข้อตกลงเป็นผู้กำหนดเส้นแบ่ง งานเดียวกันจึงอยู่คนละฝั่งสำหรับลูกค้าต่างราย การโทรที่คิดเงินได้ในงานรายชั่วโมงอาจรวมอยู่ในค่าบริการแล้วในแบบค่าจ้างล่วงหน้ารายเดือน

งานนี้เรียกเก็บเงินได้ไหม? ตารางตัดสิน

สำหรับงานที่ไม่อยู่ในรายการ ให้ถามว่างานของลูกค้ารายนี้ต้องใช้สิ่งนั้นหรือไม่ ข้อตกลงของคุณอนุญาตให้คิดเงินสิ่งนั้นไหม และคุณสบายใจไหมที่จะอธิบายสิ่งนั้นในหนึ่งบรรทัดของใบแจ้งหนี้ของเขา ถ้าตอบว่าไม่ข้อใดข้อหนึ่ง ก็เรียกเก็บเงินไม่ได้

ตั้งระบบบันทึกอย่างไร?

เพิ่มสองคอลัมน์ในบันทึกเวลาของคุณ คือ เรียกเก็บเงินได้ (ใช่หรือไม่) และ เหตุผล ทำรายการเหตุผลให้สั้น เพราะรายการรหัสยี่สิบรหัสจะลงเอยด้วยทุกอย่างอยู่ใต้ “Other”

ระบุลูกค้าในงานลูกค้าที่เรียกเก็บเงินไม่ได้ งานแก้ในงานหนึ่งเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนจริงของงานนั้น และคุณจะต้องใช้ตอนตั้งราคางานถัดไป

ทำเครื่องหมายแต่ละรายการตอนบันทึก เพราะคนที่ทำงานรู้ดีที่สุดว่าเป็นงานแก้หรือไม่ ถ้าคอลัมน์ของคุณตั้งเป็นช่วงที่มีชื่อ ยอดรวมที่เรียกเก็บเงินได้ของเดือนในสเปรดชีตคือ =SUMIFS(Hours, Month, "2026-03", Billable, "Yes") และสูตรเดียวกันกับ Reason ให้ยอดของแต่ละรหัส

ตัวอย่างฉบับสมบูรณ์: อ่านตัวเลขทั้งเดือน

นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น ที่ปรึกษาที่คิดชั่วโมงละ €90 บันทึก 160 ชั่วโมงในเดือนมีนาคม

Rework และ Goodwill คือแถวที่ควรอ่านก่อน รวมกันเป็นงานลูกค้า 12 ชั่วโมง มูลค่า €1,080 ที่อัตราปกติ และไม่ได้เงินเลย ถ้าคุณบันทึกเฉพาะเวลาที่เรียกเก็บเงินได้ ตัวเลขนี้ไม่มีอยู่

65% คือสัดส่วนของชั่วโมงที่บันทึก ตัวเลขนี้ป้อนเข้าอัตราค่าบริการที่เรียกเก็บได้โดยตรง แต่ไม่ใช่การวัดเดียวกับอัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงิน ซึ่งมักคำนวณเทียบกับชั่วโมงที่มีให้ใช้ คู่มืออัตราการใช้เวลาเรียกเก็บเงินกับชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้อธิบายความต่าง

ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้กลายเป็นการลดยอดเรียกเก็บเมื่อไร?

ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้กลายเป็นการลดยอดเรียกเก็บเมื่อคุณตั้งใจจะคิดเงินแล้วตัดสินใจคิดน้อยลง เวลาที่เรียกเก็บเงินไม่ได้ไม่เคยมีแผนจะคิดเงิน ทั้งสองอย่างจึงควรแยกจากกันในบันทึกของคุณ

คงชั่วโมงเหล่านั้นไว้เป็นเรียกเก็บเงินได้ และบันทึกส่วนที่ลดเป็นการลดยอดเรียกเก็บตอนออกใบแจ้งหนี้ ถ้าคุณเปลี่ยนเป็นเรียกเก็บเงินไม่ได้เงียบๆ บันทึกจะไม่แสดงอีกว่างานเกินแผน ลดยอดเรียกเก็บกับตัดเป็นหนี้สูญอธิบายวิธีบันทึกแต่ละแบบ

ความผิดพลาดที่ทำให้ตัวเลขใช้ไม่ได้

• บันทึกเฉพาะเวลาที่เรียกเก็บเงินได้ คุณได้สิ่งที่ต้องใช้กับใบแจ้งหนี้ แต่ไม่รู้อะไรเกี่ยวกับเวลาที่เหลือของสัปดาห์
• “Other” เป็นเหตุผล ถ้าเกินหนึ่งสองบรรทัดต่อเดือน คุณต้องมีรหัสใหม่
• ตั้งเป้าให้เวลาที่เรียกเก็บเงินไม่ได้เป็นศูนย์ การขายและการอบรมทำให้ธุรกิจเดินต่อได้ เป้าหมายคือสัดส่วนที่สมเหตุสมผล
• ลงโทษคนเพราะตัวเลข ถ้าทำแบบนั้น เวลาที่เรียกเก็บเงินไม่ได้จะถูกบันทึกเป็นเรียกเก็บเงินได้ หรือเลิกบันทึกไปเลย

แยกเวลาที่เรียกเก็บเงินได้ใน ERPFlow

ปัจจุบัน ERPFlow ไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้ การ์ดในโปรเจกต์มีช่อง เวลาที่ใช้ ที่พิมพ์เข้าไป และไม่มีสถานะเรียกเก็บเงินได้ รหัสเหตุผล หรือรายงานรายบุคคล

คุณยังแยกเวลาได้ด้วยบอร์ด เพราะยอดรวมบวกตามบอร์ด เก็บงานที่เรียกเก็บเงินได้ไว้บนบอร์ดที่เชื่อมกับลูกค้า และใส่การขาย งานธุรการ การอบรม และงานลูกค้าที่ไม่คิดเงินไว้บนบอร์ดภายในที่ไม่มีลูกค้า หน้าของลูกค้าจะแสดงเวลาที่เรียกเก็บเงินได้ของแต่ละบอร์ดที่เชื่อม พร้อมยอดรวม

นี่เป็นข้อตกลงใช้งาน ไม่ใช่รายงาน เวลาบนการ์ดไม่มีวันที่ ยอดรวมของบอร์ดจึงบอกไม่ได้ว่าเดือนมีนาคมเกิดอะไรขึ้น และตัวอย่างข้างต้นก็ยังต้องอยู่ในสเปรดชีต ชั่วโมงที่เรียกเก็บแล้วมีอยู่ต่อเมื่อมีคนพิมพ์ลงในใบแจ้งหนี้