อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
การบันทึกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ ให้บันทึกงานลูกค้าแต่ละช่วงในวันที่ทำ คือวันที่ ลูกค้า งาน สิ่งที่ทำ และจำนวนนาที ทำเครื่องหมายว่าเรียกเก็บเงินได้หรือไม่ เก็บทุกอย่างไว้ในบันทึกเดียว และปิดบันทึกนั้นในวันเดิมทุกสัปดาห์ ขณะที่รายละเอียดยังสดอยู่
ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้คืออะไร?
ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้คือเวลาที่คุณคิดเงินลูกค้าได้ตามข้อตกลงที่มีกับเขา โดยปกติหมายถึงตัวงานเอง รวมถึงโทรศัพท์ อีเมล และการค้นคว้าที่งานนั้นต้องใช้ การเสนอราคางานใหม่ การตามใบแจ้งหนี้ และการแก้ข้อผิดพลาดของตัวเอง โดยปกติไม่นับ
ข้อตกลงเป็นตัวตัดสิน งานเดียวกันจึงเรียกเก็บเงินได้กับลูกค้ารายหนึ่งแต่ไม่ได้กับอีกราย พื้นที่สีเทาอยู่ในคู่มือชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และเรียกเก็บเงินไม่ได้
บันทึกเวลาควรมีอะไรบ้าง?
บันทึกเวลาต้องมีรายละเอียดมากพอจะสร้างใบแจ้งหนี้และตอบคำถามของลูกค้าได้อีกหกสัปดาห์ต่อมา คอลัมน์เหล่านี้ใช้ได้ทั้งในสเปรดชีตและเครื่องมือทั่วไป
| คอลัมน์ | ตัวอย่าง | ทำไมต้องมี |
|---|---|---|
| วันที่ | 9 March 2026 | ใบแจ้งหนี้ระบุช่วงเวลา และทุกคำถามเริ่มด้วย “เมื่อไร?” |
| ผู้ทำงาน | AK | อัตราต่างกันตามบุคคล |
| ลูกค้า | Client A | ใครเป็นผู้จ่าย |
| งาน | Stock review | แยกสองงานของลูกค้าเดียวกันออกจากกัน |
| สิ่งที่ทำ | Call with finance lead about variances | ลูกค้าอาจอ่านข้อความนี้ |
| นาที | 18 | ตัวเลขดิบก่อนปัดเศษ |
| ชั่วโมง | 0.30 | ตัวเลขที่ใบแจ้งหนี้นำไปคูณ |
| เรียกเก็บเงินได้ | ใช่ | ไม่ใช่ทุกชั่วโมงของลูกค้าที่เรียกเก็บ |
| เลขที่ใบแจ้งหนี้ | INV-2026-0042 | ป้องกันไม่ให้เรียกเก็บชั่วโมงเดิมซ้ำ |
คอลัมน์สุดท้ายคือคอลัมน์ที่คนมักข้าม กรอกในวันที่ออกใบแจ้งหนี้ แล้วคุณกรองบันทึกเป็น “เรียกเก็บเงินได้แต่ยังไม่ออกใบแจ้งหนี้” ได้ทุกเดือนโดยไม่ต้องคิด
เขียนคำอธิบายเหมือนลูกค้าจะอ่าน เพราะสักวันเขาก็จะอ่าน “Call with finance lead about variances” ผ่านการสอบถามได้ แต่ “Admin” ไม่ได้
บันทึกเวลาวิธีไหนแม่นยำที่สุด?
การจดเวลาเมื่อทำแต่ละงานเสร็จแม่นยำที่สุดสำหรับคนส่วนใหญ่ และการสร้างสัปดาห์ขึ้นใหม่จากความจำแม่นยำน้อยที่สุด
| วิธี | เหมาะกับ | จุดอ่อน |
|---|---|---|
| ตัวจับเวลา | งานนั่งโต๊ะต่อเนื่องยาวๆ ในงานเดียว | ลืมหยุดจับเวลา และการขัดจังหวะสั้นๆ ถูกกลืนหาย |
| จดเมื่อทำเสร็จ | คนส่วนใหญ่ในวันส่วนใหญ่ | ต้องสร้างเป็นนิสัย |
| กรอกตอนสิ้นวันจากปฏิทิน อีเมลที่ส่ง และประวัติโทรศัพท์ | วันที่เต็มไปด้วยงานเล็กๆ | โทรศัพท์สั้นๆ หายไป |
| กรอกตอนสิ้นสัปดาห์จากความจำ | ไม่เหมาะกับอะไรเลย ถ้าหลีกเลี่ยงได้ | เป็นการเดา และรายการก็ดูเหมือนเดา |
คุณไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์สำหรับวิธีเหล่านี้ ยกเว้นวิธีแรก สมุดจดกับสเปรดชีตก็พอ
กิจวัตรรายสัปดาห์ที่ทำให้บันทึกซื่อตรง
- เมื่อทำงานเสร็จ จดจำนวนนาทีและคำอธิบายสั้นๆ
- ตอนสิ้นวัน ตรวจปฏิทิน อีเมลที่ส่ง และประวัติโทรศัพท์ว่ามีอะไรตกหล่น
- วันศุกร์ เติมช่องว่างและเทียบชั่วโมงที่บันทึกกับชั่วโมงที่ทำงานจริง ถ้าทำงาน 40 แต่บันทึก 31 ให้ไปหาอีกเก้าชั่วโมงที่เหลือ
- สิ้นเดือน รวมยอดตามลูกค้าและงาน แล้วแปลงชั่วโมงเป็นใบแจ้งหนี้
ถ้าหลายคนบันทึกเวลา รูปแบบรายสัปดาห์ที่ใช้ร่วมกันช่วยลดการตามได้มาก ดูแม่แบบใบลงเวลาของทีม ส่วนการรวมชั่วโมงของแต่ละงาน ดูการบันทึกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ตามโปรเจกต์
ตัวอย่างฉบับสมบูรณ์: หนึ่งวันในบันทึก
นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น ที่ปรึกษาที่คิดชั่วโมงละ €90 บันทึกวันจันทร์นี้
| ลูกค้า | งาน | สิ่งที่ทำ | นาที | ชั่วโมง | เรียกเก็บเงินได้ |
|---|---|---|---|---|---|
| Client A | Stock review | Site visit, checked count sheets | 150 | 2.50 | ใช่ |
| Client A | Stock review | Call with finance lead about variances | 18 | 0.30 | ใช่ |
| Client B | Process map | Drafted the intake flow | 72 | 1.20 | ใช่ |
| Client B | Process map | Reworked the draft after our own error | 30 | 0.50 | ไม่ |
| Own firm | Sales | Wrote a quote for a new enquiry | 45 | 0.75 | ไม่ |
| รวม | 315 | 5.25 |
เวลาที่เรียกเก็บเงินได้คือ 150 + 18 + 72 = 240 นาที หรือ 4.00 ชั่วโมง ที่ €90 เป็น €360 สำหรับวันนั้น อีก 75 นาทีไม่ได้เงิน แต่ก็ควรเห็น งานแก้และการเสนอราคาใช้เวลาเกือบหนึ่งในสี่ของวันที่บันทึก
ในสเปรดชีต ถ้านาทีอยู่ในคอลัมน์ D คอลัมน์ชั่วโมงคือ =ROUND(D2/60,2)
ทำไม 1.30 ไม่ใช่หนึ่งชั่วโมงครึ่ง
การพิมพ์เวลานาฬิกาเป็นทศนิยมคือความผิดพลาดทางเลขที่พบบ่อยที่สุดในบันทึกเวลา หนึ่งชั่วโมงสามสิบนาทีคือ 1.5 ชั่วโมง ไม่ใช่ 1.30 ที่ €90 ต่อชั่วโมง 1.30 เรียกเก็บ €117.00 และ 1.5 เรียกเก็บ €135.00 รายการนี้รายการเดียวจึงทำให้เสีย €18.00
การเก็บคอลัมน์นาทีไว้ป้องกันได้ และยังไม่ให้การปัดเศษเข้ามาในบันทึก ให้ปัดครั้งเดียวตอนเตรียมใบแจ้งหนี้ ตามหน่วยการเรียกเก็บในข้อตกลงของคุณ
ความผิดพลาดที่ทำให้เสียเวลาที่เรียกเก็บเงินได้
- ไม่สนใจสิ่งที่ใช้เวลาไม่ถึงสิบนาที โทรห้านาทีสิบสองครั้งคือหนึ่งชั่วโมง
- คำอธิบายคลุมเครือ “Client A, misc, 3 hours” จะถูกสอบถาม และชั่วโมงที่ถูกสอบถามมักลงเอยด้วยการตัดทิ้ง
- บันทึกเฉพาะงานคิดรายชั่วโมง งานราคาคงที่ก็ต้องมีบันทึกด้วย ไม่อย่างนั้นคุณบอกไม่ได้ว่าค่าบริการคุ้มไหม ดูชั่วโมงงบประมาณกับชั่วโมงจริง
- ลบชั่วโมงที่จะไม่เรียกเก็บ ให้ทำเครื่องหมายว่าเรียกเก็บเงินไม่ได้แทน เพื่อให้บันทึกแสดงว่างานใช้เวลาเท่าไรจริงๆ
บันทึกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ใน ERPFlow
ปัจจุบัน ERPFlow ไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา และเวลาที่บันทึกบนการ์ดไม่กลายเป็นบรรทัดในใบแจ้งหนี้ การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้
สิ่งที่มีตอนนี้คือช่อง เวลาที่ใช้ บนการ์ดแต่ละใบในโปรเจกต์ กรอกเป็นชั่วโมงและนาที ยอดรวมแสดงต่อโปรเจกต์และต่อลูกค้า ซึ่งให้ตัวเลขสะสมของแต่ละงาน โดยไม่มีสถานะเรียกเก็บเงินได้ ไม่มีวันที่ของเวลา และไม่แยกตามบุคคล ถ้าคุณเรียกเก็บเป็นรายชั่วโมง ให้เก็บบันทึกรายละเอียดข้างต้นไว้ในสเปรดชีต และใช้ยอดรวมจากการ์ดเป็นตัวตรวจสอบ คู่มือการบันทึกเวลาในฐานะสมาชิกทีมแสดงว่าช่องนี้ทำงานอย่างไร
หากต้องการเรียกเก็บชั่วโมงเหล่านี้ ให้เพิ่มบรรทัดในใบแจ้งหนี้ (ใบแจ้งหนี้) แล้วพิมพ์ชั่วโมงเป็นจำนวน โดยมักเริ่มจากบริการที่เก็บราคารายชั่วโมงของคุณ