อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
การติดตามงบชั่วโมงเทียบกับชั่วโมงจริงในโปรเจกต์ออกแบบราคาคงที่ ให้เปลี่ยนค่าบริการเป็นงบชั่วโมงต่องวดก่อนเริ่มงาน บันทึกเวลาตามงวดเหล่านั้น และเทียบทุกสัปดาห์ระหว่างชั่วโมงที่ใช้ไปกับสัดส่วนของแต่ละงวดที่เสร็จแล้ว ช่องว่างคือสัญญาณเตือนล่วงหน้า ขณะที่ยังมีเวลาลงมือแก้
เปลี่ยนค่าบริการคงที่เป็นงบชั่วโมงอย่างไร?
การเปลี่ยนค่าบริการคงที่เป็นงบชั่วโมง ให้นำค่าบริการ หักต้นทุนภายนอกถ้ามี มาหารด้วยอัตราค่าบริการที่เรียกเก็บโดยเฉลี่ยของคุณ แล้วกันชั่วโมงส่วนหนึ่งไว้ นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น สตูดิโอออกแบบตกลงค่าบริการคงที่ €24,000 โดยไม่มีต้นทุนภายนอก และทีมมีอัตราเฉลี่ย €80 ต่อชั่วโมง
€24,000 ÷ €80 = 300 ชั่วโมง สตูดิโอกันไว้ 10% คือ 30 ชั่วโมง เป็นเงินสำรองสำหรับเหตุไม่คาดคิด และแบ่งที่เหลืออีก 270
| งวด | ชั่วโมงตามงบ |
|---|---|
| แนวคิด | 60 |
| พัฒนาแบบ | 80 |
| แบบก่อสร้าง | 90 |
| หน้างานและส่งมอบ | 40 |
| จัดสรรแล้ว | 270 |
| เงินสำรอง | 30 |
| รวม | 300 |
อัตราค่าบริการที่เรียกเก็บมีส่วนต่างกำไรของคุณรวมอยู่แล้ว ดังนั้น 300 ชั่วโมงให้กำไรตามแผน ชั่วโมงที่ 301 เริ่มกินกำไร ถ้างวดของคุณเป็นไปตาม RIBA Plan of Work คู่มือค่าบริการตามงวด RIBAอธิบายการแบ่ง และวิธีเดียวกันใช้ได้กับเอเจนซี่การตลาดและที่ปรึกษาที่คิดราคาคงที่
ควรเทียบอะไรทุกสัปดาห์?
เทียบชั่วโมงที่ใช้ไปกับสัดส่วนของแต่ละงวดที่เสร็จจริง ชั่วโมงที่ใช้ไปอย่างเดียวบอกว่าคุณใช้ไปเท่าไร แต่ไม่ได้บอกเลยว่าคุณไปได้ไกลแค่ไหน
นี่คือโปรเจกต์สมมติเดิมในสัปดาห์ที่ 10
| งวด | งบ | จริง | % ที่เสร็จ | ชั่วโมงที่ได้รับ | ผลต่าง |
|---|---|---|---|---|---|
| แนวคิด | 60 | 68 | 100% | 60 | −8 |
| พัฒนาแบบ | 80 | 74 | 75% | 60 | −14 |
| แบบก่อสร้าง | 90 | 12 | 10% | 9 | −3 |
| หน้างานและส่งมอบ | 40 | 0 | 0% | 0 | 0 |
| รวม | 270 | 154 | 129 | −25 |
ชั่วโมงที่ได้รับ (earned hours) คืองบคูณเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จ ผลต่างคือชั่วโมงที่ได้รับลบชั่วโมงจริง ตัวเลขติดลบจึงหมายถึงใช้มากกว่าที่ความคืบหน้าสมควร
พัฒนาแบบคือแถวที่ทำให้เข้าใจผิด ที่ 74 จาก 80 ชั่วโมง ดูเหมือนต่ำกว่างบ 6 ชั่วโมง แต่เสร็จเพียง 75% จริงๆ แล้วล่าช้า 14 ชั่วโมง ให้ถามคนที่ดูแลงวดนั้นว่าเสร็จกี่เปอร์เซ็นต์ และให้ประเมินจากสิ่งที่เหลือต้องทำ เพราะชั่วโมงที่ใช้ไปทำให้ภาพดูดีเกินจริง
คาดการณ์ว่าโปรเจกต์จะจบที่เท่าไรได้อย่างไร?
คาดการณ์จุดจบได้สองวิธี และความจริงมักอยู่ระหว่างกลาง
| การคาดการณ์ | สมมติว่า | การคำนวณ | ชั่วโมงเมื่อจบ |
|---|---|---|---|
| กรณีดีที่สุด | ทุกอย่างจากนี้ไปเป็นไปตามงบ | 154 + (270 − 129) | 295 |
| ตามแนวโน้มปัจจุบัน | อัตราการใช้เกินยังเท่าเดิม | 270 × 154 ÷ 129 | 322 |
กรณีดีที่สุดอยู่ในกรอบ 300 ชั่วโมง และเหลือเงินสำรอง 5 ชั่วโมง ส่วนแนวโน้มเกินค่าบริการทั้งก้อนไป 22 ชั่วโมง ที่ €80 ต่อชั่วโมงคือเวลามูลค่า €1,760 ที่ไม่มีใครจ่าย สัปดาห์ที่ 10 คือช่วงที่ยังคุ้มที่จะรู้ เพราะยังเหลืองานตามงบอีก 141 ชั่วโมง
ทำอย่างไรเมื่อชั่วโมงจริงเดินนำงบ?
หาสาเหตุก่อน เพราะแต่ละสาเหตุมีคำตอบต่างกัน
| สาเหตุ | ต้องทำอะไร |
|---|---|
| ลูกค้าเปลี่ยนโจทย์ | ตกลงค่าบริการเพิ่มก่อนทำงาน ดูบริการเพิ่มเติม |
| ขอแก้เพิ่มอีกหลายรอบ | ชี้ไปที่จำนวนรอบในข้อเสนอของคุณ และเรียกเก็บเพิ่มถ้าข้อตกลงอนุญาต |
| การแก้งานซ้ำของคุณเอง | รับไว้เอง บันทึก และแก้ที่สาเหตุ |
| คนอาวุโสทำงานของรุ่นน้อง | มอบงานลงไป เพราะชั่วโมงเท่ากันมีต้นทุนสูงกว่าในระดับอาวุโส |
| ประเมินผิด | รับไว้เอง และแก้ตัวเลขสำหรับข้อเสนอครั้งต่อไป |
สำหรับการเปลี่ยนที่ลูกค้าเป็นต้นเหตุ ส่งอีเมลก่อนเริ่มงาน
การเปลี่ยนผังที่คุณขอเมื่อวันที่ 12 มีนาคมอยู่นอกโจทย์ที่ตกลงกัน ใช้เวลาประมาณ 16 ชั่วโมง ที่ €80 ต่อชั่วโมงเป็น €1,280 บวก VAT ยืนยันทางอีเมล แล้วเราจะเพิ่มเป็นงวดแยก
ควรทำอะไรเมื่อโปรเจกต์จบ?
เมื่อโปรเจกต์จบ ให้เขียนชั่วโมงสุดท้ายของแต่ละงวดไว้ข้างงบ และเก็บตารางนั้น หลังจากไม่กี่โปรเจกต์ คุณจะมีสิ่งที่ดีกว่ากฎประสบการณ์ใดๆ คือรู้ว่างวดแนวคิดของคุณใช้ 70 ชั่วโมง ไม่ใช่ 60
ตัวเลขเหล่านั้นทำให้การเสนอค่าบริการคงที่ครั้งต่อไปปลอดภัย คู่มือค่าบริการเหมากับรายชั่วโมงและการเขียนข้อเสนอค่าบริการจากชั่วโมงที่ผ่านมาของคุณเองต่อจากตรงนี้
ติดตามโปรเจกต์ราคาคงที่ใน ERPFlow อย่างไร?
ERPFlow ไม่มีงบของโปรเจกต์ อัตรา การคิดต้นทุนต่อโปรเจกต์ หรือกำไร จึงแสดงผลต่างหรือเตือนการใช้เกินไม่ได้ ตอนนี้ ERPFlow ไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้
สิ่งที่ทำได้ในวันนี้
- โปรเจกต์: บอร์ดโปรเจกต์หนึ่งบอร์ดต่องาน เชื่อมกับลูกค้า หนึ่งการ์ดต่องวด ใส่งบไว้ในชื่อ เช่น “แนวคิด (งบ 60 ชม.)”
- ชั่วโมง: พิมพ์ลงใน เวลาที่ใช้ ของแต่ละการ์ด รายการบอร์ดแสดงยอดรวมของโปรเจกต์ ไม่แยกตามคน และเวลาไม่มีวันที่
- การเปรียบเทียบ: เก็บตารางผลต่างไว้ในสเปรดชีตการส่งออก CSVของการ์ดให้ เวลาที่ใช้ ของแต่ละการ์ดเป็นนาทีเต็มพร้อมชื่อโปรเจกต์ จึงไม่ต้องพิมพ์ใหม่
- ค่าบริการ: ใส่ค่าบริการคงที่ในใบเสนอราคา แล้วแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ทุกงวด การแปลงทุกครั้งสร้างฉบับร่างใหม่ของทั้งใบเสนอราคา ซึ่งคุณแก้ลดเหลือส่วนของงวดนั้น เชื่อมใบแจ้งหนี้กับโปรเจกต์ใต้ เอกสารที่เชื่อมโยง