최종 업데이트 2026년 11월 6일
회계사를 위한 청구 시간 관리 워크플로는 업무마다 요금 방식을 정하고, 고객과 작업별로 매일 시간을 기록하고, 매월 기록을 마감하고, 시간과 요금을 비교 검토한 뒤, 다음 기간이 열리기 전에 청구하거나 감액하는 순서로 진행됩니다. 고정 요금 업무도 기록하세요. 그 기록이 어떤 요금이 수지가 맞지 않는지 알려 줍니다.
회계사는 왜 고정 요금 업무의 시간도 기록해야 하나요?
고정 요금 업무의 시간을 기록하면 각 요금이 실제로 시간당 얼마를 버는지 알 수 있습니다. 고객에게는 보이지 않고 송장도 바뀌지 않습니다. 나를 위한 기록입니다.
같은 월 요금을 내는 두 고객이라도 드는 시간은 크게 다를 수 있으며, 대개 장부 상태 때문입니다. 송장만 봐서는 어느 쪽인지 알 수 없습니다. 이런 요금의 가격을 처음에 어떻게 정하는지는 고정 요금 회계 가이드에서 다룹니다. 이 글은 그 요금이 맞는지 보여 주는 루틴을 다룹니다.
회계사는 무엇을 기준으로 시간을 기록해야 하나요?
고객, 서비스, 기간을 기준으로 시간을 기록하세요. 그래야 나중에 그 수치를 해당 요금과 비교할 수 있습니다. 짧은 코드 목록이면 충분합니다.
| 코드 | 대상 | 통상적인 요금 방식 |
|---|---|---|
| BK | 월별 장부 정리 | 월 고정 |
| VAT | VAT 신고서 작성 및 제출 | 신고 1건당 고정 |
| PAY | 급여 처리 | 회차당 또는 인원당 고정 |
| YE | 결산 서류 작성 | 연 고정 |
| TAX | 세금 신고 | 연 고정 |
| QRY | 일상 문의, 장부 자료 독촉 | 요금에 포함, 그래도 기록 |
| ADV | 요금 범위 밖의 자문 | 시간제 |
그러면 기록은 "고객 A, VAT, 2026년 1분기, 1.5시간, 매입 원장 대사"와 같이 읽힙니다. QRY는 노력한 보람이 있는 코드입니다. 독촉에 가장 많은 비용이 드는 고객을 가려 주기 때문입니다.
월별 워크플로, 단계별로
- 매일: 각자 고객, 코드, 기간별로 시간을 기록합니다. 짧은 통화도 포함하세요. 열 구성은 시간 기록 가이드에 있습니다.
- 매주 금요일: 한 주의 기억이 남아 있을 때 빈틈을 채웁니다.
- 첫 영업일: 지난달을 마감합니다. 이후의 기록은 검토자의 동의가 필요합니다.
- 영업일 3일까지: 검토자가 시간과 요금을 비교하고 범위 밖의 업무를 표시합니다. 표시된 건마다 청구할지, 감수할지, 고객에게 이야기할지 정합니다.
- 영업일 5일까지: 그달의 송장을 발행합니다. 고정 요금, 시간제 자문, 합의한 추가 업무입니다.
- 같은 날: 발생했지만 아직 청구하지 않은 금액으로 WIP 보고서를 갱신합니다.
- 분기마다: 고객별 요금을 최근 12개월의 시간과 비교해 검토합니다.
날짜는 제안일 뿐입니다. 중요한 것은 청구 전에 검토가 이루어지고, 수치가 더 움직이지 않도록 정해진 날짜에 월이 마감된다는 점입니다.
범위 밖 업무가 새는 것은 어떻게 막나요?
범위 밖 업무가 새는 이유는 고객이 간단한 질문을 하는데 아무도 업무 위임 계약서를 확인하지 않기 때문입니다. 이를 막으려면 요금에 무엇이 포함되는지 적은 계약서와, 일을 시작하기 전에 보내는 이메일이 필요합니다. 계약서는 업무 위임 계약서의 수수료 항목에서 다룹니다.
이 작업은 장부 정리와 VAT 신고서 작성을 포함하는 월 요금 범위 밖입니다. 시간당 €85로 약 3시간, 즉 VAT 별도 €255로 예상합니다. 진행할까요?
짧은 이메일이며, 먼저 물어보는 데 반대하는 고객은 드뭅니다. 고객이 싫어하는 것은 송장에서 맞닥뜨리는 뜻밖의 금액입니다. 답장은 시간 기록과 함께 보관하세요.
계산 예시: 고정 요금은 시간당 얼마를 버나요?
가상의 예시입니다. 한 소규모 사무소가 청구 단가 계산법으로 구한 시간당 €75 이상을 고정 요금 업무에서 벌고 싶어 합니다.
| 고객 | 월 요금 | 이번 달 시간 | 시간당 요금 | €75 대비 |
|---|---|---|---|---|
| A | €450 | 5.5 | €81.82 | +€6.82 |
| B | €300 | 6.0 | €50.00 | −€25.00 |
| C | €900 | 10.0 | €90.00 | +€15.00 |
| 세 고객 합계 | €1,650 | 21.5 | €76.74 | +€1.74 |
합계는 괜찮아 보이며, 그래서 고객 B가 가려집니다. 월 6시간이 든다면 고객 B는 요금이 €450(6 × €75)이어야 하거나, 업무를 4시간(€300 ÷ €75)으로 줄여야 합니다.
회계에서는 한 달만으로는 증명되는 것이 적습니다. 결산과 VAT 분기가 특정 달에 시간을 몰아넣기 때문입니다. 누군가와 이야기하기 전에 요금을 최근 12개월의 시간과 비교하세요. QRY 시간이 원인이라면 요금을 건드리지 않고 장부 자료를 제때 보내 달라는 대화만으로 해결될 수도 있습니다.
청구할 수 없는 시간은 어떻게 하나요?
청구하지 않기로 한 시간제 시간은 청구액 감액이고, 회수할 수 없는 송장은 대손 처리입니다. 각각을 기록하는 방법은 청구액 감액과 대손 처리에서 다룹니다.
고정 요금의 초과 시간은 둘 중 어느 쪽도 아닙니다. 그 시간에 대해서는 처음부터 청구할 것이 없었으므로 요금 검토에 들어갈 뿐입니다. 기록에서 슬쩍 지우고 싶은 마음을 참으세요. 요금 갱신 시기가 오면 필요한 증거가 바로 그 기록입니다.
ERPFlow에서 이 워크플로 운영하기
ERPFlow에는 현재 타이머나 근무 시간표가 없으며, 카드의 시간이 송장 항목이 되지도 않습니다. 추적한 시간을 송장으로 전환하는 것을 포함한 시간 추적은 준비 중입니다. ERPFlow는 고객의 장부가 아니라 사무소 운영을 위한 도구이며 원장이 아닙니다. 현재 워크플로가 맞는 방식은 다음과 같습니다.
- 업무와 마감일: 고객마다 프로젝트 보드를 하나 만들어 고객 레코드에 연결하고, 작업과 기간마다 카드를 둡니다. 예를 들면 "VAT 신고, 2026년 1분기"입니다. 카드마다 마감일과 담당자가 있습니다. 고객 연결은 보드에 있으므로 고객당 보드를 하나 두면 고객별 시간 합계를 얻습니다.
- 시간: 각 카드의 소요 시간에 직접 입력하며 합계는 보드별, 고객별로 집계됩니다. 작업 코드도 담당자별 보고서도 없습니다. 시간에는 날짜도 없으므로 3월과 4월을 구분하는 것은 기간마다 카드를 두는 방식입니다.
- 고정 요금: 정기 송장이 월 또는 3개월마다 같은 일정으로 발행되며, 실행 한 번에 고객당 송장 한 장이 이메일로 발송되거나 초안으로 남습니다. 청구만 하고 대금을 수금하지는 않습니다.
- 시간제 자문: 시간당 가격이 설정된 서비스를 일반 송장에 넣고, 시간은 수량으로 입력합니다.
- 검토: 고객의 분석 탭에는 매출이, 프로젝트 탭에는 시간이 표시됩니다. 한쪽을 다른 쪽으로 나누는 계산은 직접 해야 합니다. ERPFlow에는 단가, 예산, 고객별 원가나 마진이 없고 WIP 보고서도 없기 때문입니다.