Kuidas kliendile arvet koostada (samm-sammult)

Kliendile arve koostamiseks lepi kokku hind ja maksetingimused, seejärel väljasta dokument, millel on kordumatu number, mõlema poole andmed, väljastamise kuupäev, töö kirjeldus, summad ja käibemaks, maksetähtaeg ning makseviis. Saada see PDF-ina sellele, kes arveid tasub, ja jälgi seda, kuni see on makstud.

Arvel on kaks ülesannet. See nõuab raha ja käibemaksukohustuslase puhul on see ka maksudokument, mille alusel sinu klient võib käibemaksu tagasi nõuda. Maksuülesanne määrab, mis arvel peab olema. Raha kättesaamise eest vastutad sina, sest käibemaksureeglid ei nõua maksetähtaega ega pangarekvisiite.

Mida peab arve sisaldama?

ELi käibemaksuarve peab sisaldama käibemaksudirektiivi artiklis 226 loetletud andmeid. Siin on need järjekorras, milles sa neid täidad, koos punkti numbri ja iga välja tüüpilise veaga.

See loetelu on see, mida käibemaksuseadus nõuab. Maksetähtaega ja sinu makserekvisiite selles ei ole ning sa vajad neid ikkagi. Arve ilma nendeta võib olla täiesti kehtiv ja ikkagi tasumata jääda.

Mõnel juhul loetelu muutub:

• Ühendkuningriigis annab HMRC käibemaksujuhend punktis 16.3.1 väga sarnase loetelu ning nõuab ka tarnekuupäeva (tax point).
• Kui sa ei ole käibemaksukohustuslane, siis sa käibemaksu ei arvesta ega käibemaksuarvet ei väljasta. GOV.UK loetelu tavaliste arvete kohta nõuab siiski kordumatut numbrit, mõlema poole andmeid, selget kirjeldust, tarnekuupäeva, arve kuupäeva ja summasid.
• Väikeste summade puhul peavad ELi riigid lubama lihtsustatud arve kuni 100 euroni (artikkel 220a, mõne piiriülese müügi erandiga). Ühendkuningriik lubab seda kuni 250 naelani, kui klient on nõus (HMRC juhendi punkt 16.6.1).
• Sinu riik võib nõuda rohkem. Artikkel 226 käsitleb ainult käibemaksu. Äri- või maksuõigus võib lisada andmeid, näiteks registrikoodi, nii et küsi raamatupidajalt üks kord ja pane vastus oma malli sisse.

Iga välja selgitab põhjalikumalt käibemaksuarve malli väljade juhend.

Kuidas kliendile arvet koostada, samm-sammult

1. Lepi esmalt kokku hind ja tingimused. Pane töö maht, hind ja maksetähtaeg pakkumisse või e-kirja, millele klient on vastanud. Arve on halb koht, kus klient hinda teada saab.
2. Kogu arveldusandmed enne, kui neid vaja on. Sul on vaja juriidilist nime, arveaadressi, KMKR numbrit (kui see on olemas), ostutellimuse numbrit ja aadressi, kuhu arved saata. Inimene, kes sind tööle võttis, neid tihti ei tea, nii et palu tal need välja uurida.
3. Vali arveldamise hetk. See võib olla töö lõpus, ettemaksu puhul, etappide kaupa või iga kuu. Allpool olev tabel aitab valida.
4. Kirjuta read nii, et võõras inimene saab need kinnitada. Raamatupidaja, kes sind pole kunagi näinud, kinnitab rea „Poefassaadi silt, 2,4 m, paigaldatud 10. aprillil“. Rea „Reklaam“ kohta esitab ta küsimuse.
5. Arvuta iga rea maks. Kodumaisele müügile kehtib tavaliselt sinu riigi määr. Kõige jaoks, mis ületab riigipiiri, loe enne läbi kuidas esitada arvet ELi klientidele või kuidas esitada arvet rahvusvahelistele klientidele.
6. Pane paika kuupäevad. Väljastamise kuupäev on täna. Märgi maksetähtaeg konkreetse kuupäevana, arvutatud sinu maksetingimustest, sest „28. aprill 2026“ jätab vähem ruumi vaidlusteks kui „14 päeva“.
7. Ütle, kuidas maksta. Märgi konto omaniku nimi, IBAN ja BIC ning palu viitenumbriks märkida arve number, et saaksid raha laekudes kokku viia.
8. Väljasta arve ja ära seda enam muuda. Väljastamisel saab arve numbri ja muutub lõplikuks. Hiljem leitud viga parandatakse kreeditarvega või arve tühistatakse ja väljastatakse uuesti, mitte ei muudeta seda vaikselt.
9. Saada see õigesse postkasti. Saada PDF raamatupidamise aadressile ja kopeeri oma kontaktile, lisades lühikese e-kirja, mis nimetab numbri, summa ja maksetähtaja esimestes ridades. Kontrolli, kas PDF piisab, sest mõnes riigis on nüüd nõutud struktureeritud e-arved. Belgias on see käibemaksukohustuslaste vahel nii alates 1. jaanuarist 2026.
10. Registreeri makse või nõua see sisse. Pane tähtaeg kirja. Kui raha pole järgmiseks päevaks laekunud, alusta oma meeldetuletuste jada.

Täielik arve, samm-sammult läbi

Siin on väljamõeldud näide: silditegija esitab kohvikule arve uue poefassaadi sildi eest, illustratsiooniks 20% käibemaksuga.

Kolm valikut sellel arvel on teadlikud. Tarnekuupäev on märgitud, sest see erineb väljastamise kuupäevast. Kui esitad arve töö valmimise päeval, täidab üks kuupäev mõlemat ülesannet. Kujundustöö juures on tunnid ja hind, sest HMRC peab tunnihinda teenuse ühikuhinnaks (punkt 16.3.2), samas kui silt on üks ese täishinnaga. Ja kliendi tellimuse number on seal, sest mõni raamatupidamine ei maksa ilma selleta.

Millal arve saata?

Arve tuleks saata niipea, kui kokkulepitud arveldamise hetk on käes, sest maksetähtaeg loetakse tavaliselt arve kuupäevast või arve kättesaamisest.

Käibemaksureeglid seavad ülempiiri. Ühendkuningriigis tuleb käibemaksuarve tavaliselt väljastada 30 päeva jooksul tarnekuupäevast (HMRC juhendi punkt 16.2.3). ELis tuleb pöördmaksustamisega piiriülesed teenused arvele kanda järgneva kuu 15. päevaks (artikkel 222) ja iga riik võib seada piirangud muudele tarnetele.

Mis juhtub, kui arvel ei ole kokkulepitud maksetähtaega?

Arve, millel pole kokkulepitud maksekuupäeva, loetakse hilinenuks 30 päeva pärast seda, kui klient on selle kätte saanud, või 30 päeva pärast kauba tarnimist, kui see oli hiljem. See kehtib äriklientidele ELis (hilinenud maksete direktiivi artikkel 3) ja Ühendkuningriigis (GOV.UK).

Seega, kui tahad 14 päeva, lepi need kokku enne alustamist. Kui tähtaeg on alles arvele esimest korda kirjutatud, on see nõrgem kui tähtaeg pakkumises, mille klient vastu võttis. Äriettevõtete vahel kokkulepitud tähtaeg võib olla kuni 60 päeva ja pikem ainult siis, kui see on sõnaselgelt kokku lepitud ja õiglane.

Miks arveid tagasi saadetakse?

Arveid saadetakse tavaliselt tagasi, sest raamatupidamine ei saa neid kokku viia millegagi, mis on juba heaks kiidetud. Need tasub üle kontrollida enne, kui vajutad saatmisele:

• Vale juriidiline isik. Leping on holdinguga, aga arvel on pood.
• Ostutellimuse number puudub, kui kliendi süsteem arvet ilma selleta vastu ei võta.
• Kirjeldus, mida keegi ei saa kinnitada. Maksja ei olnud koosolekul.
• Kogusumma, mis erineb pakkumisest, ilma reata, mis seda selgitaks.
• Puuduv või vale KMKR number, mis võib takistada kliendil käibemaksu tagasi nõuda.
• Vale postkast. Sinu kontaktisik on puhkusel ja arve on temaga puhkusel.

Kliendile arve koostamine ERPFlow's

ERPFlow's algab arve mustandina kliendikaardi juures. Sa lisad read ja valid teenuse või toote, mis täidab kirjelduse ja hinna, soovi korral soodustusega ja maksumääraga igal real. Maksetähtaeg algab 14 päeva pärast väljastamise kuupäeva ja seda saab muuta. Sinu juriidiline nimi, KMKR number, aadress ja pangarekvisiidid tulevad menüüst Seaded > Ettevõtte info.

Väljasta annab arvele numbri, näiteks INV-2026-0042, ja muudab selle lõplikuks. Saada e-postiga edastab PDF-i mis tahes 19 keeles ja registreerib saatmise. Pärast seda jälgib Registreeri makse täis- või osamakseid, filter Tähtaeg möödas näitab hilinenuid ja Saada maksemeeldetuletus saadab meeldetuletuse e-kirjaga, ühe arve kaupa.

Mõned piirangud tasub teada. ERPFlow'l ei ole eraldi tarnekuupäeva välja, nii et kui see kuupäev erineb väljastamise kuupäevast, kirjuta see rea kirjeldusse või Märkmetesse. Kaardimakset internetis ei ole. See ei kontrolli KMKR numbreid VIES-is ega vali määra kliendi riigi järgi. E-arved eksporditakse Peppol BIS Billing 3.0 XML-ina, et anda need edasi oma e-arve operaatorile, ning ERPFlow ise ei saada neid Peppoli võrgu kaudu.