Viimati uuendatud 6. november 2026
Pakkumise arveks teisendamiseks oota, kuni klient on selle vastu võtnud, kopeeri kokkulepitud read ja hinnad uude arvesse, lisa andmed, mis on ainult arvel (oma number, väljastamise kuupäev ja maksetähtaeg), ning saada see ära. Arveldustarkvara kopeerib sinu eest, nii et need kaks dokumenti ei saa üksteisele vastu rääkida.
Pakkumine on pakkumus. Arve on maksenõue ja enamikus riikides ka maksudokument. Suurem osa allpool olevast tuleneb sellest erinevusest.
Mis pakkumise ja arve vahel muutub?
Read ja hinnad kanduvad üle. Peaaegu kõik nende ümber muutub.
| Pakkumine | Arve | |
|---|---|---|
| Eesmärk | Pakub hinda | Nõuab makset |
| Number | Pakkumiste järjestusest | Uus number arvete järjestusest |
| Oluline kuupäev | Kehtib kuni | Maksetähtaeg |
| Kliendi andmed | Kontaktisiku nimi võib piisata | Täielik juriidiline nimi ja aadress, vajaduse korral KMKR number |
| Kas seda saab muuta? | Jah, kuni vastuvõtmiseni | Ei. Saadetud arvet parandatakse, mitte ei muudeta |
| Maksumõju | Puudub | Tekitab tavaliselt käibemaksukohustuse |
Kliendi andmed on rida, mille inimesed kahe silma vahele jätavad. Pakkumise võib saata „Maria, Bloom Studio“. Arvel peab olema juriidiline isik ja raamatupidamine saadab selle tagasi, kui see puudub.
Millal pakkumine teisendada?
Teisenda siis, kui kokkulepitud arveldamise hetk on käes. See ei ole alati hetk, mil klient ütleb jah.
- Väikesed kiired tööd: esita kogu summa arve, kui töö on tehtud.
- Suuremad tööd: esita ettemaksuarve vastuvõtmisel ja jääk valmimisel.
- Pikad projektid: esita arve kokkulepitud etappidel. Meie juhend etapiviisilise arveldamise kohta käib läbi, kuidas need paika panna.
Kumba iganes sa ka ei kasuta, kirjuta etapid pakkumisele endale. Ettemaksuarvet on palju lihtsam saata, kui klient on juba näinud „30% vastuvõtmisel“ oma allkirja kohal.
Kuidas pakkumist samm-sammult arveks teisendada
- Kinnita vastuvõtmine. Hoia allkirjastatud koopiat või e-kirja, mis ütleb jah.
- Kontrolli, kas pakkumine kehtib veel. Kui see on aegunud, kinnita hind enne arveldamist.
- Kopeeri read. Kasuta oma tarkvara teisendustegevust, mitte ära trüki uuesti.
- Täida kliendi andmed. Juriidiline nimi, arveaadress ja KMKR number, kui see on olemas.
- Lisa tema viide. Küsi, kas arvel on vaja ostutellimuse numbrit. Paljud suuremad kliendid ei saa ilma selleta maksta.
- Pane paika kuupäevad. Kasuta väljastamise kuupäevaks tänast kuupäeva ja maksetähtajaks kokkulepitud maksetingimusi.
- Kontrolli maksumäära. Käibemaks järgib üldiselt määra, mis kehtib töö tarnimise, mitte pakkumise tegemise ajal, nii et enne määra muutust pakutud töö võib vajada uut määra.
- Väljasta ja saada. See samm annab arvele selle numbri ja muudab selle lõplikuks.
Täielik näide: üks pakkumine, kaks arvet
Siin on väljamõeldud näide. Renoveerimisfirma pakub 4 800 € pluss 20% käibemaks, 30% tasuda vastuvõtmisel ja jääk valmimisel.
| Dokument | Neto | Käibemaks (20%) | Kokku |
|---|---|---|---|
| Pakkumine QUO-2026-0042 | 4 800 € | 960 € | 5 760 € |
| Arve 1: ettemaks, 30% | 1 440 € | 288 € | 1 728 € |
| Arve 2: jääk, 70% | 3 360 € | 672 € | 4 032 € |
| Arved kokku | 4 800 € | 960 € | 5 760 € |
Kontrolli seda viimast rida iga kord. Kui arved ei anna pakkumisega kokku sama summat, on kas rida kahe silma vahele jäänud või töö muutunud ja paberid seda veel ei näita. Kuidas käibemaks ettemaksule kehtib, sõltub riigist ning juhend ettemaksu- ja lõppmaksuarvete kohta käib selle läbi.
Mis siis, kui töö muutus pärast pakkumise vastuvõtmist?
Jäta vastuvõetud pakkumine rahule ja lisa muudatus arvele eraldi reana. Pealkirjasta see nii, et keegi ei pea küsima, näiteks „Lisa: koridori ümberjuhtmestamine, kokku lepitud e-kirjaga 14. märtsil“.
Kui muudatus on suur, saada lisatöö kohta lühike uus pakkumine ja teisenda ka see. See võtab paar minutit ning tähendab, et klient kiitis lisakulu heaks enne, kui nägi seda arvel.
Vead, mis panevad arveid tagasi saatma
- Uuesti trükitud hind. Üks number valesti ja kliendi raamatupidamine peatab makse.
- Ostutellimuse number puudub, kui klient seda vajab.
- Kontaktisiku nimi ettevõtte nime asemel.
- Aegunud pakkumine arveldatud vana hinnaga, kui sinu kulud või nende maht on muutunud.
- Pakkumise muutmine pärast vastuvõtmist. Siis ei saa sa enam näidata, milles kokku lepiti.
Pakkumise arveks teisendamine ERPFlow's
ERPFlow's ava pakkumine, vali Teisenda arveks ja klient ning read kopeeritakse uude mustandarvesse. Mustandi kuupäev on tänane ja maksetähtaeg tuleb pakkumise maksetingimuse järgi. Pakkumine jääb sellisena, nagu ta oli, ja need kaks dokumenti on seotud, nii et kumbki näitab teist jaotises Seotud dokumendid.
- Etappidena arveldamiseks teisenda iga etapi jaoks üks kord. Iga teisendus teeb kogu pakkumisest uue mustandi, mille redigeerid enne väljastamist selle etapi osaks.
- Kui pakkumine läks müügivihjele, palub ERPFlow sul müügivihje enne kliendiks teha, seejärel teeb teisenduse samas sammus.
- Kui täidad enne arveldamist, teisenda pakkumine tellimuseks ja tellimus arveks. Tellimused on tasulistel plaanidel.
- Kui väljastad mustandi, saab see numbri, näiteks
INV-2026-0042, ja muutub lõplikuks.
Kliendid ei saa ERPFlow's pakkumist internetis vastu võtta ega elektrooniliselt allkirjastada. Märgid pakkumise ise vastuvõetuks ja saad sellele lisada allkirjastatud koopia.