Kuidas arveid nummerdada

Nummerda arved ühes järjestuses, mis ainult kasvab, ära kasuta kunagi numbrit uuesti ja anna number arvele selles hetkes, kui selle väljastad. Vorming nagu INV-2026-0042, kus on eesliide, aasta ja loendur, sobib peaaegu kõikjal. ELi ja Ühendkuningriigi käibemaksureeglid nõuavad järjestikust numbrit, mis iga arve üheselt tuvastab.

Mida reeglid arve numbrite kohta tegelikult ütlevad?

Arve numbrite reeglid nõuavad vähem, kui enamik inimesi arvab. ELi käibemaksudirektiivi artikli 226 punkt 2 nõuab „järjestikust numbrit, mis põhineb ühel või mitmel seerial ja mis arve üheselt tuvastab“. HMRC käibemaksujuhend kasutab punktis 16.3.1 peaaegu samu sõnu. Kui sa ei ole käibemaksukohustuslane, nõuab GOV.UK siiski kordumatut tunnusnumbrit.

Kumbki tekst ei määra vormingut ega algust ega ütle midagi tähtede ega aasta kohta. „Üks või mitu seeriat“ tähendab, et põhimõtteliselt on eraldi jooksud lubatud.

See, kas „järjestikune“ tähendab ka „ilma aukudeta“, sõltub asukohast. Prantsusmaa maksujuhend nõuab numbrit, mis põhineb kronoloogilisel ja katkematul järjestusel, ning lubab eraldi seeriaid ainult siis, kui töökorraldus neid õigustab. Saksamaal otsustas maksukohus 2017. aastal, et augud üksi ei andnud maksuametile õigust lisatulu hinnata. Ehita range standardi järgi: ilma aukudeta ja kirjaliku põhjusega, kui auk tekib.

Millist arve numbri vormingut kasutada?

Enamiku väikeettevõtete jaoks on parim arve numbri vorming eesliide, aasta ja neljakohaline loendur, sest see sorteerub korrektselt, on aastate üleselt kordumatu ja eristab arveid sinu muudest dokumentidest.

Kliendikoodiga numbrid on populaarne viga. Need näevad korrastatud välja ja muudavad ühe järjestuse kümneteks. Kui klient tahab arvele oma viidet, pane see eraldi väljale, näiteks ostutellimuse numbrina.

Kas arvete numbrid peaksid iga aasta algama otsast peale?

Arvete numbrid võivad igal aastal otsast peale alata, kui aasta on numbri osa, nii et INV-2026-0001 ja INV-2027-0001 jäävad eristatavaks. Lihtne loendur ei saa otsast peale alata, sest teine arve 0001 rikub reeglit, et iga number tuvastab ühe arve.

Aastapõhine nummerdus teeb ka aasta arvete lugemise lihtsaks. Kui sinu 2026. aasta viimane arve on INV-2026-0214, peaksid suutma sellest aastast esitada 214 dokumenti, tühistatud arved kaasa arvatud.

Millise numbri peaks sinu esimene arve saama?

Sinu esimesel arvel võib olla mis tahes number, sest ELi ja Ühendkuningriigi käibemaksureeglid ei määra algust. Alustamine numbrist 1001 on korras, kui sa ei taha oma esimesele kliendile öelda, et ta on esimene. Oluline on, et järjestus kulgeb sealt edasi ja et sinu dokumentides on märge, kust see algas, et keegi ei otsiks arveid 1–1000.

Mis juhtub numbriga, kui arve tühistatakse?

Tühistatud arve säilitab oma numbri alatiseks ja asendus saab järgmise. See on reegel, mis inimesi vahele võtab, sest originaali parandamine tundub korrektsem.

Siin on väljamõeldud näide registrist, mis püsib puhas ka sassis nädala kaudu:

Igaüks, kes seda loeb, saab iga numbri eest aru anda, viga kaasa arvatud. See ongi järjestuse kogu mõte: see näitab, et sinu raamatupidamisest pole midagi välja jäetud.

Kuidas arvete järjestust aukude suhtes kontrollida?

Arvete järjestust saab aukude suhtes tabelis kontrollida umbes kahe minutiga. Ekspordi oma arvete nimekiri ja sorteeri see numbri järgi, numbrid veerus A. Seejärel:

1. Tõmba lahtris B2 välja loendur: =VALUE(RIGHT(A2,4)) ja kopeeri alla.
2. Võrdle lahtris C3 naabreid: =B3-B2 ja kopeeri alla.
3. Filtreeri veerg C kõige järgi, mis ei ole 1.

Kahe tähendab ühte puuduvat numbrit, nulli tähendab duplikaati ja suur negatiivne arv märgib tavaliselt uut aastat. Käivita see aasta kaupa ja enne, kui annad midagi raamatupidajale, et saaksid iga augu selgitada, kuni põhjus on veel meeles.

Nummerdusvead, mis hiljem aega maksavad

• Nummerdamine mustandi loomisel. Iga hüljatud mustand jätab siis augu. Anna number väljastamisel.
• Tühistatud numbri taaskasutamine parandatud arve jaoks. Kliendil on nüüd kaks erinevat dokumenti ühe numbriga.
• Ümbernummerdamine aasta lõpus, et augud sulgeda. See hävitab seose sellega, mis kliendil on, ja näeb halvem välja kui ükski auk.
• Tabeli loenduri jagamine. Kaks inimest, kes esitavad arveid samal hommikul, toodavad ennem või hiljem sama numbri.
• Järjestuse jagamine pakkumistega. Tagasi lükatud pakkumised jätavad auke. Anna pakkumistele ja arvetele eraldi jooksud.

Arvete nummerdamine ERPFlow's

ERPFlow nummerdab arved sinu eest kujul INV-YYYY-NNNN. Mustandil ei ole numbrit, see saab selle väljastamisel, nii et mustandi kustutamine ei jäta auku. Aasta tuleb väljastamise kuupäevast ja loendur algab igal aastal uuesti, organisatsiooni kaupa. Mustand, mis on tagasiulatuvalt eelmisse aastasse kuupäevastatud, saab eelmise aasta jooksu järgmise numbri. Tühistatud arve säilitab oma numbri ja selle PDF-ile trükitakse tempel VOID. Parandus, mis tehakse käsuga Dubleeri, on uus mustand, mis saab uue numbri.

Eesliidet saad muuta menüüs Seaded > Ettevõtte info. See mõjutab ainult tulevasi arveid ja loendur jätkub. Pakkumised ja tellimused kasutavad oma loendureid, kujul QUO- ja ORD-.

ERPFlow hoiab organisatsiooni kohta ühte arvete seeriat, seega filiaalide kaupa eraldi jookse ei ole ja oma algusnumbri jaoks seadet ei ole. CSV-impordiga toodud arved säilitavad failis olevad numbrid ning import ei liiguta loendurit, nii et kui impordid selle aasta arveid teisest süsteemist, määra uutele teine eesliide, et numbrid ei kordu.