Viimati uuendatud 6. november 2026
Üldine teave, mitte maksu- ega õigusnõu. Reeglid sõltuvad sinu riigist ja olukorrast, seega kontrolli kõike, millel on maksu- või õiguslik tagajärg, oma raamatupidajaga.
Arve e-kiri, mille alusel klient tegutseda saab, paneb kahte esimesse ritta neli fakti: arve numbri, summa, maksetähtaja ja makseviisi. Lisa arve PDF-ina, pane fail selgelt nime, saada see sellele, kes maksed kinnitab, ja kirjuta teemarida, mille leiab otsingust üles ka kuue nädala pärast.
Inimene, kes seda loeb, ei pruugi sinust kunagi kuulnud olla. Kirjuta talle, mitte kontaktile, kellega oled seni rääkinud.
Mida peaks arve e-kirja teemarida ütlema?
Arve e-kirja teemarida peaks ütlema sõna „arve“, numbri, sinu ettevõtte nime ja, kui ruumi on, summa ja maksetähtaja, sest seda hakkab keegi otsima, kui maksete jooks kätte jõuab.
| Nõrk | Parem | Miks |
|---|---|---|
| Arve | Arve INV-2026-0042, Harbour Signs: 2 304,00 € tähtaeg 28. aprill | Leitav ja vastab esimesele küsimusele avamata |
| Arve lisatud | Arve INV-2026-0042, PO 5518, Harbour Signs | Raamatupidamised sobitavad tihti tellimuse numbri järgi |
| Märts | Märtsi püsitasu: arve INV-2026-0061, Harbour Signs | Ainult „märts“ otsingus ei ilmu |
Tavalise arve e-kirja mall
Tavaline arve e-kiri sobib mis tahes rutiinse arve jaoks kliendile, kes sind juba tunneb. Vaheta sulgudes olevad andmed välja.
Teema: Arve [number], [sinu ettevõte]: [summa] tähtaeg [maksetähtaeg]
Tere [nimi],
Lisatud on arve [number] [mille kohta]. Kogusumma on [summa] koos käibemaksuga, tasuda [maksetähtaeg] jooksul.
Palun maksa pangaülekandega saajale [konto omaniku nimi], IBAN [IBAN], viitenumbriks [number].
Kui miski ei vasta sellele, mida ootasid, vasta sellele kirjale ja ma lahendan selle.
Aitäh, [sinu nimi]
Päringule kutsuv rida on olulisem, kui see paistab. Probleem, mis tõstatatakse täna, maksab sulle ühe päeva. Sama probleem, mis tõstatatakse maksetähtaja päeval, maksab sulle kogu maksetähtaja ja sa alustad otsast peale.
Esimese arve e-kiri uuele kliendile
Esimese arve e-kiri peaks kinnitama ka paberimajanduse, sest just siis tuleb välja vale aadress või puuduv tarnijakirje.
Teema: Esimene arve, [sinu ettevõte]: [number], [summa] tähtaeg [maksetähtaeg]
Tere [nimi],
Siin on meie esimene arve [number] [mille kohta]: [summa] koos käibemaksuga, tasuda [maksetähtaeg] jooksul. Maksedetailid on PDF-il.
Kas saaksid kinnitada kaks asja? Et see on õige aadress arvete jaoks ja et selle maksmiseks ei ole vaja midagi muud, näiteks ostutellimuse numbrit või tarnijavormi. Kui see peaks minema kellelegi teisele, anna teada, kellele, ja saadan selle otse edasi.
Aitäh, [sinu nimi]
E-kiri raamatupidamise postkasti koos ostutellimusega
E-kiri raamatupidamise postkasti peaks algama ostutellimuse numbriga, sest seda lugeja kokku viib ja ta ei tunne sinu kontakti projekti.
Teema: Arve [number], PO [tellimuse number], [sinu ettevõte], [summa]
Tere,
Lisatud on arve [number], esitatud ostutellimuse [tellimuse number] alusel, mille tegi [kontaktisiku nimi].
Summa: [summa] koos käibemaksuga. Maksetähtaeg: [maksetähtaeg]. Meie andmed ja pangakonto on arvel.
Anna teada, kui selle töötlemiseks on vaja midagi muud.
Lugupidamisega, [sinu nimi]
Pane oma kontakt koopiasse, et ta teaks, et arve jõudis kohale, ja saaks selle kinnitada. Kui klient palub arveid portaali kaudu, kasuta portaali, sest e-kirjaga saadetud koopiat võidakse lihtsalt eirata.
Ettemaksuarve e-kiri
Ettemaksuarve e-kiri peaks ütlema, mis pärast selle tasumist juhtub, sest klient, kes näeb, mida makse käivitab, tahab seda kiiresti maksta. Ettemaksu ja lõppmaksu juhend käib läbi, kuidas seda arveldada.
Teema: Ettemaksuarve [number]: [summa] töö [töö] kinnitamiseks
Tere [nimi],
Aitäh meie pakkumise vastuvõtmise eest. Lisatud on [protsent]% ettemaksu arve [number]: [summa] koos käibemaksuga, tasuda [maksetähtaeg] jooksul.
Kui see on makstud, broneerime [töö algus]. Jääk [jääk] arveldatakse töö valmimisel, nagu on pakkumises kirjas.
Aitäh, [sinu nimi]
Igakuise arve e-kiri
Igakuise arve e-kiri võib olla väga lühike, sest midagi ei tohiks olla muutunud. Ütle seda ja märgi selgelt, kui midagi on muutunud.
Teema: [Kuu] arve [number], [sinu ettevõte]: [summa] tähtaeg [maksetähtaeg]
Tere [nimi],
Lisatud on sinu [kuu] arve: [number], [summa] koos käibemaksuga, tasuda [maksetähtaeg] jooksul. Sama mis eelmisel kuul, muudatusi ei ole.
Aitäh, [sinu nimi]
E-kiri, kui klient ütleb, et arve ei jõudnud kohale
E-kiri, mis arvet uuesti saadab, peaks säilitama algse numbri ja kuupäevad, sest see on koopia, mitte uus arve. Ära lähtesta maksetähtaega, kui selles ei ole kokku lepitud.
Teema: Arve [number] koopia, [sinu ettevõte], tähtaeg [maksetähtaeg]
Tere [nimi],
Vabandust, et sa seda kätte ei saanud. Siin on arve [number] koopia, väljastatud [väljastamise kuupäev], summa [summa], tasuda [maksetähtaeg] jooksul.
Kas saaksid kinnitada, et see jõudis seekord kohale ja kas see peaks minema ka mõnele teisele aadressile?
Aitäh, [sinu nimi]
Parandatud arve e-kiri
Parandatud arve e-kiri peab ütlema, milline number on tühistatud ja milline seda asendab, muidu võib klient maksta mõlemat või üldse mitte.
Teema: Parandatud arve [uus number] asendab arve [vana number]
Tere [nimi],
Leidsime arvel [vana number] vea: [mis oli valesti]. See arve on nüüd tühistatud, palun ignoreeri seda.
Parandatud arve [uus number] on lisatud, summa [summa] koos käibemaksuga, tasuda [maksetähtaeg] jooksul.
Vabandame lisapaberimajanduse pärast.
Aitäh, [sinu nimi]
Kas pangarekvisiidid peaksid olema arve e-kirjas?
Pangarekvisiidid peaksid olema arve PDF-il ja võivad olla ka e-kirjas, kuid ära kunagi muuda neid ainult e-kirjaga. Kurjategijad saadavad sarnaseid arveid muudetud kontonumbritega, seega on pangarekvisiitide muutus just see, mida hoolas raamatupidamine kahtlustab. Kui sinu konto muutub, helista ka oma kontaktidele ja saada see:
Meie pangakonto muutub [kuupäev]. Helistan sulle enne järgmist makset, et uusi andmeid kinnitada. Kui saad meilt konto muutmise teate, mida ma pole telefoni teel kinnitanud, pea seda kahtlaseks ja helista mulle numbril, mis sul meie jaoks juba olemas on.
Miks kliendid arve e-kirju ignoreerivad?
Kliendid ignoreerivad arve e-kirju enamasti seetõttu, et e-kiri ei jõua inimeseni, kes maksab, või ei anna talle seda, mida ta tegutsemiseks vajab.
- Läheb ainult sinu kontaktile, kes ei saa raha välja anda ja kellel on muid asju.
- Ebamäärane failinimi.
invoice.pdfkaob kümnete teiste sekka. Pane arve number nimesse. - Link manuse asemel. Raamatupidamine tahab faili, mida saab säilitada, ja paljud blokeerivad tundmatuid linke.
- No-reply aadress. Päring, mis põrkab tagasi, saab põhjuseks mitte maksta.
- Summa peitmine PDF-i. Keegi, kes postkasti tühjendab, tahab näha, mida sa küsid, midagi avamata.
Kui maksetähtaeg möödub, vaheta üle tähtaja arve meeldetuletuste jadale.
Arve e-kirjade saatmine ERPFlow'st
Saada e-postiga arvel saadab kindla e-kirja. Teema on „Invoice INV-2026-0042 from Your Business“. Sisus tervitatakse klienti ning antakse arve number, väljastamise kuupäev, maksetähtaeg ja kogusumma ning PDF on lisatud, sinu pangarekvisiitidega. Vastused lähevad sinu ettevõtte seadetes olevale e-posti aadressile. E-kiri ja PDF kasutavad arve keelt, mis tahes 19 hulgast.
Sõnastust ei saa muuta ja e-kiri läheb ühele aadressile, mis täidetakse kliendikaardilt. Seega ei saa ERPFlow oma e-kiri ülaltoodud malle kanda. Nende kasutamiseks vali Märgi väljastatuks ilma e-kirja saatmata, seejärel Laadi alla PDF, saada see oma postkastist ja kasuta käsku Märgi saadetuks, et arve saatmine registreeriks.
Iga ERPFlow saadetud e-kiri registreeritakse arve saatmisena ja tegevuslogis, nii et kui klient ütleb, et midagi ei tulnud, saad kontrollida, mitte arvata. E-kiri, mis ebaõnnestub, jätab arve väljastatuks ja saatmata ning filter Saatmata loetleb, mis veel välja saata. Makstud arve uuesti e-kirjaga saatmine ütleb, et see on täielikult makstud, ja tühistatud arve ütleb, et maksta pole vaja. Korduvarved võivad e-kirjastada iga jooksu samamoodi, sama kindla sõnastusega.