Kuidas esitada arve ettemaksu ja lõppmakse kohta

Ettemaksu ja lõppmakse arveldamiseks väljasta kaks arvet eraldi numbritega: ühe kokkulepitud osa kohta, kui ettemaks on tasuda, ja teise jäägi kohta, kui töö on tehtud. Kumbki näitab käibemaksu oma summalt ja koos peavad need andma pakutud kogusumma.

Kuidas ettemaksu arveldada?

Ettemaksuarve on tavaline arve osa kokkulepitud hinna eest. See vajab samu andmeid nagu iga teine, tavapärase järjestuse järgmist numbrit ja rida, mis ütleb, millise töö juurde see kuulub:

Ettemaks: 30% pakkumisest QUO-2026-0042, vastu võetud 4. mail 2026. Töö kogumaksumus 7 200,00 € koos käibemaksuga.

Lepi protsent kokku enne, kui seda arveldad. „30% vastuvõtmisel“ pakkumisel tähendab, et ettemaksuarve ei üllata kedagi, ning juhend pakkumise arveks teisendamise kohta käsitleb seda sammu.

Kuidas lõppmakset arveldada?

Lõpparve esitab jäägi ühes kahest levinud paigutusest. Ainult jääk näitab järelejäänud osa oma reana ja mainib ettemaksu märkuses. Kogu töö miinus ettemaks loetleb kogu töö ja arvab siis maha varem arveldatu. Kliendid eelistavad tihti teist, sest see näitab kogu tööd ühel lehel. Esimest on raskem valesti lugeda, sest ainus kogusumma lehel on tasuda summa.

Täielik näide, mis klapib

Siin on väljamõeldud näide. Puusepafirma pakub 6 000 € pluss käibemaks, aritmeetika lihtsuse huvides 20%, 30% tasuda vastuvõtmisel ja jääk valmimisel.

Kogu töö paigutuses näeb lõpparve välja selline:

Käibemaks, mille see arve sinu deklaratsioonile lisab, on 840 €, mitte 1 200 €. Deklareeri 1 200 € ja oled ettemaksu 360 € maksnud kaks korda.

Kas ettemaksult arvestatakse käibemaksu?

Jah, käibemaks on tavaliselt tasumisele kuuluv ettemaksult, mis läheb hinna hulka. ELis ütleb käibemaksudirektiivi artikkel 65, et kui ettemaks tehakse enne tarnet, muutub käibemaks tasumisele kuuluvaks makse laekumisel ja laekunud summalt. Artikkel 220 nõuab äriklienti ettemaksu kohta arvet.

Riigid võivad selle hetke varasemaks tuua (artikkel 66), seega kontrolli oma riiki. Ühendkuningriigis ütleb HMRC Notice 700, et enamik ettemakseid on ettemaksed, ning tarnekuupäev (tax point) on kas käibemaksuarve väljastamise või raha kättesaamise kuupäev, olenevalt sellest, kumb on varasem (punktid 14.2.2 ja 14.2.3).

„Laekunud summalt“ tähendab, et ümmarguse summana pakutud ettemaks sisaldab käibemaksu juba. Arvutus on summa × määr ÷ (100 + määr), seega 1 000 € ettemaks 20% juures sisaldab 166,67 € käibemaksu ja 833,33 € netosummat. 20% lisamine 1 000 € peale on siin kõige tavalisem viga.

Mitte kogu ettemaksuna võetud raha ei käsitleta ühtmoodi:

Kui käibemaksumäär muutub ettemaksu ja valmimise vahel, on ELi vaikeväärtus määr, mis kehtis, kui käibemaks muutus tasumisele kuuluvaks (artikkel 93), mis võib jätta ühele tööle kaks määra. Siseriiklikud üleminekureeglid võivad selle üle kirjutada, seega küsi raamatupidajalt, kui määra muutus langeb töö keskele. Kui raha laekub enne arve väljastamist, peaks arvel olema näha ka makse kuupäev (artikkel 226).

Kui suurt ettemaksu peaks küsima?

Ettemaks peaks katma vähemalt selle, mida kaotaksid, kui klient pärast sinu alustamist ära läheks: materjalid, mis pead ostma, alltöövõtjad, kelle pead broneerima, muud tööd, millest keeldud. Ülaltoodud näites on 1 800 € neto mõistlik, kui firma peab ostma 1 500 € eest puitu, enne kui keegi objektile jõuab. Lähtu oma kuludest, siis ümarda protsendini, mida on pakkumisele lihtne kirjutada.

Kas ettemaksu võib küsida ilma arvet väljastamata?

Jah, paljudes riikides võid ettemaksu küsida maksenõudega või proformaarvega, mis ei ole maksudokument. HMRC ütleb, et proforma peab olema selgelt märgitud „this is not a VAT invoice“ ja seda ei saa käibemaksu tagasinõudmiseks kasutada (Notice 700, punkt 17.3). Päris arve järgneb, kui raha laekub.

See loeb seal, kus arve väljastamine ise tekitaks käibemaksukohustuse. Märtsis saadetud ja mais makstud arve võib muidu panna sind maksma käibemaksu ettemaksult, mida sa pole veel kätte saanud.

Vead, mis ettemaksuarved untsu ajavad

• Käibemaks lisatud käibemaksuga ettemaksule. Selgita välja, millise summaga klient nõustus, enne kui midagi lisad.
• Kogu käibemaksusumma lõpparvel. Sinu deklaratsioon loeb siis ettemaksu käibemaksu kaks korda.
• Lõpparve, mis näitab töö kogusummat tasumisele kuuluvana. Mõni klient maksab täpselt seda, mida rasvane rida ütleb.
• Ristviide puudub. Lõpparve peaks nimetama ettemaksuarve, et kummalgi ei oleks aasta pärast vaja seda välja arvutada.
• Ettemaksu nimetamine „tagastamatuks“ ilma kokkuleppeta selle taga. Sõna üksi ei pruugi pidada, eriti eraisikutest klientide puhul.

Kahe asemel mitme etapi jaoks vaata etapiviisilist arveldamist. Kui klient lihtsalt maksab osa ühest arvest, on see osamakse ja see ei vaja teist arvet.

Ettemaksu ja lõppmakse arveldamine ERPFlow's

ERPFlow'l ei ole ettemaksuarve tüüpi. Ettemaks on tavaline arve muudetud reaga.

Ava pakkumine ja vali Teisenda arveks üks kord iga etapi jaoks. Iga teisendus teeb kogu pakkumisest uue mustandi, mis on sellega mõlemat pidi seotud, seega redigeeri see mustand etapi osaks enne väljastamist. Ridade asendamine ühe reaga „Ettemaks: 30% pakkumisest...“ loeb tavaliselt kõige paremini. Maksetähtaeg tuleb pakkumise maksetingimusest ning väljastamine annab arvele selle numbri ja muudab selle lõplikuks.

Ülaltoodud kogu töö paigutus ei ole ERPFlow's võimalik, sest rida ei saa minna negatiivseks: kogus peab olema üle nulli ja hind ei tohi olla alla nulli. Kasuta paigutust ainult jäägiga ja viita ettemaksule väljal Märkmed, mis trükitakse PDF-ile:

Ettemaks 2 160,00 € makstud 12. mail 2026 arve INV-2026-0041 alusel.

Registreeri iga makse oma arve juures. Maksumäärad kehtivad rea kaupa ja maksuaruandlus loeb andmeid arvetest endist. ERPFlow ei otsusta, millal käibemaks sinu riigis tasumisele kuulub, ega esita sinu deklaratsiooni, seega anna raamatupidajale teada, kui ettemaks arveldati ühes perioodis ja maksti teises. Proformadokumenti samuti ei ole ning kliendid ei saa ettemaksu internetis maksta ega pakkumist internetis vastu võtta: pakkumise märgid vastuvõetuks ise.