Kuidas esitada arve välisklientidele

Välisklientidele arve esitamiseks selgita välja, kus müük maksustatakse, ja väljasta tavaline arve kliendi ärinime ja maksunumbriga, õige maksukohtlemise, märgitud valuuta ja täielike pangaandmetega. Kaupade ja teenuste suhtes kehtivad erinevad reeglid ning olulisem kui kliendi kaugus on see, kas klient on ettevõtja.

See juhend on kirjutatud ELis asuva käibemaksukohustuslasest müüja vaatenurgast, Ühendkuningriiki käsitletakse allpool. Kui müüd mujalt, määrab sinu enda riigi reeglid, mida arvele kirjutada, kuigi küsimused on samad.

Kas välisele kliendile arve esitamisel tuleb käibemaksu arvata?

Välisarvele käibemaksu arvamine sõltub sellest, mida sa müüd, kas klient on ettevõtja ja kas ta asub ELis. Allpool on tavalised vastused ELis käibemaksukohustuslasena registreeritud müüja jaoks.

Artiklite numbrid viitavad ELi käibemaksudirektiivile. 10 000 € on ELi ühine piirmäär ning see arvestab digiteenuseid ja eraisikutele saadetud kaupa kokku. Seda kohaldatakse ühes ELi riigis asutatud müüjatele ning piiri kontrollitakse jooksva ja eelmise kalendriaasta kohta (Iirimaa maksuamet kirjeldab tingimusi).

Mõned teenused tabelist ei sõltu. Maa ja hoonetega seotud töödel, ürituste piletitel, reisijatevedudel ning restorani- ja toitlustusteenustel on artiklites 47 kuni 55 omad reeglid ja neid maksustatakse sageli seal, kus teenust osutatakse. Kontrolli neid enne, kui tabelile loodad.

Mida peab välisklientidele esitatud arve sisaldama?

Välisklientidele esitatud arvel peab olema kõik, mis on kodumaisel arvel ja mille loetleb meie juhend käibemaksuarve väljadest, ning lisaks andmed, mis toetavad maksukohtlemist ja aitavad arve tasutud saada.

• Kliendi ärinimi, aadress ja riik. Firma, kellega on leping, mitte kontaktisik, kes sulle kirjutas.
• Kliendi maksunumber. Artikli 226 punkt 4 nõuab ELi kliendi KMKR numbrit, kui käibemaksu tasumise kohustus on kliendil. Väljaspool ELi on käibemaksu- või muu sarnane ärinumber üks tõendeid selle kohta, et klient on ettevõtja, vastavalt rakendusmääruse 282/2011 artikli 18 lõikele 3.
• Rida, mis maksu selgitab. Null käibemaksu ilma põhjenduseta näeb välja nagu viga. Pöördmaksustamise sõnastuse juhendis on tekst, mille võid üle võtta.
• Kuupäev, mida ei saa valesti lugeda. Kirjuta „3. aprill 2026“. USAs tähendab 03/04/2026 4. märtsi.
• Valuutakood. „USD 3 000,00“ on selge. Pelk dollarimärk võib tähendada USA, Kanada või Austraalia dollarit.
• Pangaandmed, mis töötavad välismaal. Lisa IBAN ja BIC/SWIFT ning märgi, kes tasub panga teenustasud.
• Nende viide. Suuremad ettevõtted ei saa sageli ilma ostutellimuse numbrita maksta.

Sinu enda riigi arveldusreeglid kehtivad tavaliselt siis, kui käibemaksu arvestab klient või kui müük toimub väljaspool ELi (artikkel 219a). Seega järgid oma kodumaist vormi, mitte kliendi oma.

Kuidas sõnastada arve ELi-välisele kliendile?

ELi-välisele ettevõtjale esitatud arvel on tavaliselt käibemaks puudu ja üks rida, mis ütleb, miks. ELi õigus selle juhtumi jaoks kindlat sõnastust ette ei kirjuta, seega uuri, mida sinu kodumaa maksuamet ootab. Mõistlik vaikimisi variant on lihtne lause:

Käibemaksu ei arvestata. Teenused osutatud ettevõtjale, kes on asutatud väljaspool ELi (direktiivi 2006/112/EÜ artikkel 44).

Kauba puhul lause muutub:

Käibemaksuvaba: kauba eksport väljapoole ELi (direktiivi 2006/112/EÜ artikkel 146).

Hoia selle lause taga olevad tõendid alles. Teenuste puhul tähendab see tõendit, et klient tegutseb ettevõtjana. Kauba puhul tõendit, et kaup EList lahkus, näiteks veodokumenti või tolliandmeid. Kaubale, mis ületab tollipiiri, on vaja ka kaubaarvet.

Kaks asja võivad sind veel üllatada. ELi riik võib otsustada käibemaksu arvestada teenuselt, mida tegelikult kasutatakse tema territooriumil, isegi kui klient on välismaal (artikkel 59a). Ja mõned riigid kohustavad klienti teenuste eest makstavast summast tulumaksu kinni pidama. Küsi seda enne hinna pakkumist, sest 10% kinnipidamine 3 000 eurolt jätab sulle 2 700 eurot. Maksulepe võib seda vähendada, tavaliselt maksuresidentsuse tõendi vastu.

Kuidas esitada arve Ühendkuningriigi kliendile ELi-st?

Käibemaksu mõttes loetakse Ühendkuningriigi klient ELi-väliseks kliendiks. Euroopa Komisjoni VIES-teenus lõpetas GB käibemaksunumbrite kontrollimise 1. jaanuaril 2021, seega kasuta selle asemel HMRC teenust Check a UK VAT number. Sinu teenuseid ostev Ühendkuningriigi ettevõtja arvestab Ühendkuningriigi käibemaksu oma pöördmaksustamise alusel ja sinu kaup on eksport EList.

Põhja-Iirimaa on erand, kuid ainult kauba puhul. Windsori raamistiku alusel kaubaga kauplev ettevõtja kasutab XI-eesliitega käibemaksunumbrit, mida VIES kontrollib. Teenuseid need kokkulepped ei hõlma.

Kui sina oled Ühendkuningriigi müüja, on pilt vastupidine. HMRC teatis 741A käsitab enamikku välismaisele ettevõtjale osutatud teenuseid teenustena, mis on osutatud seal, kuhu klient kuulub, mistõttu need jäävad Ühendkuningriigi käibemaksu reguleerimisalast välja, ja ELi kliendi KMKR number on parim tõend selle kohta, et ta on ettevõtja. Suurbritanniast ELi saadetud kaupade suhtes kehtivad teatises 703 toodud ekspordireeglid.

Näide: kolm klienti, üks kuu

Siin on väljamõeldud näide. ELi disainistuudio on käibemaksukohustuslane ja selle kodumaine määr on 20%. Stuudio esitab igale kolmele kliendile arve 3 000 € väärtuses disainitöö eest.

Stuudio tasutavat käibemaksu suurendab ainult kolmas arve. Saksamaa müük läheb lisaks stuudio EC Sales Listi (ühendusesisese käibe aruandesse). Hispaania müük ei lähe 10 000 € piiri sisse, sest disaineri töö ei ole elektrooniliselt osutatav teenus. Rakendusmääruse artikkel 7 jätab selle mõiste teenustele, mis on sisuliselt automatiseeritud, mistõttu failide e-postiga saatmine vastust ei muuda.

Rahvusvaheliste klientide arveldamine ERPFlow's

ERPFlow's on kliendi käibemaksukohustuslase number kliendi kaardil ja trükitakse arve PDF-ile sinu enda numbri kõrvale. Mõlemad külmutatakse arve väljastamisel, nii et kaardi hilisemad muudatused arvet ei mõjuta.

• Maksu valid iga rea kohta. Uus rida algab sinu vaikemääraga, seega muuda seda piiriülese müügi puhul. ERPFlow ei vali määra kliendi riigi järgi. Maksumäärade tüüp võib olla pöördmaksustamine, maksuvaba või 0% maksumääraga. Tüüp on silt ja summa arvutab protsent, seega loo need määrad 0%-ga.
• Määrade arv sõltub paketist: Free'l üks, Starteril kaks, Growthil kolm ning Business'il ja Enterprise'il piiramatult.
• Selgitav lause läheb Märkmetesse, mis trükitakse PDF-ile.
• Välisvaluuta vajab tasulist paketti. Mitme valuuta tugi annab Growthil ühe lisavaluuta ning Business'il ja Enterprise'il suvalise arvu. Free ja Starter arveldavad ainult põhivaluutas.
• PDF on saadaval 19 keeles, mille valid iga arve jaoks.

ERPFlow'l ei ole VIES-i päringut ja ta ei esita käibemaksudeklaratsioone, EC Sales Listi ega One Stop Shopi deklaratsioone. Arved eksporditakse Peppol BIS Billing 3.0 XML-ina, mille annad edasi oma e-arvete operaatorile. ERPFlow ise neid Peppoli võrgu kaudu ei saada.