Etapiviisiline arveldamine: kuidas projekti osade kaupa arveldada, kui töö edeneb

Etapiviisiline arveldamine tähendab projekti arveldamist osade kaupa, kui töö edeneb, mitte ühe arvega lõpus. Sa lepid etapid ja summad enne töö algust kokku, arveldad iga etapi, kui see on saavutatud, ja näitad jooksvat kogusummat, nii et klient näeb alati, mis on arveldatud ja mis jäänud.

Mis on etapiviisiline arveldamine?

Etapiviisiline arveldamine on viis pika töö eest osade kaupa arveldada, iga osa on seotud saavutatud etapi või mõõdetud tööga. See toob raha sisse lähemale hetkele, mil kulud välja lähevad, ning piirab seda, mida sa kaotad, kui klient poole peal maksmise lõpetab.

Seada saab seda nelja levinud viisil. Need erinevad selle poolest, mis iga arve käivitab.

Ettemaks ei ole etapiviisiline arveldamine, kuigi see on sageli selle ees esimese osamaksena. Juhend ettemaksu ja lõppmakse arvetest käsitleb töid, mis vajavad ainult neid kahte. Kinnipeetav osa on jälle eri asi: see on raha, mille klient iga etapimakse pealt kinni peab, ja kinnipeetavast osast arvel on oma juhend.

Millal etapiviisilist arveldamist kasutada?

Kasuta etapiviisilist arveldamist, kui töö kestab piisavalt kaua või maksab piisavalt palju, et muidu maksaksid nädalaid palku ja tarnijaid, enne kui raha näed. Siin on lihtne test: liida kokku, mida enne töö lõppu kulutad. Kui selle summa kaotamine ühe lootusetu võla tõttu teeks haiget, arvelda etappidena.

Mõnes kohas on lepingu kõrval seadusel etapimaksete kohta samuti sõna.

• Inglismaa, Wales ja Šotimaa: 1996. aasta Housing Grants, Construction and Regeneration Act'i paragrahv 109 annab ehituslepingu poolele õiguse osa-, etapi- või perioodilistele maksetele, välja arvatud juhul, kui töö on määratud või hinnatud kestma alla 45 päeva. Eluruumi elanikega sõlmitud lepingud on välja jäetud.
• EL: maksetähtaegade direktiivi artikkel 5 (Late Payment Directive) jätab ettevõtjatele vabaduse osamaksegraafikuid kokku leppida, riigisisese õiguse piires. Kui üks osamakse hilineb, arvutatakse intress ja hüvitis ainult tähtaja ületanud summalt.

Enamiku nende reeglite väliste tööde puhul on sinu leping ainus asi, mis annab sulle õiguse, nii et kirjuta etapid üles.

Kuidas etapiviisilist arveldamist samm-sammult seada?

1. Pane etapid pakkumisele. Iga etapp saab nime ja summa või protsendi ning klient nõustub nendega koos hinnaga. Hiljem leiutatud etapid on uuesti läbirääkimine.
2. Määratle iga etapp millegi järgi, mida mõlemad pooled näevad. „Teine paigaldus valmis ja üle vaadatud“ sobib. „Poolel teel“ ei sobi.
3. Ütle, kes etapi kinnitab ja kuidas. Kliendi e-kiri või allkirjastatud objektimärge on piisav, kui olite kokku leppinud, kumb.
4. Võrdle etappe oma kuludega. Pane iga etapi kumulatiivne summa vastamisi sellega, mida eeldad selleks ajaks kulutanud olevat. Kui oled viimase arveni ise rahast väljas, ei tee etapid oma tööd.
5. Jäta lõpus midagi maksta. Klient tahab, et mingi summa oleks kinni, kuni töö on valmis, ja see on õiglane soov. Oota vastuseisu, kui peaaegu midagi alles ei jää.
6. Arvelda nädalal, mil etapp on saavutatud, kokkulepitud maksetingimustega. Hiline arve annab tagasi sularahaeelise, mille läbirääkimistel saavutasid.
7. Näita igal arvel jooksvat kogusummat ja anna iga töö muudatusele oma rida.
8. Tasaarvelda viimasel arvel. Arved kokku peaksid võrduma lepinguga pluss kokkulepitud muudatused.

Läbi arvutatud näide: neli arvet ja üks muudatus

Siin on väljamõeldud näide. Sisustusfirma lepib kokku 48 000 € lepingus pluss 20% käibemaks, arveldatuna 20% allkirjastamisel, 30% esimese paigalduse juures, 30% teise paigalduse juures ja 20% valmimisel. Töö jooksul nõustub klient e-kirjaga 3 200 € muudatusega ja firma arveldab selle kolmanda etapiga.

Protsendid jäävad algsele 48 000 €-le, nii et need liituvad endiselt 100%-ks. Muudatus arveldatakse üks kord, täies mahus, oma real. Kui arvutad protsendid uuesti uuelt kogusummalt, arveldad muudatuse kas kaks korda või kulutad pärastlõuna selgitamisele, miks sa ei arveldanud.

Kontrolli viimast rida iga kord. 48 000 € pluss 3 200 € on 51 200 € ja nii on ka netoveerg.

Pane igale arvele lühike jooksev kogusumma. Arve 3 võiks kanda seda:

Etapimakse 3 neljast: teine paigaldus valmis, pakkumine QUO-2026-0042. Algne leping 48 000 €, kokkulepitud muudatus 3 200 €, muudetud leping 51 200 €. Enne seda arvet arveldatud 24 000 €. See arve 17 600 €. Arveldada veel 9 600 €. Kõik summad ilma käibemaksuta.

See märge vastab esimesele küsimusele kliendi raamatupidamisosakonnas, kes peab sinu arve sobitama lepinguga, mille nad ise ei kirjutanud.

Kuidas arveldada valmisoleku protsendi alusel?

Valmisoleku protsendi alusel arveldamine arvutab iga arve nii, et korrutab lepingu väärtuse valminud töö osaga ja lahutab siis kõik juba arveldatu.

See arve = (muudetud leping × % valmis) − seni arveldatud

Võta sama leping ja oletame, et mõõdad töö pärast kahte arvet 70% valmis. 51 200 € × 70% on 35 840 €. Lahuta juba arveldatud 24 000 € ja see arve on 11 840 € neto ehk 14 208 € 20% käibemaksuga.

Lahuta alati seni arveldatu, mitte ära arvelda kuu juurdekasvu. Nii parandab eelmise kuu helde hinnang end sel kuul ise ja kogusumma ei saa lepingust eemale triivida.

Lepi enne esimest arvet kokku, kuidas edenemist mõõdetakse: paigaldatud kogused, tekkinud kulu või inspektori väärtushinnang. USA ärihoonete töödes vormistatakse see sageli väärtuste ajakavana, mida käib läbi juhend AIA G702 ja G703. Tööd, mille oled teinud, kuid veel arveldanud pole, jälgib WIP aruanne.

Kuidas käibemaks etapiarvetel töötab?

Käibemaksu etapiarvel arveldatakse tavaliselt selle arve enda summalt, mitte kogu lepingult alguses. Osa, mis riigiti erineb, on see, millal käibemaks tasumisele kuulub.

• EL: käibemaksudirektiivi artikkel 64 loeb tarne, mis annab alust järjestikustele maksetele või arveldusülevaadetele, lõpetatuks nende perioodide lõpus, millega need seotud on. Enne töö valmimist võetud makse teeb käibemaksu maksustatavaks laekumisel, laekunud summalt (artikkel 65). Liikmesriigid võivad kuupäeva siduda hoopis arve või maksega (artikkel 66).
• Ühendkuningriik: perioodiliste maksetega ehituslepingute puhul on maksustamise hetk makse saamine või käibemaksuarve väljastamine, kumb on varasem (VAT Notice 708, lõige 23.1.3).

Praktiline tagajärg on see, et kus kuupäeva määrab arve väljastamine, võid käibemaksu etapi pealt võlgneda enne, kui klient on selle eest maksnud. Kui raha on napp, küsi raamatupidajalt, kas seal, kus sa oled, on lubatud maksetaotlus, mis ei ole käibemaksuarve, ja käibemaksuarve järgneb maksele.

Määra muutus poole peal võib ka jagada ühe lepingu kahe käibemaksumäära vahel, sest igal etapil on oma kuupäev.

Mis etapiviisilise arveldamisega valesti läheb?

Etapiviisiline arveldamine läheb tavaliselt valesti paberimajanduses, mitte töös.

• Etapi arveldamine, mis pole valmis. Üks vaidlustatud arve võib kõik sellele järgneva kinni hoida.
• Muudatuse peitmine järgmise etapi summasse. Klient näeb etappi, mis lepinguga ei klapi, ja peatab makse.
• Jooksva kogusumma puudumine. Kliendi raamatupidamine peab ajaloo taastama ja see võtab kauem kui sinu maksetingimused.
• Lõpparve, mis kordab lepingut. Arvelda see, mis on järel. Kui pead kogu lepingu näitama, näita seda jooksvas kogusummas.
• Arveldatu käsitlemine laekununa. Jooksev kogusumma näitab, mida oled arveldanud. Seda, mis on tegelikult makstud, tuleb jälgida etapp-etapi haaval.
• Jätkamine pärast tasumata etappi. Iga järgmine etapp lisab sellele, mis sul on ohus, nii et tõsta see üles nädalal, mil see tähtaja ületab.

Projekti etappidena arveldamine ERPFlow's

ERPFlow'l pole etapiviisilise arveldamise moodulit. See ei arvuta valmisoleku protsenti, ei hoia väärtuste ajakava, ei koosta väärtushinnanguid ega käsitle kinnipeetavaid summasid. Töö ERPFlow's on pakkumine pluss arved, mille selle vastu koostad, mis katab kindla hinnaga töö vahe-eesmärkide arveldamise. Lepingutele etapiviisiliste väärtushinnangutega on see liiga õhuke ja ehitusfirmade leht ütleb sedasama.

• Arvelda iga etapp pakkumisest. Ava pakkumine ja vali iga etapi kohta üks kord Teisenda arveks. Iga teisendus teeb kogu pakkumisest uue mustandi, mida redigeerid selle etapi osani enne arve väljastamist. Pakkumine jääb vastuvõetuks ja iga arve ilmub jaotises Seotud dokumendid.
• Hoia jooksvat kogusummat ise. Seotud dokumendid loetleb arved, kuid ei arvuta, kui palju on veel arveldada. Kirjuta jooksev kogusumma arve Märkmetesse, mis trükitakse PDF-ile.
• Ära otsi negatiivset rida. ERPFlow keeldub negatiivsest hinnast või kogusest, nii et rida „miinus seni arveldatu“ ei mahu rea tabelisse. Arvelda etapi summa tavalise reana ja nimeta mahaarvamine Märkmetes.
• Kui täidad enne arveldamist, teisenda pakkumine tellimuseks ja arvelda sellest. Iga tellimusest tehtud arve algab samuti tervest tellimusest. Tellimused ei kuulu Tasuta plaani.
• Juhi tööd tahvlil. Kliendiga seotud projekt võib olla seotud ka pakkumise ja selle arvetega. Sellel pole eelarveid ega töökulusid.

Maksed sisestatakse käsitsi, ühele arvele mis tahes arv, ja Osaliselt tasutud ilmub ise. Meeldetuletus tähtaja ületanud etapi kohta läheb välja ainult siis, kui otsustad selle saata.