Abrechenbare Stunden in der Agentur erfassen

Um abrechenbare Stunden in einer Agentur zu erfassen, geben Sie jedem Kunden einen Code und jedem Auftrag eine Zeile darunter, lassen jede Person täglich Zeit gegen den Auftrag erfassen und vergleichen die Stunden jedes Retainers wöchentlich mit seinem Kontingent. Das Erfassen ist der leichte Teil. Das agenturtypische Risiko ist ein Retainer, der unbemerkt überläuft.

Welche Agenturstunden sind abrechenbar?

Agenturstunden sind abrechenbar, wenn der Vertrag des Kunden es sagt, das heißt, dieselbe Stunde kann bei einem Kunden berechenbar und bei einem anderen kostenlos sein. Diese Tabelle ist ein sinnvoller Ausgangspunkt. Prüfen Sie sie gegen jeden Vertrag.

Erfassen Sie alles, auch das, was Sie nicht berechnen können. Die allgemeinen Regeln stehen im Ratgeber zu abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden, und Zeit, die Sie erfasst haben, aber nicht abrechnen, ist eine Abschreibung auf Leistung mit einem Grund daneben.

Wie sollte eine Agentur Kunden, Aufträge und Aufgaben einrichten?

Die Zeitcodes einer Agentur sollten Kunde, dann Auftrag, dann Aufgabenart folgen, mit einer kurzen Liste von Aufgabenarten, die alle gemeinsam nutzen. In diesem erfundenen Aufbau ist HARB-RET der monatliche Retainer von Harbour Foods und HARB-WEB ein gesonderter Website-Auftrag für denselben Kunden, weil beide unterschiedliche Bedingungen haben.

• Aufgabenarten: Beschränken Sie sie auf das, worüber Sie berichten würden, etwa Strategie, Text, Design, Produktion und Kundenmanagement. Eine Liste von dreißig wird ignoriert, und alles landet unter „allgemein“.
• Interne Codes: INT-PITCH und INT-ADMIN nehmen alles auf, was keine Kundenarbeit ist, damit sich die Woche jeder Person auf ihre Vertragsstunden summiert. Eine Woche, die darunter bleibt, bedeutet fehlende Zeit.
• Sätze: Führen Sie sie an der Rolle, nicht am Eintrag. Wenn ein Kunde einen Satz für das ganze Team will, ermitteln Sie einen Mischstundensatz und lassen die Rollensätze in Ihrer eigenen Tabelle.

Ein gemeinsamer wöchentlicher Team-Stundenzettel reicht, um das zu betreiben, bis die Agentur mehr Kunden hat, als eine Person im Kopf behalten kann.

Wie verfolgen Sie Retainer-Stunden, ohne zu überziehen?

Verfolgen Sie Retainer-Stunden, indem Sie jede Woche die verbrauchten Stunden mit dem vergangenen Anteil des Monats vergleichen. Hier ein erfundenes Beispiel: Ein Retainer von 6.000 € im Monat kauft 60 Stunden, das sind gemischte 100 € pro Stunde. Nach zwei von vier Wochen sind 38 Stunden verbraucht. Das sind 63 % des Kontingents zur Halbzeit.

Sagen Sie es dem Kunden jetzt, solange die Entscheidung noch bei ihm liegt:

Wir haben 38 der 60 Stunden des Retainers dieses Monats verbraucht, mit noch zwei Wochen. In diesem Tempo würde der Monat bei etwa 76 Stunden enden. Sagen Sie uns, welche der verbleibenden Punkte wir zurückstellen sollen, oder wir machen weiter und berechnen die zusätzlichen 16 Stunden zu den vereinbarten 100 € pro Stunde.

Messen Sie die Überschreitung am Monatsende auf beide Arten, denn sie stimmen nicht überein.

In Stunden gemessen liegt der Monat 6,5 Stunden darüber, zu 100 € sind das zusätzliche 650 €. Im Wert zu Preislistensätzen gemessen liegt er nur 135 € über dem Honorar von 6.000 €, weil die Rollenmischung des Monats im Schnitt etwa 92 € pro Stunde ergab, unter den 100 €, die der Retainer unterstellt. Beides sind ehrliche Rechnungen, und die Lücke zwischen ihnen beträgt 515 €.

Der Vertrag muss also sagen, in welcher Einheit der Retainer gemessen wird. Klären Sie das und was mit ungenutzten Stunden geschieht, bevor jemand mit der Arbeit beginnt. Der Ratgeber zur Rechnung für einen monatlichen Retainer behandelt die Rechnung selbst.

Wie bringen Sie ein kreatives Team dazu, Zeit zu erfassen?

Bringen Sie ein kreatives Team dazu, Zeit zu erfassen, indem es weniger als eine Minute am Tag dauert und Sie zeigen, wofür die Zahlen da sind. Niemand füllt einen Stundenzettel gut aus, nur weil man es ihm gesagt hat.

• Erfassen Sie am Ende jedes Tages, mit geöffnetem Kalender. Verlangen Sie nicht, dass Menschen Timer laufen lassen, während sie sich konzentrieren.
• Zeigen Sie jeder Person den Verbrauch des Retainers. Wer sieht, dass ein Kunde zur Monatsmitte bei 63 % liegt, spricht es an, bevor Sie fragen müssen.
• Nutzen Sie das Protokoll nicht, um zu beurteilen, wie schnell Menschen sind. Sobald es eine Leistungsmessgröße ist, driften die Einträge zu dem, was gut aussieht, und die Rechnungen driften mit.

Wenn Sie es schriftlich haben wollen, legt eine kurze Richtlinie für Stundenzettel die Frist fest und wer nachfasst.

Was sollte eine Agentur jeden Monat prüfen?

Die Monatsprüfung einer Agentur sollte vier Zahlen in vier Entscheidungen verwandeln.

Agenturstunden in ERPFlow erfassen

ERPFlow hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. ERPFlow hat außerdem keine Zeitberichte je Person, und nichts verfolgt das Kontingent eines Retainers, das Erfassen und die Verbrauchsprüfung oben bleiben also in Ihrer Tabelle.

Das leistet es für eine Marketing- oder Kreativagentur:

• Kunden und Aufträge: Ein Projekt ist ein Board, das Sie mit einem Kunden verknüpfen können. Karten tragen zugewiesene Personen, Fristen, Dateien und Kommentare sowie als Stunden und Minuten eingetippte aufgewendete Zeit, und diese Zeiten laufen je Projekt und je Kunde zusammen. Jede Karte hat eine Zahl, ohne Datum und ohne Aufteilung nach Person, und sie wird nicht zu Rechnungspositionen.
• Retainer-Honorare: Eine wiederkehrende Rechnung berechnet jede Woche, jeden Monat, alle drei Monate oder jedes Jahr einen festen Betrag und versendet sie entweder per E-Mail oder belässt sie als Entwurf. Sie stellt die Rechnung aus und zieht das Geld nicht ein. Wenn Sie Überschreitungen berechnen, wählen Sie Entwürfe erstellen, ich versende selbst, damit Sie die zusätzliche Zeile vor dem Ausstellen ergänzen können, oder stellen Sie eine gesonderte Rechnung aus.
• Sätze: eine Dienstleistung je Rolle, mit der Einheit Stunden und dem Stundenpreis, damit sich jede Zeile auswählen statt tippen lässt.