Auslastung und abrechenbare Stunden in Dienstleistungsunternehmen

Abrechenbare Stunden sind eine Anzahl: die Stunden, die Sie Kunden berechnen können. Die Auslastung ist ein Verhältnis: diese Stunden geteilt durch die Stunden, die der Person zur Arbeit zur Verfügung standen. Sie brauchen beides, denn 96 abrechenbare Stunden sind für eine Teilzeitkraft ein starker Monat und für eine Vollzeitkraft ein gewöhnlicher.

Worin unterscheiden sich Auslastung und abrechenbare Stunden?

Auslastung und abrechenbare Stunden beantworten unterschiedliche Fragen, und eine dritte Kennzahl, der Realisierungsgrad, beantwortet die, die Inhaber meist am meisten interessiert.

Wenn Sie noch nicht festgelegt haben, was als abrechenbar zählt, beginnen Sie mit dem Ratgeber zu abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden. Alle drei Kennzahlen hängen davon ab.

Wie berechnen Sie die Auslastung?

Berechnen Sie die Auslastung, indem Sie die abrechenbaren Stunden einer Person durch ihre verfügbaren Stunden im selben Zeitraum teilen und mit 100 multiplizieren. Die abrechenbare Zahl ist selten strittig. Gestritten wird darüber, was als verfügbar zählt.

Hier ein erfundenes Beispiel. Eine Beraterin mit einer 37,5-Stunden-Woche hat einen Monat mit 21 Arbeitstagen, das sind 157,5 Vertragsstunden. Ein Feiertag und drei Urlaubstage ziehen 30 Stunden ab. Die Beraterin rechnet 102 Stunden ab.

Es ist dieselbe Person im selben Monat, mit 15 Punkten Unterschied. Keine der Zahlen ist falsch. Die zweite ist fairer, um eine Person zu beurteilen, denn niemand sollte untätig wirken, weil er Urlaub genommen hat. Die erste zeigt, was ein ganzes Jahr bezahlter Stunden hervorgebracht hat. Wählen Sie eine, halten Sie sie schriftlich fest und vergleichen Sie niemals Zahlen, die nach unterschiedlichen Definitionen berechnet wurden, weshalb Sie auch veröffentlichte Richtwerte mit Vorsicht behandeln sollten.

Warum können dieselben abrechenbaren Stunden Unterschiedliches bedeuten?

Dieselben abrechenbaren Stunden können Unterschiedliches bedeuten, weil sie nichts darüber sagen, wie viele Stunden verfügbar waren. Diese drei erfundenen Personen haben in einem Monat jeweils 96 Stunden abgerechnet.

Eine Rangliste nach abrechenbaren Stunden stellt sie gleich. Auch umgekehrt stimmt es: Dieselbe Auslastung kann sehr unterschiedliches Geld verbergen. Diese beiden Berater haben jeweils 120 abrechenbare Stunden von 150 verfügbaren erfasst, bei einem Satz von 100 €.

Die 24 fehlenden Stunden von Berater B wurden vor der Rechnung abgeschrieben. Die Auslastung sieht sie nicht, eine Firma, die nur die Auslastung verfolgt, würde die beiden also gleich bewerten, obwohl 2.400 € zwischen ihnen liegen.

Welche Zielauslastung sollte eine Firma festlegen?

Eine Firma sollte ihre Zielauslastung aus ihren eigenen Kosten ableiten, denn ein Richtwert einer anderen Firma spiegelt deren Sätze und Personalmix wider. Hier ein erfundenes Beispiel für einen Berater mit einem Satz von 90 € pro Stunde und einer Zielmarge von 20 %.

Prüfen Sie sie dann an der Wirklichkeit. Wenn die Firma typischerweise nur 90 % des Standardwerts abrechnet, beträgt der effektive Satz 81 €, die nötigen Stunden steigen auf 1.204 und das Ziel auf 73,0 %. Wenn sie stattdessen den Satz auf 100 € anhebt, sinkt das Ziel auf 59,1 %.

Diese drei Zahlen zeigen, dass die Auslastung nur einer von mehreren Hebeln ist. Der Satz und die Abschreibungen verändern dieselbe Rechnung, und der Ratgeber zum Berechnen eines Verrechnungssatzes behandelt die andere Seite davon.

Wann geht eine Zielauslastung nach hinten los?

Eine Zielauslastung geht nach hinten los, wenn Menschen sie erreichen können, indem sie Zeit buchen, statt nützlichere Arbeit zu leisten. Achten Sie auf Folgendes:

• Aufpolstern. Stunden werden als abrechenbar erfasst und bei der Abrechnung abgeschrieben. Die Auslastung steigt, während der Realisierungsgrad sinkt, weshalb Sie beide zusammen lesen.
• Ein Ziel für alle. Ein Inhaber, der verkauft und führt, kann nicht mit jemandem mithalten, der nur Kundenarbeit leistet. Legen Sie Ziele nach Rolle fest.
• Kein Puffer. Wer bei 100 % liegt, hat keine Stunden für Weiterbildung, für Angebote oder für eine dringende Kundenanfrage. Die Planung für die nächsten Wochen dieser Person gehört in einen Kapazitätsplan, und sie sollte Spielraum lassen.
• Einen Monat als Urteil lesen. Ein ruhiger Monat kann ein Vertriebsproblem sein und nicht das der Person. Betrachten Sie den Trend über ein Quartal.

Auslastung neben ERPFlow messen

ERPFlow berechnet keine Auslastung. Es gibt weder Auslastungs- noch Kapazitätsberichte, die Formeln oben bleiben also in Ihrer Tabelle. Außerdem hat es heute weder einen Timer noch Stundenzettel. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. Sie umfasst das Erfassen und Abrechnen von Zeit, nicht aber Auslastungsberichte.

ERPFlow kann einen Teil der Eingangsdaten liefern:

• Abzüge von den verfügbaren Stunden: Urlaub hat einen Teamkalender, eine Zeile je Person für den Monat, mit Abwesenheiten als Balken und schraffierten Feiertagen.
• Die Kosten einer Person: Der Bereich Gehalt im Datensatz eines Mitarbeiters im Personal enthält den Stundensatz und die Monatsstunden, als Bruttolohn plus Arbeitgeberabgaben. Nur Rollen, die Gehälter sehen dürfen, können ihn lesen.
• Stunden je Projekt: Karten in Projekten enthalten eingetippte aufgewendete Zeit, summiert je Projekt und je Kunde, nie aber je Person.
• Das Ergebnis der ganzen Firma: Die Karte Rentabilität im Dashboard stellt Umsatz und sonstige Erträge den Ausgaben, Gehältern und Prämien gegenüber. Sie deckt das gesamte Unternehmen ab und sagt über eine einzelne Person nichts aus.