Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Để theo dõi giờ công tính phí theo dự án, hãy đặt mã riêng cho từng dự án trước khi bắt đầu làm, bắt mỗi dòng ghi thời gian nêu một dự án, ghi ngày, người làm, nhiệm vụ và số giờ, rồi đánh dấu mỗi dòng là đã tính phí khi nó vào hóa đơn. Tổng theo từng dự án khi đó cho thấy giờ đã làm, đã tính phí và còn chưa tính phí.
Các quy tắc chung để ghi giờ nằm trong cách theo dõi giờ công tính phí. Hướng dẫn này nói về điều thay đổi khi dự án là đơn vị bạn báo cáo.
Vì sao nên theo dõi giờ công tính phí theo dự án thay vì theo khách hàng?
Theo dõi giờ công tính phí theo dự án quan trọng vì một khách hàng có thể có nhiều công việc với điều khoản khác nhau, và tổng theo khách hàng che mất việc nào đang diễn ra thế nào. Đây là một ví dụ tự dựng: một khách hàng có dự án website phí cố định với ngân sách 40 giờ và một thỏa thuận hỗ trợ tính theo giờ. Trong một tháng bạn ghi 60 giờ cho khách hàng đó.
Tính theo khách hàng, 60 giờ trông như một tháng tốt. Tính theo dự án, đó là 52 giờ cho website, vượt 12 giờ so với ngân sách mà không ai sẽ trả, và chỉ có 8 giờ bạn tính phí được. Hai tình huống này cần hai cuộc trao đổi khác nhau, mà tổng theo khách hàng không gợi ý cuộc nào.
Làm sao thiết lập một dự án để theo dõi thời gian?
Thiết lập một dự án để theo dõi thời gian bằng cách viết một bản ghi ngắn cho nó trước khi ai ghi giờ đầu tiên. Đây là tất cả những gì một công ty nhỏ cần:
| Trường | Ví dụ | Quyết định điều gì |
|---|---|---|
| Mã | P-105 | Cái người ta gõ trên mỗi dòng. Xem hệ thống đánh số dự án |
| Khách hàng | Alder Foods | Hóa đơn của ai sẽ chứa nó |
| Cơ sở tính phí | Thời gian và vật tư, có mức trần | Giờ được tính phí hay chỉ được đo |
| Đơn giá | €110 một giờ | Mỗi giờ tính phí có giá trị bao nhiêu |
| Ngân sách giờ | 80 | Cảnh báo sớm |
| Trạng thái | Mở | Khi ghi Đã đóng thì không ai nên ghi giờ vào nữa |
Trạng thái có tác dụng hơn vẻ ngoài của nó. Thiếu nó, người ta cứ ghi giờ vào dự án gần nhất mà họ nhớ, và giờ rơi vào một công việc đã lập hóa đơn và đóng từ tháng Sáu.
Một dòng thời gian của dự án gồm những gì?
Một dòng thời gian của dự án cần có ngày, người làm, mã dự án, nhiệm vụ, số giờ, cờ có tính phí hay không và, về sau, số hóa đơn. Hai quy tắc giữ cho nó trung thực:
- Một dòng, một dự án. Nếu một ngày làm cho ba dự án, đó là ba dòng.
- Không có mã thì không đoán. Công việc không thuộc dự án nào thì ghi vào một mã nội bộ, không bao giờ ghi vào dự án đang mở gần nhất.
Hãy giữ cả thời gian không tính phí của dự án, như làm lại hoặc rà soát nội bộ, và đánh cờ đúng như vậy. Bạn không thu tiền được phần này, nhưng nó là một phần của những gì công việc đã tốn. Quy tắc cho cờ đó nằm trong giờ tính phí và giờ không tính phí.
Làm sao xem giờ đã tính phí và chưa tính phí theo từng dự án?
Xem giờ đã tính phí và chưa tính phí theo từng dự án bằng cách giữ một bảng chạy liên tục, mỗi dự án một dòng, dựng lại từ các dòng thời gian của bạn mỗi tháng. Trong bảng tự dựng dưới đây, mỗi dòng phải thỏa một phép cộng: giờ đã làm bằng giờ đã tính phí cộng giờ đã giảm cộng giờ chưa tính phí.
| Dự án | Đơn giá | Ngân sách giờ | Đã làm | Đã tính phí | Đã giảm | Chưa tính phí | Ngân sách còn lại |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| P-104 Kiểm toán | €90 | 60 | 52,5 | 40,0 | 1,5 | 11,0 | 7,5 |
| P-105 Làm mới thương hiệu | €110 | 80 | 78,0 | 64,0 | 0 | 14,0 | 2,0 |
| P-106 Hỗ trợ | €75 | không có | 17,25 | 17,25 | 0 | 0 | không áp dụng |
Mỗi cột đều bảo bạn phải làm một việc:
- Chưa tính phí: P-104 có €990 công việc đang chờ lập hóa đơn (11 giờ với €90) và P-105 có €1.540 (14 giờ với €110). Đó là €2.530 công việc bạn đã làm mà chưa đòi tiền. Nếu bạn ghi nhận nó trong sổ sách, nó thuộc về một báo cáo WIP.
- Ngân sách còn lại: P-105 đã dùng 97,5% số giờ của mình. Nếu có mức trần, hãy báo khách hàng trước khi chạm 80 giờ, và thống nhất phần thêm trước.
- Đã giảm: P-104 cho đi 1,5 giờ. Ở một dự án thì không đáng kể. Cùng một lý do lặp lại trên mười dự án nghĩa là các ước lượng của bạn cần chỉnh, như giảm số giờ tính phí và xóa nợ giải thích.
Ở dự án phí cố định, cột Đã tính phí không áp dụng, vì hóa đơn tính khoản phí hoặc một giai đoạn của nó. Giữ Đã làm và Ngân sách còn lại, và dùng hướng dẫn so sánh ngân sách với giờ thực tế.
Làm sao tránh giờ của dự án bị tính hai lần hoặc bị sót?
Tránh giờ của dự án bị tính hai lần hoặc bị sót bằng cách ghi số hóa đơn lên từng dòng khi nó được tính phí, và chạy phép cộng ở trên trước mỗi đợt lập hóa đơn. Dòng có số là đã tính phí. Dòng không có số thì chưa, và tháng sau nó vẫn còn đó.
Sửa lỗi theo mức độ chúng đã đi xa đến đâu. Trước khi lập hóa đơn, đổi mã của dòng sang đúng dự án. Sau khi lập hóa đơn, đừng đụng vào dòng đó mà hãy điều chỉnh hóa đơn cho đúng cách, bằng hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc một hóa đơn đã sửa, vì hồ sơ thời gian phải luôn khớp với những gì bạn đã gửi.
Theo dõi giờ theo dự án trong ERPFlow
Hiện ERPFlow chưa có đồng hồ bấm giờ hay bảng chấm công. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. Nó cũng chưa có đơn giá hay ngân sách theo dự án, chưa có báo cáo thời gian theo từng người và chưa có cờ đã tính phí trên giờ, nên bảng chạy ở trên vẫn nằm trong bảng tính của bạn.
Điều ERPFlow làm được hôm nay là lưu giờ gắn với một dự án. Cách dự án hoạt động có phần giới thiệu đầy đủ:
- Dự án: một dự án là một bảng với các cột do bạn đặt tên. Liên kết nó với một khách hàng và nó xuất hiện trên hồ sơ khách hàng đó.
- Số giờ: mỗi thẻ có trường thời gian đã dùng, gõ theo giờ và phút. Danh sách dự án cộng số thẻ và thời gian đã dùng của từng dự án, gồm cả thẻ đã lưu trữ, còn tab Dự án của khách hàng cộng chúng qua các bảng.
- Giới hạn: một thẻ chỉ có một con số, không có ngày và không tách theo người, nên hãy dùng một thẻ cho mỗi nhiệm vụ hoặc mỗi kỳ tính phí.
- Tách đã tính phí và chưa tính phí: thêm các cột như “Cần lập hóa đơn” và “Đã lập hóa đơn” rồi chuyển thẻ qua lại. Bảng không cộng tổng một cột, nhưng tệp CSV xuất ra cho biết dự án, cột và thời gian đã dùng tính bằng phút của từng thẻ, và bảng tính có thể cộng những số đó.
- Lập hóa đơn: thời gian trên thẻ không tự thành dòng hóa đơn. Đọc tổng, rồi trên hóa đơn chọn một dịch vụ có đơn giá theo giờ của bạn và gõ số giờ làm số lượng. Bạn có thể liên kết hóa đơn với dự án ở mục Chứng từ liên kết.
Số dự án không giới hạn có ở mọi gói, dù gói Free giới hạn tổng cộng 10 thẻ, gồm cả thẻ đã lưu trữ.