Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Dự án trong ERPFlow là các bảng kanban. Mỗi bảng có các cột do bạn đặt tên và các thẻ di chuyển qua chúng, và một thẻ chứa người được giao, hạn chót, thời gian đã dùng, tệp và bình luận. Bạn có thể giữ bao nhiêu bảng tùy cần trên bất kỳ gói nào, và liên kết mỗi bảng với một khách hàng cùng các báo giá, đơn hàng và hóa đơn của khách hàng đó.
Dự án trong ERPFlow là gì?
Một dự án trong ERPFlow là một bảng. Dự án trên thanh bên mở danh sách các dự án, một bảng gồm Tên, Khách hàng, Thẻ và Thời gian đã dùng mà bạn có thể tìm kiếm và sắp xếp bằng cách nhấp vào tiêu đề cột.
Mỗi tổ chức bắt đầu với một bảng được đánh dấu Mặc định, là nơi một thẻ rơi vào khi không có bảng nào khác được chỉ định. Đặt làm mặc định chuyển dấu đó sang bảng khác. Trang tính năng Dự án có bản xem trước được vẽ của một bảng.
Nên chia công việc thành các bảng như thế nào?
Hãy chia bảng theo thứ bạn muốn tính tổng, vì liên kết khách hàng và tổng thời gian của một dự án thuộc về bảng chứ không thuộc về thẻ.
| Bạn muốn xem | Tạo một bảng cho mỗi | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Thời gian và tiến độ của từng công việc | Công việc | Nhiều bảng, nên hãy lưu trữ từng bảng khi công việc kết thúc |
| Mọi thứ cho một khách hàng lâu dài | Khách hàng | Một tổng ngày càng tăng, các công việc chỉ phân biệt được theo thẻ |
| Luồng công việc của một nhóm | Nhóm hoặc mảng công việc | Không có một khách hàng duy nhất để liên kết, nên không có tổng theo khách hàng |
Một khách hàng có thể có nhiều bảng. Trang của họ liệt kê từng bảng cùng số thẻ và thời gian đã dùng, rồi đến dòng Tổng cộng. Nếu bạn đánh số các công việc, hướng dẫn về hệ thống đánh số dự án giúp bạn đặt tên bảng.
Thiết lập các cột của bảng như thế nào?
Một bảng mới bắt đầu với ba cột: To do, In progress và Done. Mở Cột để đổi tên chúng, gán màu cho từng cột, và đặt thứ tự bằng Chuyển lên và Chuyển xuống. Các cột không kéo thả được.
Thẻ ở đây được coi là xong đánh dấu một cột là đã hoàn tất. Thẻ vào đó được đóng dấu hoàn thành, và khi rời đi thì dấu được gỡ. Một bảng có thể có nhiều cột như vậy, hoặc không có cột nào. Xóa cột hỏi các thẻ của nó nên chuyển đi đâu.
Cột thuộc về một bảng, nên mỗi bảng có thể theo quy trình riêng. Một thợ lắp bếp giả định có thể dùng Đã đo đạc, Đã đặt vật liệu, Tại công trình, Sửa lỗi và Xong trên mọi bảng công việc, trong khi văn phòng chạy một bảng ba cột đơn giản.
Một thẻ có những gì?
Một thẻ chỉ cần có tiêu đề. Mọi thứ khác là tùy chọn.
| Trường | Chứa gì | Nên biết |
|---|---|---|
| Tiêu đề | Tối đa 500 ký tự | Ô tìm kiếm của bảng đọc trường này và phần mô tả |
| Mô tả | Tối đa 5.000 ký tự | Thẻ hiển thị bản xem trước một dòng |
| Cột | Thẻ đang ở đâu | Đặt tại đây, hoặc bằng cách kéo thả |
| Hạn chót | Ngày và giờ | Chọn ngày sẽ điền sẵn 18:00, bạn có thể đổi |
| Thời gian đã dùng | Giờ và phút, nhập tay | Một tổng cho mỗi thẻ, không phải danh sách các dòng ghi |
| Người được giao | Những người trong tổ chức của bạn | Mỗi người đều được thông báo. Họ đăng nhập vào ERPFlow |
| Nhân viên | Liên kết đến hồ sơ nhân viên | Mang tính thông tin, cho người không cần đăng nhập |
| Tệp đính kèm | Tệp tối đa 50 MB mỗi tệp | Tính vào dung lượng lưu trữ của bạn |
| Bình luận | Một chuỗi trao đổi trên thẻ | Mới nhất ở trên, hiển thị tác giả và thời gian; bình luận đã sửa được đánh dấu là đã chỉnh sửa |
Nhấp vào một thẻ để sửa trong ngăn bên, hoặc chọn Mở toàn màn hình để có trang riêng, với các tab Chi tiết, Tệp đính kèm và Bình luận cùng một liên kết bạn có thể chia sẻ với đồng nghiệp.
Mỗi bảng còn có trang Tệp đính kèm riêng, cho các tài liệu thuộc về cả công việc, như bản yêu cầu hoặc hợp đồng đã ký. Tệp của bảng và tệp của thẻ được lưu tách biệt.
Hạn chót trên thẻ hoạt động thế nào?
Hạn chót của thẻ hiển thị dưới dạng một nhãn, và thẻ được đánh dấu màu hổ phách khi còn ba ngày làm việc hoặc ít hơn và màu đỏ khi còn một ngày làm việc hoặc ít hơn. Khi hạn chót đã qua, thẻ giữ màu đỏ và nhãn ghi Quá hạn.
Chỉ tính thứ Hai đến thứ Sáu, theo múi giờ của người xem, và các ngày lễ không được tính đến. Vì vậy một thẻ đến hạn vào thứ Hai lúc 10:00 chuyển sang màu hổ phách vào thứ Tư trước đó lúc 10:00 và màu đỏ vào thứ Sáu lúc 10:00. Thẻ trong cột xong không bao giờ bị đánh dấu.
Các dấu này chỉ hiện trên bảng. Không có email hay thông báo nào được gửi cho ai khi hạn chót đến gần.
Mọi người cùng làm việc trên bảng như thế nào?
Mọi thành viên có vai trò xem được dự án đều thấy mọi bảng, và không có dự án riêng tư. Xem dự án cho phép đọc bảng và bình luận. Quản lý dự án cho phép tạo và sửa thẻ và đăng bình luận. Vai trò Thành viên có sẵn bắt đầu với cả hai, và chủ sở hữu hoặc quản trị viên có thể đổi trong vai trò và quyền. Để thêm người, xem mời nhóm của bạn.
Thông báo được cố ý giữ ở mức ít:
- Được giao một thẻ thông báo cho người đó trong ứng dụng và qua email.
- Thẻ đổi cột thông báo cho người được giao và người tạo thẻ, chỉ trong ứng dụng.
- Bình luận không gửi thông báo, và không có @nhắc tên.
Vì vậy nếu một bình luận cần được đọc, hãy nói với người đó hoặc giao thẻ cho họ.
Điều gì xảy ra khi bạn di chuyển, sao chép hoặc lưu trữ một thẻ?
| Thao tác | Điều xảy ra | Cần lưu ý |
|---|---|---|
| Kéo thả | Di chuyển thẻ trong hoặc giữa các cột, bằng chuột hoặc bàn phím, và lưu ngay | Không có gì |
| Chuyển sang dự án khác… | Chính thẻ đó chuyển sang một cột trên bảng khác, cùng tệp và bình luận | Thời gian của nó cũng chuyển sang tổng của bảng đó |
| Sao chép tới… | Một thẻ mới với tiêu đề, mô tả, hạn chót, thời gian đã dùng, người được giao và nhân viên | Tệp và bình luận không được sao chép, và thời gian được sao chép bị tính lần thứ hai trong các tổng |
| Lưu trữ | Thẻ rời bảng sang Lưu trữ của bảng đó, và Khôi phục đưa nó về cùng cột | Nó vẫn được tính vào Thẻ và Thời gian đã dùng của bảng |
| Xóa vĩnh viễn | Xóa một thẻ đã lưu trữ, cùng tệp và bình luận của nó | Không thể hoàn tác |
Cả bảng cũng được lưu trữ và khôi phục tương tự, ở tab Đã lưu trữ. Xóa một bảng là vĩnh viễn và kéo theo mọi thẻ và tệp của nó. Bạn luôn giữ ít nhất một bảng đang hoạt động.
Dự án liên kết với khách hàng và chứng từ như thế nào?
Một bảng liên kết với một khách hàng qua trường Khách hàng tùy chọn. Khi đó nó xuất hiện trên trang của khách hàng đó ở mục Đã liên kết → Dự án. Xóa khách hàng chỉ gỡ liên kết với bảng, các thẻ vẫn còn.
Báo giá, đơn hàng và hóa đơn có thể liên kết với một dự án trong Chứng từ liên kết. Một chứng từ trỏ đến một dự án tại một thời điểm, và việc chuyển đổi báo giá hoặc đơn hàng giữ dự án của nguồn. Liên kết này là nội bộ, nên không bao giờ được in trên PDF hay gửi cho khách hàng.
Dự án trong ERPFlow không làm được gì?
Hiện ERPFlow chưa có bộ đếm giờ hay bảng chấm công, và thời gian trên thẻ không trở thành dòng hóa đơn. Theo dõi thời gian, gồm cả việc chuyển thời gian đã ghi thành hóa đơn, sẽ sớm có. Hướng dẫn về ghi thời gian với tư cách thành viên nhóm nói về những gì trường Thời gian đã dùng làm được hiện nay.
Phần còn lại là một lời từ chối thẳng:
- Tiền bạc: không có đơn giá, ngân sách, tính giá thành theo từng dự án hay lợi nhuận.
- Báo cáo về con người: không có báo cáo thời gian theo người, phê duyệt, hay báo cáo mức sử dụng nhân sự và năng lực.
- Chế độ xem: không có biểu đồ Gantt, lịch, danh sách hay chế độ xem "thẻ của tôi".
- Cấu trúc thẻ: không có mẫu, nhãn, mức ưu tiên, danh sách kiểm tra, công việc con, phụ thuộc hay thẻ lặp lại.
- Nhắc nhở: không có nhắc hạn chót hay leo thang.
- Ứng dụng gốc: bảng là một trang web thích ứng, dùng trong trình duyệt của điện thoại.
Thiết lập dự án đầu tiên trong ERPFlow
- Mở Dự án và chọn Dự án mới. Đặt tên và, nếu dành cho một khách hàng, chọn Khách hàng.
- Mở Cột và đổi tên cho khớp với cách công việc chuyển động.
- Chọn Việc cần làm mới cho thẻ đầu tiên, rồi thêm hạn chót và người được giao.
- Đặt bản yêu cầu hoặc hợp đồng vào trang Tệp đính kèm của bảng.
Nếu công việc của bạn đang nằm ở công cụ khác, hãy nhập chúng từ tệp CSV. Hãy tạo các bảng và cột trước, vì tệp gọi tên chúng. Tệp mang tiêu đề, mô tả, dự án, cột, hạn chót và thời gian đã dùng tính bằng phút nguyên, nhưng không mang người được giao, tệp hay bình luận.
Số bảng không giới hạn trên mọi gói. Gói Free giới hạn 10 thẻ trên tất cả các bảng, tính cả thẻ đã lưu trữ, và có một thành viên. Các gói trả phí không giới hạn số thẻ và gồm nhiều thành viên hơn. Một bảng tải tối đa 500 thẻ mỗi lần, nên hãy lưu trữ các thẻ đã xong trên bảng đông việc.