Cách thiết lập hệ thống đánh số dự án

Để thiết lập hệ thống đánh số dự án, hãy chọn định dạng gồm năm và một dãy số chạy liên tục, như 2026-042, giữ một sổ đăng ký một dòng cho mỗi số đã cấp, và không bao giờ dùng lại hay đổi một số. Hãy đặt con số lên đầu mọi bảng, thư mục, tệp và tiêu đề email thuộc về dự án.

Số dự án tốt có những đặc điểm gì?

Một số dự án tốt xác định một công việc mãi mãi và đủ ngắn để đọc qua điện thoại. Hai yêu cầu đó loại bỏ phần lớn những cách đánh số cầu kỳ.

Nên dùng định dạng đánh số dự án nào?

Phần lớn doanh nghiệp nhỏ nên dùng năm và dãy số ba chữ số. Chỉ chọn thứ phức tạp hơn khi bạn gọi tên được vấn đề mà nó giải quyết.

Hãy tính đến sự phát triển khi chọn độ rộng. Ba chữ số cho bạn 999 dự án mỗi năm, còn bốn chữ số trông thừa thãi với một doanh nghiệp chỉ mở 30 dự án.

Khi nào dự án nên được cấp số?

Dự án nên được cấp số khi công việc đã giành được, không phải khi bạn mới báo giá lần đầu. Nếu bạn đánh số mọi yêu cầu, dãy số của bạn sẽ đầy những việc bạn chưa từng làm, và 2026-042 không còn cho bạn biết nhiều.

Nếu bạn cũng cần tham chiếu các đề xuất, hãy cho chúng một dãy riêng, như P-2026-118, và ghi số dự án bên cạnh khi đề xuất chuyển thành dự án. Khi đó cả hai con số đều trung thực: một số đếm đề xuất, một số đếm công việc.

Xử lý giai đoạn, phát sinh và dự án con thế nào?

Hãy xử lý giai đoạn và phát sinh bằng một hậu tố gắn vào số gốc, để số cơ sở không bao giờ đổi và mọi công việc liên quan được xếp cạnh nhau.

Phép thử để cấp số mới là bạn có muốn xem chi phí và hóa đơn của nó tách khỏi công việc đầu tiên hay không. Nếu không, nó là một hậu tố hoặc đơn giản là một thẻ nữa trên cùng bảng.

Sổ đăng ký dự án trông như thế nào?

Sổ đăng ký dự án là một danh sách duy nhất với mỗi số đã cấp một dòng, và đó là phần duy nhất của hệ thống ngăn hai người lấy cùng một số. Đây là một ví dụ tự đặt.

Hãy giao cho một người việc cấp số, hoặc để bảng dùng chung và lấy dòng trống kế tiếp. Công việc bị hủy vẫn nằm trong danh sách, như 2026-043 ở đây.

Nếu bạn chuyển từ cách đánh số cũ, đừng đánh số lại các công việc đã qua. Hãy bắt đầu dãy mới từ hôm nay, và khi một công việc mới nối tiếp công việc cũ, hãy ghi mã cũ, như ở dòng cuối. Các tệp cũ vẫn tìm được theo số cũ của chúng.

Số dự án và số hóa đơn có nên liên kết không?

Số dự án và số hóa đơn nên được tách riêng, với số dự án hiển thị trên hóa đơn làm tham chiếu. Số hóa đơn có nhiệm vụ pháp lý: theo Điều 226 của Chỉ thị VAT, nó phải liên tục, dựa trên một hoặc nhiều dãy số, và xác định duy nhất hóa đơn. Số dự án không có nhiệm vụ nào trong số đó.

Chỉ thị cho phép nhiều hơn một dãy số, nhưng mỗi dự án một dãy hóa đơn riêng sẽ để lại cho bạn hàng trăm dãy phải giải thích, và dãy nào có khoảng trống cũng gây ra câu hỏi. Hãy giữ một dãy hóa đơn duy nhất và đọc hướng dẫn về cách đánh số hóa đơn để biết cách thiết lập.

Sau đó ghi tham chiếu dự án lên hóa đơn, trong phần mô tả dòng hoặc ghi chú:

Mở rộng phía sau, giai đoạn 2 trên 4, mã dự án của bạn 2026-042.

Số dự án nên xuất hiện ở đâu?

Số dự án nên xuất hiện đầu tiên ở mọi nơi mà sau này có ai đó có thể tìm công việc. Đây là những nơi thường gặp.

• Thư mục: 2026-042 Mở rộng phía sau. Con số đứng đầu giúp các thư mục xếp theo ngày mở.
• Tên tệp: 2026-042 Tính toán kết cấu rev B.pdf. Tránh / và \, vì đó là ký tự phân tách đường dẫn.
• Tiêu đề email: [2026-042] Bản vẽ phiên bản B, để tìm kiếm ra cả chuỗi thư.
• Báo giá và hóa đơn: làm tham chiếu trên chứng từ.
• Hồ sơ thời gian và đơn đặt hàng nhà cung cấp: để chi phí có thể gắn với công việc. Xem theo dõi giờ công tính phí theo dự án.

Hai cái bẫy trong bảng tính có thể phá hỏng một định dạng tốt. Dạng ngắn như 26-04 hay 2026-04 có thể biến thành ngày tháng khi gõ hoặc mở trong Excel, điều mà dãy số ba chữ số tránh được. Số thuần có các số 0 đứng đầu, như 00042, mất các số 0 theo cách tương tự, nên hãy giữ một chữ cái hoặc dấu gạch nối trong con số. Hãy thử định dạng của bạn bằng cách gõ vào một bảng tính trống và mở thử một tệp CSV của nó trước khi quyết định.

Đánh số dự án trong ERPFlow

Dự án trong ERPFlow là các bảng có tên, và chúng không có số dự án tự động hay bộ đếm số kế tiếp. Hãy nhập con số ở đầu tên bảng, như 2026-042 Mở rộng phía sau, và giữ sổ đăng ký ở nơi khác. Hướng dẫn về cách dự án hoạt động nói về các bảng và thẻ.

• Tìm một công việc: ô tìm kiếm của danh sách bảng khớp với tên bảng và tên hoặc tên công ty của khách hàng được liên kết, và cột Tên sắp xếp được. Các số có độ rộng cố định giúp các bảng xếp đúng thứ tự.
• Chứng từ: hóa đơn, báo giá và đơn hàng tự đánh số theo dãy riêng của từng loại, như INV-2026-0042. Tiền tố được đặt trong Cài đặt > Thông tin doanh nghiệp. Chúng không thể đặt theo từng dự án, và đó đúng là điều bạn muốn.
• Liên kết một dự án: báo giá, đơn hàng hoặc hóa đơn có thể liên kết với một bảng trong Chứng từ liên kết. Liên kết đó là nội bộ và không được in.
• Cho khách hàng thấy con số: nhập nó vào mô tả dòng hoặc Ghi chú của hóa đơn, cả hai đều được in. Trường Số đơn hàng cũng được in, nhưng nó đi ra dưới dạng tham chiếu đơn mua hàng trong hóa đơn điện tử, nên hãy để dành cho đơn mua hàng riêng của khách hàng nếu họ có.
• Đổi tên bảng: việc nhập CSV các thẻ dự án tham chiếu một bảng theo tên của nó, và bảng đó phải đã tồn tại. Đánh số các bảng trước khi nhập giúp bạn khỏi làm lại tệp.

Các dự án trong ERPFlow không mang ngân sách hay chi phí theo từng dự án, nên con số giúp bạn tìm một công việc, chứ không tạo ra báo cáo chi phí công việc.