อัปเดตล่าสุด 6 พฤศจิกายน 2569
การบันทึกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้แยกตามโปรเจกต์ ให้ตั้งรหัสให้แต่ละโปรเจกต์ก่อนเริ่มงาน ให้ทุกรายการเวลาระบุหนึ่งโปรเจกต์ บันทึกวันที่ คน ภารกิจ และชั่วโมง และทำเครื่องหมายแต่ละรายการว่าเรียกเก็บแล้วเมื่อขึ้นใบแจ้งหนี้ ยอดรวมต่อโปรเจกต์จะแสดงว่าทำไปเท่าไร เรียกเก็บแล้วเท่าไร และยังไม่เรียกเก็บเท่าไร
กฎทั่วไปของการบันทึกชั่วโมงอยู่ในวิธีบันทึกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ คู่มือนี้ครอบคลุมสิ่งที่เปลี่ยนไปเมื่อโปรเจกต์เป็นหน่วยที่คุณทำรายงาน
ทำไมต้องบันทึกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้แยกตามโปรเจกต์ ไม่ใช่แยกตามลูกค้า?
การบันทึกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้แยกตามโปรเจกต์สำคัญ เพราะลูกค้าหนึ่งรายอาจมีหลายงานภายใต้เงื่อนไขต่างกัน และยอดรวมระดับลูกค้าซ่อนว่าแต่ละงานเป็นอย่างไร นี่คือตัวอย่างที่สมมติขึ้น ลูกค้ามีโปรเจกต์เว็บไซต์ราคาคงที่ งบ 40 ชั่วโมง และข้อตกลงงานซัพพอร์ตที่เรียกเก็บรายชั่วโมง ในเดือนหนึ่งคุณบันทึก 60 ชั่วโมงให้ลูกค้ารายนี้
เมื่อดูตามลูกค้า 60 ชั่วโมงดูเป็นเดือนที่ดี แต่เมื่อดูตามโปรเจกต์ คือ 52 ชั่วโมงกับเว็บไซต์ ซึ่งเกินงบ 12 ชั่วโมงที่ไม่มีใครจ่าย และเรียกเก็บได้จริงเพียง 8 ชั่วโมง สองเรื่องนี้ต้องคุยกันคนละแบบ และยอดรวมระดับลูกค้าไม่ทำให้คุยเรื่องไหนเลย
ตั้งค่าโปรเจกต์สำหรับการบันทึกเวลาอย่างไร?
ตั้งค่าโปรเจกต์สำหรับการบันทึกเวลาด้วยการเขียนระเบียนสั้นๆ ของโปรเจกต์ก่อนที่ใครจะบันทึกชั่วโมงแรก ธุรกิจเล็กต้องการเท่านี้
| ช่อง | ตัวอย่าง | กำหนดอะไร |
|---|---|---|
| รหัส | P-105 | สิ่งที่ทุกคนพิมพ์ในแต่ละรายการ ดูระบบเลขที่โปรเจกต์ |
| ลูกค้า | Alder Foods | ออกในใบแจ้งหนี้ของใคร |
| หลักการเรียกเก็บ | เวลาและวัสดุ มีเพดาน | ชั่วโมงถูกเรียกเก็บหรือแค่วัดไว้ |
| อัตรา | €110 ต่อชั่วโมง | ชั่วโมงที่เรียกเก็บแต่ละชั่วโมงมีค่าเท่าไร |
| งบชั่วโมง | 80 | สัญญาณเตือนล่วงหน้า |
| สถานะ | เปิด | เมื่อเป็นปิด ไม่ควรมีใครบันทึกเวลาเข้าไปอีก |
สถานะมีประโยชน์มากกว่าที่เห็น ถ้าไม่มี คนจะบันทึกเข้าโปรเจกต์สุดท้ายที่จำได้ และชั่วโมงไปตกอยู่กับงานที่ออกใบแจ้งหนี้และปิดไปแล้วตั้งแต่เดือนมิถุนายน
รายการเวลาของโปรเจกต์ควรมีอะไรบ้าง?
รายการเวลาของโปรเจกต์ต้องมีวันที่ คน รหัสโปรเจกต์ ภารกิจ ชั่วโมง เครื่องหมายว่าเรียกเก็บได้หรือไม่ และต่อมาคือเลขที่ใบแจ้งหนี้ มีสองกฎที่ทำให้ข้อมูลซื่อตรง
- หนึ่งรายการ หนึ่งโปรเจกต์ ถ้าหนึ่งวันทำสามโปรเจกต์ ก็เป็นสามรายการ
- ไม่มีรหัส ห้ามเดา งานที่ไม่อยู่ในโปรเจกต์ใดให้ใช้รหัสภายใน ไม่ใช่ใส่ในโปรเจกต์เปิดที่อยู่ใกล้ที่สุด
เก็บเวลาโปรเจกต์ที่เรียกเก็บเงินไม่ได้ไว้ด้วย เช่น การแก้งานซ้ำหรือการทบทวนภายใน โดยทำเครื่องหมายไว้ คุณเรียกเก็บไม่ได้ แต่เป็นส่วนหนึ่งของเวลาที่งานใช้ไป กฎของเครื่องหมายนี้อยู่ในชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้กับเรียกเก็บเงินไม่ได้
ดูชั่วโมงที่เรียกเก็บแล้วและยังไม่เรียกเก็บแยกตามโปรเจกต์ได้อย่างไร?
ดูชั่วโมงที่เรียกเก็บแล้วและยังไม่เรียกเก็บแยกตามโปรเจกต์ด้วยการเก็บตารางเดียวที่อัปเดตอยู่เสมอ หนึ่งแถวต่อโปรเจกต์ สร้างใหม่จากรายการเวลาทุกเดือน ในตารางสมมตินี้ ทุกแถวต้องเป็นไปตามผลรวมเดียว คือชั่วโมงที่ทำ เท่ากับเรียกเก็บแล้ว บวกลดยอดเรียกเก็บ บวกยังไม่เรียกเก็บ
| โปรเจกต์ | อัตรา | งบชั่วโมง | ทำแล้ว | เรียกเก็บแล้ว | ลดยอดเรียกเก็บ | ยังไม่เรียกเก็บ | งบที่เหลือ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| P-104 ตรวจสอบ | €90 | 60 | 52.5 | 40.0 | 1.5 | 11.0 | 7.5 |
| P-105 รีแบรนด์ | €110 | 80 | 78.0 | 64.0 | 0 | 14.0 | 2.0 |
| P-106 ซัพพอร์ต | €75 | ไม่มี | 17.25 | 17.25 | 0 | 0 | ไม่เกี่ยวข้อง |
แต่ละคอลัมน์บอกให้คุณลงมือทำบางอย่าง
- ยังไม่เรียกเก็บ: P-104 มีงานมูลค่า €990 รอออกใบแจ้งหนี้ (11 ชั่วโมงที่ €90) และ P-105 มี €1,540 (14 ชั่วโมงที่ €110) รวม €2,530 ที่ทำไปแล้วแต่ยังไม่ได้เรียกเก็บ ถ้าคุณบันทึกไว้ในบัญชี ควรอยู่ในรายงาน WIP
- งบที่เหลือ: P-105 ใช้ชั่วโมงไปแล้ว 97.5% ถ้ามีเพดาน ให้เตือนลูกค้าก่อนถึง 80 และตกลงส่วนที่เพิ่มให้เรียบร้อยก่อน
- ลดยอดเรียกเก็บ: P-104 ให้ฟรีไป 1.5 ชั่วโมง ซึ่งไม่ใช่เรื่องใหญ่ในโปรเจกต์เดียว แต่ถ้าเหตุผลเดียวกันเกิดซ้ำในสิบโปรเจกต์ แปลว่าการประเมินของคุณต้องปรับ ดังที่ ลดยอดเรียกเก็บกับตัดเป็นหนี้สูญอธิบาย
ในโปรเจกต์ราคาคงที่ คอลัมน์เรียกเก็บแล้วใช้ไม่ได้ เพราะใบแจ้งหนี้เรียกเก็บค่าบริการหรืองวดหนึ่งของค่าบริการ ให้เก็บคอลัมน์ทำแล้วกับงบที่เหลือไว้ และใช้คู่มืองบชั่วโมงเทียบกับชั่วโมงจริง
ป้องกันไม่ให้ชั่วโมงของโปรเจกต์ถูกเรียกเก็บซ้ำหรือตกหล่นได้อย่างไร?
ป้องกันไม่ให้ชั่วโมงของโปรเจกต์ถูกเรียกเก็บซ้ำหรือตกหล่นด้วยการเขียนเลขที่ใบแจ้งหนี้ลงในแต่ละรายการเมื่อเรียกเก็บ และรันผลรวมข้างบนก่อนรอบเรียกเก็บทุกครั้ง รายการที่มีเลขที่คือเรียกเก็บแล้ว รายการที่ไม่มีเลขที่คือยังไม่เรียกเก็บ และจะยังอยู่ในเดือนหน้า
แก้ข้อผิดพลาดตามระยะที่ไปไกลแล้ว ก่อนเรียกเก็บ ให้เปลี่ยนรหัสรายการเป็นโปรเจกต์ที่ถูกต้อง หลังเรียกเก็บแล้ว อย่าแตะรายการนั้น ให้แก้ใบแจ้งหนี้อย่างถูกวิธีด้วยใบลดหนี้หรือใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไข เพราะบันทึกเวลาควรตรงกับที่คุณส่งไปเสมอ
บันทึกชั่วโมงต่อโปรเจกต์ใน ERPFlow อย่างไร?
ตอนนี้ ERPFlow ไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้ ERPFlow ยังไม่มีอัตราหรืองบของโปรเจกต์ ไม่มีรายงานเวลารายบุคคล และไม่มีเครื่องหมายเรียกเก็บแล้วบนชั่วโมง ตารางข้างบนจึงต้องอยู่ในสเปรดชีตของคุณ
สิ่งที่ ERPFlow ทำได้ในวันนี้คือเก็บชั่วโมงไว้กับโปรเจกต์ วิธีทำงานของโปรเจกต์มีภาพรวมทั้งหมด
- โปรเจกต์: โปรเจกต์คือบอร์ดที่มีคอลัมน์ที่คุณตั้งชื่อเอง เชื่อมกับลูกค้าแล้วจะปรากฏในระเบียนของลูกค้านั้น
- ชั่วโมง: แต่ละการ์ดมีช่องเวลาที่ใช้ พิมพ์เป็นชั่วโมงและนาที รายการโปรเจกต์รวมการ์ดและเวลาที่ใช้ของแต่ละโปรเจกต์ รวมการ์ดที่เก็บถาวรด้วย และแท็บโปรเจกต์ของลูกค้ารวมข้ามบอร์ด
- ข้อจำกัด: การ์ดเก็บตัวเลขเดียว ไม่มีวันที่และไม่แยกตามคน ให้ใช้หนึ่งการ์ดต่อภารกิจหรือต่อรอบเรียกเก็บ
- แยกเรียกเก็บแล้วกับยังไม่เรียกเก็บ: เพิ่มคอลัมน์ เช่น “รอออกใบแจ้งหนี้” และ “ออกใบแจ้งหนี้แล้ว” แล้วย้ายการ์ด บอร์ดไม่รวมยอดของแต่ละคอลัมน์ แต่การส่งออก CSV ให้โปรเจกต์ คอลัมน์ และเวลาที่ใช้เป็นนาทีของแต่ละการ์ด ซึ่งสเปรดชีตรวมยอดได้
- เรียกเก็บเงิน: เวลาในการ์ดไม่กลายเป็นรายการในใบแจ้งหนี้ ให้อ่านยอดรวม แล้วในใบแจ้งหนี้ เลือกบริการที่มีราคารายชั่วโมงของคุณ และพิมพ์ชั่วโมงเป็นจำนวน เชื่อมใบแจ้งหนี้กับโปรเจกต์ได้ใต้ เอกสารที่เชื่อมโยง
โปรเจกต์ไม่จำกัดจำนวนในทุกแผน แต่แผน Free จำกัดการ์ดไว้ที่ 10 ใบรวมกัน รวมใบที่เก็บถาวรด้วย