วิธีตั้งระบบเลขที่โปรเจกต์

การตั้งระบบเลขที่โปรเจกต์ทำได้ด้วยการเลือกรูปแบบที่มีปีและลำดับต่อเนื่อง เช่น 2026-042 เก็บทะเบียนหนึ่งบรรทัดต่อทุกเลขที่ที่ออก และไม่นำเลขกลับมาใช้หรือเปลี่ยนเลขเด็ดขาด ใส่เลขที่ไว้ต้นสุดของทุกบอร์ด โฟลเดอร์ ไฟล์ และหัวเรื่องอีเมลที่เป็นของโปรเจกต์นั้น

เลขที่โปรเจกต์ที่ดีเป็นอย่างไร?

เลขที่โปรเจกต์ที่ดีระบุงานหนึ่งงานได้ตลอดไป และสั้นพอจะพูดทางโทรศัพท์ได้ สองข้อนี้ตัดแผนที่ซับซ้อนเกือบทั้งหมดออกไป

ควรใช้รูปแบบเลขที่โปรเจกต์แบบไหน?

บริษัทเล็กส่วนใหญ่ควรใช้ปีกับลำดับสามหลัก เลือกอะไรที่ซับซ้อนกว่านี้ก็ต่อเมื่อบอกได้ว่ามันแก้ปัญหาอะไร

เผื่อการเติบโตตอนเลือกความกว้าง สามหลักให้ได้ 999 โปรเจกต์ต่อปี และสี่หลักดูเกินไปสำหรับบริษัทที่เปิดโปรเจกต์ปีละ 30

โปรเจกต์ควรได้เลขที่เมื่อไร?

โปรเจกต์ควรได้เลขที่เมื่อชนะงาน ไม่ใช่ตอนที่เสนอราคาครั้งแรก ถ้าคุณให้เลขทุกการสอบถาม ลำดับของคุณจะเต็มไปด้วยงานที่ไม่เคยทำ และ 2026-042 ก็บอกอะไรได้น้อยลง

ถ้าต้องอ้างถึงข้อเสนอด้วย ให้ใช้อนุกรมแยก เช่น P-2026-118 และบันทึกเลขที่โปรเจกต์ไว้ข้างกันเมื่อข้อเสนอกลายเป็นงาน เลขทั้งสองชุดก็ยังซื่อตรง ชุดหนึ่งนับข้อเสนอ อีกชุดนับงาน

จัดการงวดงาน งานเปลี่ยนแปลง และโปรเจกต์ย่อยอย่างไร?

จัดการงวดงานและงานเปลี่ยนแปลงด้วยส่วนต่อท้ายเลขที่เดิม เลขฐานจึงไม่เปลี่ยน และงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเรียงอยู่ด้วยกัน

เกณฑ์ตัดสินว่าควรได้เลขใหม่ไหมคือคุณอยากเห็นต้นทุนและใบแจ้งหนี้ของมันแยกจากงานแรกหรือไม่ ถ้าไม่ ก็ใช้ส่วนต่อท้าย หรือเป็นอีกการ์ดหนึ่งในบอร์ดเดียวกัน

ทะเบียนโปรเจกต์หน้าตาเป็นอย่างไร?

ทะเบียนโปรเจกต์คือรายการเดียวที่มีหนึ่งแถวต่อหนึ่งเลขที่ที่ออก และเป็นส่วนเดียวของระบบที่ป้องกันไม่ให้สองคนใช้เลขเดียวกัน ตัวอย่างสมมติ

ให้คนหนึ่งรับหน้าที่ออกเลขที่ หรือแชร์ชีตไว้และใช้แถวว่างถัดไป งานที่ยกเลิกยังอยู่ในรายการ เหมือน 2026-043 ที่นี่

ถ้าย้ายมาจากระบบเก่า อย่าเปลี่ยนเลขงานที่ผ่านมา เริ่มอนุกรมใหม่ตั้งแต่วันนี้ และเมื่องานใหม่ต่อเนื่องจากงานเก่า ให้จดเลขอ้างอิงเดิมไว้ เหมือนแถวสุดท้าย ไฟล์เก่ายังค้นหาได้ด้วยเลขเดิม

เลขที่โปรเจกต์กับเลขที่ใบแจ้งหนี้ควรเชื่อมกันไหม?

เลขที่โปรเจกต์กับเลขที่ใบแจ้งหนี้ควรแยกกัน โดยแสดงเลขที่โปรเจกต์บนใบแจ้งหนี้เป็นเลขอ้างอิง เลขที่ใบแจ้งหนี้มีหน้าที่ตามกฎหมาย ตามมาตรา 226 ของ VAT Directive ต้องเรียงลำดับต่อเนื่อง อยู่ในอนุกรมหนึ่งอนุกรมหรือมากกว่า และระบุใบแจ้งหนี้ได้เพียงใบเดียว เลขที่โปรเจกต์ไม่มีหน้าที่เหล่านี้

Directive อนุญาตมากกว่าหนึ่งอนุกรม แต่การมีอนุกรมใบแจ้งหนี้แยกต่อโปรเจกต์ทำให้มีหลายร้อยอนุกรมให้ต้องอธิบาย และอนุกรมใดที่มีช่องว่างก็เชิญชวนให้มีคำถาม ใช้อนุกรมใบแจ้งหนี้เดียว และอ่านคู่มือเรื่องการให้เลขที่ใบแจ้งหนี้สำหรับวิธีตั้งค่า

จากนั้นใส่เลขอ้างอิงโปรเจกต์ในใบแจ้งหนี้ ในคำอธิบายรายการหรือหมายเหตุ

ต่อเติมด้านหลัง งวดที่ 2 จาก 4 เลขอ้างอิงโปรเจกต์ของคุณคือ 2026-042

เลขที่โปรเจกต์ควรปรากฏที่ไหน?

เลขที่โปรเจกต์ควรปรากฏเป็นอย่างแรกในทุกที่ที่ใครอาจค้นหางานนั้นภายหลัง ต่อไปนี้คือที่ที่พบบ่อย

• โฟลเดอร์: 2026-042 Rear extension เลขขึ้นก่อนทำให้โฟลเดอร์เรียงตามวันที่เปิด
• ชื่อไฟล์: 2026-042 Structural calcs rev B.pdf หลีกเลี่ยง / และ \ ซึ่งเป็นตัวคั่นเส้นทาง
• หัวเรื่องอีเมล: [2026-042] Drawing revision B เพื่อให้ค้นหาเจอทั้งสายสนทนา
• ใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้: เป็นเลขอ้างอิงบนเอกสาร
• บันทึกเวลาและใบสั่งซื้อผู้จัดจำหน่าย: เพื่อผูกต้นทุนกับงาน ดูการติดตามชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ตามโปรเจกต์

กับดักของสเปรดชีตสองอย่างทำลายรูปแบบที่ดีได้ รูปแบบสั้นอย่าง 26-04 หรือ 2026-04 อาจกลายเป็นวันที่เมื่อพิมพ์หรือเปิดใน Excel ซึ่งลำดับสามหลักหลีกเลี่ยงได้ ตัวเลขล้วนที่มีศูนย์นำหน้า เช่น 00042 ก็เสียศูนย์ไปแบบเดียวกัน จึงให้มีตัวอักษรหรือขีดกลางอยู่ในเลข ทดสอบรูปแบบของคุณโดยพิมพ์ลงในชีตเปล่าและเปิดไฟล์ CSV ของมันก่อนตัดสินใจ

ให้เลขที่โปรเจกต์ใน ERPFlow

โปรเจกต์ใน ERPFlow เป็นบอร์ดที่มีชื่อ และไม่มีเลขที่โปรเจกต์อัตโนมัติหรือตัวนับเลขถัดไป พิมพ์เลขที่ไว้ต้นชื่อบอร์ด เช่น 2026-042 Rear extension และเก็บทะเบียนไว้ที่อื่น คู่มือเรื่องวิธีทำงานของโปรเจกต์อธิบายบอร์ดและการ์ด

• หางาน: การค้นหาในรายการบอร์ดจับคู่กับชื่อบอร์ดและชื่อหรือบริษัทของลูกค้าที่เชื่อมไว้ และเรียงลำดับคอลัมน์ ชื่อ ได้ เลขความยาวคงที่ทำให้บอร์ดเรียงตามลำดับ
• เอกสาร: ใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา และคำสั่งซื้อให้เลขที่เองในอนุกรมของแต่ละอย่าง เช่น INV-2026-0042 ตั้งคำนำหน้าได้ใน การตั้งค่า > ข้อมูลธุรกิจ ตั้งรายโปรเจกต์ไม่ได้ ซึ่งตรงกับที่คุณต้องการ
• เชื่อมโปรเจกต์: ใบเสนอราคา คำสั่งซื้อ หรือใบแจ้งหนี้เชื่อมกับบอร์ดได้ใต้ เอกสารที่เชื่อมโยง การเชื่อมนี้ใช้ภายในและไม่พิมพ์
• แสดงเลขที่ให้ลูกค้าเห็น: พิมพ์ในคำอธิบายรายการของใบแจ้งหนี้หรือ บันทึก ซึ่งพิมพ์ทั้งคู่ ช่อง เลขที่คำสั่งซื้อ ก็พิมพ์เช่นกัน แต่ส่งออกเป็นเลขอ้างอิงใบสั่งซื้อในใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ จึงเก็บไว้ใช้กับใบสั่งซื้อของลูกค้าเองถ้าเขามี
• เปลี่ยนชื่อบอร์ด: การนำเข้า CSVของการ์ดโปรเจกต์อ้างถึงบอร์ดด้วยชื่อ และบอร์ดต้องมีอยู่แล้ว การให้เลขที่บอร์ดก่อนนำเข้าช่วยไม่ต้องทำไฟล์ใหม่

โปรเจกต์ของ ERPFlow ไม่มีงบประมาณหรือต้นทุนรายโปรเจกต์ เลขที่จึงช่วยให้คุณหางานเจอ และไม่ได้ให้รายงานต้นทุนงาน