โปรเจกต์ใน ERPFlow ทำงานอย่างไร บอร์ด การ์ด กำหนดส่ง และทีมงาน

โปรเจกต์ใน ERPFlow คือบอร์ดแบบคันบัง (kanban) แต่ละบอร์ดมีคอลัมน์ที่คุณตั้งชื่อและการ์ดที่เคลื่อนผ่านคอลัมน์เหล่านั้น การ์ดเก็บผู้รับผิดชอบ กำหนดส่ง เวลาที่ใช้ ไฟล์ และความคิดเห็น คุณมีบอร์ดได้เท่าที่ต้องการในทุกแพ็กเกจ และเชื่อมแต่ละบอร์ดกับลูกค้าและกับใบเสนอราคา คำสั่งซื้อ และใบแจ้งหนี้ของลูกค้านั้นได้

โปรเจกต์ใน ERPFlow คืออะไร?

โปรเจกต์ใน ERPFlow คือหนึ่งบอร์ด เมนู โปรเจกต์ ในแถบด้านข้างเปิดรายการของบอร์ดทั้งหมด เป็นตารางของ ชื่อ ลูกค้า การ์ด และ เวลาที่ใช้ ที่ค้นหาได้และจัดเรียงได้โดยคลิกหัวคอลัมน์

ทุกองค์กรเริ่มด้วยหนึ่งบอร์ดที่ทำเครื่องหมาย ค่าเริ่มต้น ซึ่งเป็นที่ที่การ์ดไปอยู่เมื่อไม่ได้ระบุบอร์ด ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น ย้ายเครื่องหมายนั้นไปยังบอร์ดอื่น หน้าฟีเจอร์โปรเจกต์มีตัวอย่างบอร์ดที่วาดไว้

ควรแบ่งงานเป็นบอร์ดอย่างไร?

แบ่งบอร์ดตามสิ่งที่คุณต้องการรวมยอด เพราะลิงก์ลูกค้าของโปรเจกต์และยอดรวมเวลาเป็นของบอร์ด ไม่ใช่ของการ์ด

ลูกค้ามีได้หลายบอร์ด หน้าของลูกค้าแสดงแต่ละบอร์ดพร้อมจำนวนการ์ดและเวลาที่ใช้ แล้วตามด้วยแถว รวม ถ้าคุณให้เลขที่แก่งาน คู่มือระบบเลขที่โปรเจกต์ช่วยตั้งชื่อบอร์ด

ตั้งคอลัมน์ของบอร์ดอย่างไร?

บอร์ดใหม่เริ่มด้วยสามคอลัมน์ คือ To do In progress และ Done เปิด คอลัมน์ เพื่อเปลี่ยนชื่อ ให้สีแต่ละเลน และตั้งลำดับด้วย เลื่อนขึ้น และ เลื่อนลง ลากคอลัมน์ไม่ได้

การ์ดในคอลัมน์นี้ถือว่าเสร็จ ทำเครื่องหมายคอลัมน์ว่าเสร็จสิ้น การ์ดที่มาถึงตรงนั้นจะถูกประทับว่าเสร็จ และเมื่อออกไปประทับนั้นก็ถูกล้าง บอร์ดมีคอลัมน์แบบนี้ได้หลายคอลัมน์ หรือไม่มีเลยก็ได้ ลบคอลัมน์ จะถามว่าการ์ดในนั้นควรไปที่ไหน

คอลัมน์เป็นของบอร์ดหนึ่ง แต่ละบอร์ดจึงมีขั้นตอนของตัวเองได้ ช่างติดตั้งครัวสมมติอาจใช้ Measured, Materials ordered, On site, Snagging และ Done ในทุกบอร์ดงาน ขณะที่สำนักงานใช้บอร์ดสามคอลัมน์ธรรมดา

การ์ดเก็บอะไรได้บ้าง?

การ์ดต้องการเพียงชื่อเรื่อง อย่างอื่นเป็นตัวเลือก

คลิกการ์ดเพื่อแก้ไขในลิ้นชัก หรือเลือก เปิดมุมมองเต็ม เพื่อไปหน้าของตัวเอง ซึ่งมีแท็บ รายละเอียด ไฟล์แนบ และ ความคิดเห็น และลิงก์ที่แชร์ให้เพื่อนร่วมงานได้

บอร์ดมีหน้า ไฟล์แนบ ของตัวเองด้วย สำหรับเอกสารที่เป็นของทั้งงาน เช่น บรีฟหรือสัญญาที่เซ็นแล้ว ไฟล์ของบอร์ดและไฟล์ของการ์ดเก็บแยกกัน

กำหนดส่งของการ์ดทำงานอย่างไร?

กำหนดส่งของการ์ดแสดงเป็นชิป และการ์ดถูกทำเครื่องหมายสีเหลืองอำพันเมื่อเหลือสามวันทำการหรือน้อยกว่า และสีแดงเมื่อเหลือหนึ่งวันทำการหรือน้อยกว่า เมื่อพ้นกำหนด การ์ดยังเป็นสีแดงและชิปอ่านว่า เลยกำหนด

นับเฉพาะวันจันทร์ถึงศุกร์ ในเขตเวลาของผู้ดู และไม่คิดวันหยุดนักขัตฤกษ์ การ์ดที่ครบกำหนดวันจันทร์เวลา 10:00 จึงเปลี่ยนเป็นสีเหลืองอำพันวันพุธก่อนหน้าเวลา 10:00 และเป็นสีแดงวันศุกร์เวลา 10:00 การ์ดในคอลัมน์ที่ถือว่าเสร็จจะไม่ถูกทำเครื่องหมาย

เครื่องหมายเหล่านี้ปรากฏบนบอร์ดเท่านั้น ไม่มีอีเมลหรืออะไรส่งถึงใครเมื่อใกล้ถึงกำหนดส่ง

คนทำงานร่วมกันบนบอร์ดอย่างไร?

สมาชิกทุกคนที่บทบาทดูโปรเจกต์ได้จะเห็นทุกบอร์ด และไม่มีโปรเจกต์ส่วนตัว ดูโปรเจกต์ ให้อ่านบอร์ดและความคิดเห็นได้ จัดการโปรเจกต์ ให้สร้างและแก้ไขการ์ดและโพสต์ความคิดเห็นได้ บทบาทสมาชิกที่มีมาในระบบเริ่มต้นด้วยทั้งสองสิทธิ์ และเจ้าของหรือผู้ดูแลระบบเปลี่ยนได้ที่บทบาทและสิทธิ์ หากต้องการเพิ่มคน ดูเชิญทีมของคุณ

การแจ้งเตือนมีน้อยโดยตั้งใจ

• การถูกมอบหมายให้การ์ด แจ้งคนนั้นในแอปและทางอีเมล
• การ์ดเปลี่ยนคอลัมน์ แจ้งผู้รับผิดชอบและผู้สร้างในแอปเท่านั้น
• ความคิดเห็น ไม่ส่งการแจ้งเตือน และไม่มี @mention

ดังนั้นถ้ามีความคิดเห็นที่ต้องอ่าน ให้บอกคนนั้นหรือมอบหมายให้เขาในการ์ด

เกิดอะไรขึ้นเมื่อย้าย คัดลอก หรือเก็บถาวรการ์ด?

ทั้งบอร์ดก็เก็บถาวรและกู้คืนได้เช่นกัน ที่แท็บ เก็บถาวรแล้ว การลบบอร์ดเป็นการลบถาวรและเอาการ์ดและไฟล์ทั้งหมดไปด้วย คุณมีบอร์ดที่ใช้งานอยู่อย่างน้อยหนึ่งบอร์ดเสมอ

โปรเจกต์เชื่อมกับลูกค้าและเอกสารอย่างไร?

บอร์ดเชื่อมกับลูกค้าหนึ่งรายผ่านช่อง ลูกค้า ที่ไม่บังคับ แล้วปรากฏในหน้าของลูกค้านั้นที่ ที่เชื่อมโยง → โปรเจกต์ การลบลูกค้าเพียงยกเลิกการเชื่อมบอร์ด การ์ดยังอยู่

ใบเสนอราคา คำสั่งซื้อ และใบแจ้งหนี้เชื่อมกับโปรเจกต์ได้ที่ เอกสารที่เชื่อมโยง เอกสารชี้ไปที่หนึ่งโปรเจกต์ในแต่ละครั้ง และการแปลงใบเสนอราคาหรือคำสั่งซื้อคงโปรเจกต์ของต้นทางไว้ ลิงก์เป็นข้อมูลภายใน จึงไม่พิมพ์บน PDF และไม่ส่งถึงลูกค้า

โปรเจกต์ใน ERPFlow ทำอะไรไม่ได้บ้าง?

ปัจจุบัน ERPFlow ไม่มีตัวจับเวลาหรือใบลงเวลา และเวลาบนการ์ดไม่กลายเป็นบรรทัดในใบแจ้งหนี้ การบันทึกเวลา รวมถึงการแปลงเวลาที่บันทึกเป็นใบแจ้งหนี้ จะมาเร็วๆ นี้ คู่มือการบันทึกเวลาในฐานะสมาชิกทีมอธิบายว่าช่อง เวลาที่ใช้ ทำอะไรได้ในตอนนี้

ส่วนที่เหลือคือไม่มีอย่างตรงไปตรงมา

• เงิน: ไม่มีอัตรา งบประมาณ การคิดต้นทุนรายโปรเจกต์ หรือความสามารถในการทำกำไร
• รายงานเกี่ยวกับคน: ไม่มีรายงานเวลารายบุคคล การอนุมัติ หรือรายงานอัตราการใช้เวลาและกำลังการผลิต
• มุมมอง: ไม่มีแผนภูมิแกนต์ ปฏิทิน รายการ หรือมุมมอง “การ์ดของฉัน”
• โครงสร้างการ์ด: ไม่มีแม่แบบ ป้ายกำกับ ลำดับความสำคัญ เช็กลิสต์ งานย่อย ความสัมพันธ์ของงาน หรือการ์ดที่เกิดซ้ำ
• การเตือน: ไม่มีการเตือนกำหนดส่งหรือการยกระดับ
• แอปมือถือ: บอร์ดเป็นหน้าเว็บที่ปรับตามหน้าจอ ใช้ในเบราว์เซอร์ของโทรศัพท์

ตั้งโปรเจกต์แรกใน ERPFlow

1. เปิด โปรเจกต์ แล้วเลือก โปรเจกต์ใหม่ ตั้งชื่อ และถ้าเป็นของลูกค้ารายเดียว เลือก ลูกค้า
2. เปิด คอลัมน์ และเปลี่ยนชื่อให้ตรงกับวิธีที่งานเคลื่อนไป
3. เลือก สิ่งที่ต้องทำใหม่ สำหรับการ์ดใบแรก แล้วเพิ่มกำหนดส่งและผู้รับผิดชอบ
4. ใส่บรีฟหรือสัญญาในหน้า ไฟล์แนบ ของบอร์ด

ถ้างานของคุณอยู่ในเครื่องมืออื่น ให้นำเข้าจากไฟล์ CSV สร้างบอร์ดและคอลัมน์ก่อน เพราะไฟล์อ้างถึงชื่อเหล่านั้น ไฟล์มีชื่อเรื่อง คำอธิบาย โปรเจกต์ คอลัมน์ กำหนดส่ง และเวลาที่ใช้เป็นนาทีเต็ม แต่ไม่มีผู้รับผิดชอบ ไฟล์ หรือความคิดเห็น

บอร์ดไม่จำกัดจำนวนในทุกแพ็กเกจ แพ็กเกจ Free จำกัดการ์ดไว้ที่ 10 ใบรวมทุกบอร์ด รวมที่เก็บถาวร และมีสมาชิกหนึ่งคน แพ็กเกจแบบชำระเงินไม่จำกัดจำนวนการ์ดและมีสมาชิกมากขึ้น บอร์ดโหลดการ์ดครั้งละไม่เกิน 500 ใบ จึงควรเก็บถาวรใบที่เสร็จแล้วบนบอร์ดที่งานเยอะ