Jak wystawić fakturę klientowi krok po kroku

Żeby wystawić fakturę klientowi, uzgodnij cenę i warunki płatności, a potem wystaw dokument z unikalnym numerem, danymi obu stron, datą wystawienia, opisem pracy, kwotami i ewentualnym VAT, terminem płatności i sposobem zapłaty. Wyślij go jako PDF do osoby, która opłaca rachunki, i pilnuj go aż do zapłaty.

Faktura pełni dwie role. Prosi o pieniądze, a dla firmy zarejestrowanej jako podatnik VAT jest też dokumentem podatkowym, który klient może wykorzystać do odliczenia VAT. Rola podatkowa decyduje o tym, co musi się na niej znaleźć. Rola windykacyjna zależy od Ciebie, bo przepisy o VAT nie wymagają terminu płatności ani danych bankowych.

Co musi zawierać faktura?

Faktura VAT w UE musi zawierać dane wymienione w artykule 226 dyrektywy VAT. Oto one w kolejności, w jakiej je wypełniasz, z numerem punktu i błędem, który przy każdym z nich się zdarza.

Ta lista to wszystko, czego wymagają przepisy o VAT. Terminu płatności i Twoich danych do przelewu na niej nie ma, a i tak ich potrzebujesz. Faktura bez nich może być w pełni prawidłowa i mimo to nie zostać zapłacona.

W kilku sytuacjach lista wygląda inaczej:

• W Wielkiej Brytanii poradnik HMRC o VAT podaje bardzo podobną listę w punkcie 16.3.1 i wymaga czasu dostawy, znanego jako tax point.
• Jeśli nie masz rejestracji jako podatnik VAT, nie naliczasz VAT i nie wystawiasz faktury VAT. Lista GOV.UK dla zwykłych faktur nadal wymaga unikalnego numeru, danych obu stron, jasnego opisu, daty dostawy, daty faktury i kwot.
• Przy małych kwotach kraje UE muszą dopuszczać fakturę uproszczoną do 100 € (artykuł 220a, z wyjątkami dla niektórych sprzedaży transgranicznych). W Wielkiej Brytanii można wystawić ją do 250 £, jeśli klient się zgodzi (punkt 16.6.1 poradnika HMRC).
• Twój kraj może wymagać więcej. Artykuł 226 dotyczy wyłącznie VAT. Prawo spółek lub podatkowe może dodawać dane, takie jak numer rejestrowy, więc zapytaj księgowego raz i wpisz odpowiedź do swojego szablonu.

Każde pole jest wyjaśnione szczegółowo w polach szablonu faktury VAT.

Jak wystawić fakturę klientowi, krok po kroku

1. Najpierw uzgodnij cenę i warunki. Wpisz zakres, cenę i termin płatności do oferty albo do e-maila, na którego klient odpowiedział. Faktura to kiepskie miejsce, w którym klient miałby się dowiedzieć, ile coś kosztuje.
2. Zbierz dane do faktury, zanim będą potrzebne. Potrzebujesz pełnej nazwy firmy, adresu do faktury, numeru VAT (jeśli klient go ma), numeru zamówienia zakupu i adresu, na który mają trafiać faktury. Osoba, która Cię wynajęła, często tego nie wie, więc poproś, żeby się dowiedziała.
3. Wybierz moment fakturowania. Może to być zakończenie pracy, zaliczka, kolejne etapy albo koniec miesiąca. Pomoże tabela poniżej.
4. Napisz pozycje tak, żeby obcy człowiek mógł je zatwierdzić. Ktoś z działu księgowości, kto nigdy Cię nie spotkał, zaakceptuje „Szyld nad witryną, 2,4 m, montaż 10 kwietnia". „Reklama" wywoła pytanie.
5. Ustal podatek dla każdej pozycji. Sprzedaż krajowa zwykle ma Twoją lokalną stawkę. Przy wszystkim, co przekracza granicę, najpierw przeczytaj jak fakturować klientów z UE albo jak fakturować klientów zagranicznych.
6. Ustaw daty. Datą wystawienia jest dzisiaj. Termin płatności podaj jako konkretną datę, wyliczoną z Twoich warunków płatności, bo „28 kwietnia 2026" zostawia mniej miejsca na spory niż „14 dni".
7. Napisz, jak zapłacić. Podaj nazwę właściciela rachunku, IBAN i BIC oraz poproś o numer faktury w tytule przelewu, żeby łatwo dopasować wpłatę, gdy dotrze.
8. Wystaw ją i potem jej nie ruszaj. Wtedy faktura dostaje numer i staje się ostateczna. Błąd znaleziony później wymaga faktury korygującej albo anulowania i wystawienia od nowa, a nigdy cichej poprawki.
9. Wyślij ją na właściwy adres. Wyślij PDF e-mailem na adres księgowości, w kopii ze swoim kontaktem, z krótką wiadomością, która już w pierwszych linijkach podaje numer, kwotę i termin. Sprawdź, czy sam PDF wystarczy, bo niektóre kraje wymagają już ustrukturyzowanych e-faktur. Belgia wymaga ich między firmami będącymi podatnikami VAT od 1 stycznia 2026 roku.
10. Zarejestruj płatność albo ją wyegzekwuj. Zanotuj termin płatności. Jeśli pieniądze nie dotrą w następnym dniu, uruchom swoją serię przypomnień.

Kompletna faktura, krok po kroku

Oto wymyślony przykład: producent szyldów fakturuje kawiarnię za nowy szyld nad witryną, z 20% VAT dla ilustracji.

Trzy wybory na tej fakturze są celowe. Data dostawy jest podana, bo różni się od daty wystawienia. Jeśli fakturujesz w dniu zakończenia pracy, jedna data pełni obie funkcje. Prace projektowe pokazują godziny i stawkę, bo HMRC traktuje stawkę godzinową jako cenę jednostkową usługi (punkt 16.3.2), a szyld jest jedną pozycją w pełnej cenie. A numer zamówienia klienta jest na fakturze, bo niektóre działy księgowości nie zwolnią płatności bez niego.

Kiedy wysłać fakturę?

Fakturę wyślij, gdy tylko nadejdzie uzgodniony moment fakturowania, ponieważ terminy płatności zwykle liczy się od daty faktury albo od jej otrzymania przez klienta.

Przepisy o VAT wyznaczają ostateczną granicę. W Wielkiej Brytanii fakturę VAT wystawia się zwykle w ciągu 30 dni od tax point (punkt 16.2.3 poradnika HMRC). W UE usługi transgraniczne rozliczane odwrotnym obciążeniem trzeba zafakturować do 15. dnia następnego miesiąca (artykuł 222), a każdy kraj może ustalić terminy dla innych dostaw.

Co się dzieje, gdy faktura nie ma uzgodnionego terminu płatności?

Faktura bez uzgodnionego terminu płatności jest uznawana za przeterminowaną po 30 dniach od otrzymania jej przez klienta albo po 30 dniach od dostawy, jeśli nastąpiła później, w transakcjach z firmami w UE (artykuł 3 dyrektywy o opóźnieniach w płatnościach) i w Wielkiej Brytanii (GOV.UK).

Jeśli więc chcesz 14 dni, uzgodnij 14 dni, zanim zaczniesz pracę. Wydrukowanie tego po raz pierwszy na fakturze jest słabsze niż zapis w ofercie, którą klient zaakceptował. Uzgodnione między firmami terminy mogą sięgać 60 dni, a dłuższe tylko wtedy, gdy zostały wyraźnie uzgodnione i są uczciwe.

Dlaczego faktury wracają?

Faktury zwykle wracają, bo księgowość nie potrafi ich dopasować do czegoś, co już zatwierdzono. Te pozycje sprawdź, zanim klikniesz „wyślij":

• Niewłaściwy podmiot prawny. Umowa jest ze spółką holdingową, a faktura wskazuje sklep.
• Brak numeru zamówienia zakupu, gdy system klienta nie przyjmie faktury bez niego.
• Opis, którego nikt nie może zatwierdzić. Osoba płacąca nie była na spotkaniu.
• Kwota różna od oferty bez pozycji, która tłumaczy dlaczego.
• Brakujący lub błędny numer VAT, przez który klient może nie odliczyć VAT.
• Zły adres e-mail. Twój kontakt jest na urlopie, a faktura razem z nim.

Wystawianie faktur klientom w ERPFlow

W ERPFlow faktura zaczyna się jako wersja robocza przypisana do karty klienta. Dodajesz pozycje, wybierając usługę albo produkt, który uzupełnia opis i cenę, z opcjonalnym rabatem i stawką podatku przy każdej pozycji. Termin płatności domyślnie wynosi 14 dni od daty wystawienia i możesz go zmienić. Nazwa prawna firmy, numer VAT, adres i dane bankowe pochodzą z Ustawienia → Dane firmy.

Wystaw nadaje fakturze numer, na przykład INV-2026-0042, i czyni ją ostateczną. Wyślij e-mailem dostarcza PDF w jednym z 19 języków i zapisuje fakt wysłania. Potem Zarejestruj płatność śledzi płatności pełne i częściowe, filtr Przeterminowana pokazuje, co jest po terminie, a Wyślij przypomnienie o płatności wysyła przypomnienie e-mailem, po jednej fakturze naraz.

Są ograniczenia, o których warto wiedzieć. ERPFlow nie ma osobnego pola daty dostawy, więc gdy ta data różni się od daty wystawienia, wpisz ją w opisie pozycji albo w Notatkach. Nie ma płatności kartą online. Nie sprawdza numerów VAT w VIES i nie wybiera stawki na podstawie kraju klienta. E-faktury eksportuje jako XML Peppol BIS Billing 3.0, który przekazujesz swojemu operatorowi e-faktur, a samego ERPFlow nie wysyła ich przez sieć Peppol.