E-mail z przypomnieniem o przeterminowanej fakturze: kolejne kroki

Seria przypomnień o przeterminowanej fakturze to zaplanowany ciąg wiadomości, które z czasem stają się coraz stanowczsze: przyjazne przypomnienie dzień po terminie, prośba o datę płatności w 7. dniu, telefon w 14. dniu, eskalacja w 21. dniu i ostateczne wezwanie w 30. dniu.

Sens serii polega na tym, że decydujesz raz, z góry. E-mail z 7. dnia znacznie łatwiej wysłać, gdy tak mówi harmonogram, niż gdy zastanawiasz się, czy nie wyjdziesz na natarczywego.

Jaki harmonogram przypomnień o przeterminowanych fakturach jest dobry?

Dobry harmonogram przypomnień o przeterminowanych fakturach zaczyna się dzień po terminie płatności i dochodzi do decyzji około 30. dnia. Te liczby dni to rozsądny punkt wyjścia, a nie wymóg prawny, więc skróć je przy małych fakturach i nowych klientach.

Przerwij serię, gdy tylko pieniądze dotrą albo klient zgłosi prawdziwe zapytanie. Nic tak nie irytuje dobrego klienta jak trzecie przypomnienie o fakturze zapłaconej we wtorek, więc przed każdym sprawdź swój rachunek.

Przypomnienie przed terminem płatności

Przypomnienie przed terminem warto wysłać przy dużych fakturach i pierwszych fakturach dla nowego klienta, bo pozwala sprawdzić, czy faktura jest w czyimkolwiek systemie, póki jeszcze można to naprawić.

Temat: Faktura [numer] ma termin płatności [termin płatności]

Dzień dobry [imię],

Krótka informacja, że faktura [numer] na [kwota] ma termin płatności [termin płatności]. Dołączam kopię, żeby nie trzeba było jej szukać. Jeśli jest u kogoś innego do zatwierdzenia, napisz, u kogo, a wyślę ją bezpośrednio.

Dziękuję, [Twoje imię i nazwisko]

Pierwsze przypomnienie: 1 dzień po terminie

Pierwsze przypomnienie o przeterminowanej fakturze powinno zakładać uczciwe przeoczenie i ułatwiać zapłatę. Dołącz fakturę, bo klient mógł ją zgubić.

Temat: Faktura [numer] miała termin płatności [termin płatności]: [kwota]

Dzień dobry [imię],

Faktura [numer] na [kwota] miała termin płatności [termin płatności], a nie widzę jeszcze wpłaty. Kopia jest w załączniku. Jeśli płatność jest już w drodze, dziękuję i proszę zignorować tę wiadomość. Jeśli coś ją wstrzymuje, odpowiedz, a pomogę to załatwić.

Dziękuję, [Twoje imię i nazwisko]

Drugie przypomnienie: 7 dni po terminie

Drugie przypomnienie o przeterminowanej fakturze powinno prosić o datę, bo pytanie z konkretną odpowiedzią trudniej zignorować niż ogólną prośbę o zapłatę.

Temat: Faktura [numer], 7 dni po terminie: proszę o potwierdzenie daty płatności

Dzień dobry [imię],

Faktura [numer] na [kwota] miała termin płatności [termin płatności] i jest teraz 7 dni po terminie. Czy możesz podać datę, kiedy zostanie zapłacona? Jeśli czeka na zatwierdzenie, zamówienie zakupu albo cokolwiek innego ode mnie, napisz, czego brakuje, a otrzymasz to jeszcze dziś.

Dziękuję, [Twoje imię i nazwisko]

Trzeci krok: telefon w 14. dniu, potem potwierdzenie na piśmie

Trzecim krokiem powinien być telefon, bo e-mail można zignorować, a pytanie zadane wprost zwykle dostaje odpowiedź. Poproś o osobę, która zatwierdza lub prowadzi płatności, i trzymaj się trzech pytań:

• Czy faktura [numer] na [kwota] jest zaplanowana do zapłaty?
• Jeśli nie, co musi się stać, żeby została zapłacona?
• Jaką datę mogę zapisać?

Potem zapisz to samego dnia. Pisemny zapis tego, co obiecano, nadaje siłę następnemu krokowi.

Temat: Po naszej rozmowie: faktura [numer], płatność do [uzgodniona data]

Dzień dobry [imię],

Dziękuję za dzisiejszy czas. Zgodnie z ustaleniem [kwota] z faktury [numer] zostanie zapłacona do [uzgodniona data]. Jeśli ta data się zmieni, proszę dać mi znać, zanim minie.

Dziękuję, [Twoje imię i nazwisko]

Czwarte przypomnienie: 21 dni po terminie, do kogoś ze wskazanego kierownictwa

Czwarte przypomnienie powinno trafić do osoby z uprawnieniami nad płatnością i przedstawić historię, żeby nie musiała pytać.

Temat: Faktura [numer], 21 dni po terminie: [kwota]

Dzień dobry [imię i nazwisko osoby z kierownictwa],

Piszę do Ciebie, bo faktura [numer] na [kwota], z terminem płatności [termin płatności], jest teraz 21 dni po terminie. Przypominaliśmy [kontakt] w dniach [daty] i rozmawialiśmy [data], kiedy obiecano płatność do [uzgodniona data]. Nie dotarła.

Proszę o zapłatę do [data]. Przysługują nam odsetki za opóźnienie i rekompensata od tej faktury, a znacznie wolałbym uregulować to bez nich.

Z poważaniem, [Twoje imię i nazwisko]

Ten drugi akapit wykorzystuj tylko wobec klientów biznesowych. Konsumenci nie są objęci przepisami o opóźnieniach w płatnościach, co wyjaśnia jak naliczyć odsetki za opóźnienie na fakturze.

Ostateczne wezwanie: 30 dni po terminie

Ostateczne wezwanie powinno podawać kwotę, termin i jedną rzecz, którą zrobisz, jeśli termin minie. Napisz tylko ten krok, który naprawdę podejmiesz, bo groźba, z której nic nie wynika, uczy klienta, żeby Cię przeczekał.

Temat: Ostateczne wezwanie: faktura [numer], [kwota], do zapłaty do [data]

Dzień dobry [imię],

Faktura [numer] na [kwota], z terminem płatności [termin płatności], jest 30 dni po terminie mimo naszych przypomnień w dniach [daty].

Jeśli nie otrzymamy pełnej płatności do [data], [przekażemy dług firmie windykacyjnej / wszczęmy postępowanie sądowe] bez dalszego uprzedzenia i będziemy dochodzić odsetek oraz kosztów odzyskiwania należności oprócz powyższej kwoty.

Jeśli kwestionujesz jakąkolwiek część tej faktury, napisz do mnie przed tą datą i wyjaśnij dlaczego. Kopia faktury jest w załączniku.

Z poważaniem, [Twoje imię i nazwisko]

Czternaście dni to częsty termin. W Anglii i Walii Practice Direction on Pre-Action Conduct oczekuje pisma podającego podstawę roszczenia, fakty i sposób obliczenia kwoty oraz uznaje 14 dni za rozsądny czas na odpowiedź w prostej sprawie.

Co zrobić, gdy klient zapłacił część albo kwestionuje część?

Jeśli klient zapłacił część faktury albo kwestionuje jej część, Twoje przypomnienie powinno prosić tylko o to, co jest jeszcze należne i nie budzi wątpliwości. Wysłanie ponownie pełnej kwoty to najczęstszy sposób, by zamienić opóźnioną płatność w kłótnię.

Oto wymyślony przykład. Faktura opiewa na 2 304,00 €: trzy pozycje po 390 €, 1 250 € i 280 € netto, plus 20% VAT. Klient kwestionuje pozycję za 1 250 €.

Prosisz więc teraz o 804,00 €.

Temat: Faktura [numer]: Twoje pytanie o [pozycja] i kwota bezsporna

Dzień dobry [imię],

Dziękuję za zgłoszenie pytania o [pozycja]. Wrócę do Ciebie z odpowiedzią do [data]. Reszta faktury nie budzi wątpliwości, więc proszę o zapłatę [kwota bezsporna] do [data], a w tym czasie wyjaśnimy pozostałe [kwota sporna].

Dziękuję, [Twoje imię i nazwisko]

Jeśli zapłacił część bez zapytania:

Temat: Faktura [numer]: wciąż do zapłaty [saldo]

Dzień dobry [imię],

Dziękuję za [zapłacona kwota] otrzymane [data]. Zostaje [saldo] z faktury [numer], której termin płatności był [termin płatności]. Kiedy mogę spodziewać się reszty?

Dziękuję, [Twoje imię i nazwisko]

Czego przypomnienie o płatności nigdy nie powinno mówić?

Przypomnienie o płatności nigdy nie powinno mówić niczego, czego nie możesz uzasadnić, bo może trafić przed sąd albo do firmy windykacyjnej.

• Groźby, której nie spełnisz. Gdy zostanie zignorowana, każda późniejsza wiadomość jest warta mniej.
• Opłaty, która Ci się nie należy. Odsetki ustawowe przysługują wobec klientów biznesowych, a umowa konsumencka wymaga własnego ważnego postanowienia.
• Pełnej sumy, gdy część została zapłacona.
• Czegokolwiek dla publiczności. Mówienie innym, że klient jest Ci winien pieniądze, może stworzyć problem prawny większy niż dług, więc zostaw to między sobą a nim.

Co dzieje się po ostatecznym wezwaniu?

Po ostatecznym wezwaniu decydujesz, czy warto dochodzić długu, a decyzję podejmij w dniu terminu, zamiast pozwolić sprawie się ciągnąć. Zwykłe opcje:

• Wstrzymaj dalszą pracę, jeśli umowa na to pozwala.
• Skorzystaj z firmy windykacyjnej. Zwykle biorą część odzyskanej kwoty, więc porównaj to z długiem.
• Wnieś pozew do sądu. W Anglii i Walii możesz złożyć pozew online. Przy transgranicznym roszczeniu w UE do 5 000 € w każdym kraju UE oprócz Danii obowiązuje europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń.
• Spisz należność w straty i zapytaj księgowego o ulgę VAT na złe długi. Zobacz obniżenie wartości a spisanie w straty.

Jeśli to się powtarza, przyjrzyj się najpierw warunkom, a dopiero potem przypomnieniom. Jasne warunki płatności i zaliczki od nowych klientów zrobią dla Ciebie więcej niż lepiej sformułowany e-mail.

Wysyłanie przypomnień o płatności w ERPFlow

Przypomnienia w ERPFlow są ręczne, jedno kliknięcie na fakturę. Przy przeterminowanej fakturze Wyślij przypomnienie o płatności otwiera okno z uzupełnionym adresem klienta i wysyła e-mailem przypomnienie z dołączonym PDF-em, mówiące, ile dni minęło po terminie, i prosi o całą sumę albo, przy częściowo opłaconej fakturze, o kwotę, która jeszcze została do zapłaty. Strona faktury pokazuje wtedy, kiedy wyszło ostatnie przypomnienie. Nic nie wysyła się według harmonogramu, więc powyższą serię prowadzisz Ty.

Treść tego e-maila jest stała, w języku faktury. Mówi, że według Twoich zapisów płatność jest po terminie, i prosi klienta o zignorowanie wiadomości, jeśli już zapłacił, co pasuje do pierwszego przypomnienia. Nie potrafi poprosić o datę, eskalować ani wspomnieć o odsetkach. Do tego użyj Pobierz PDF i wyślij powyższe wzory z własnej skrzynki, a potem dodaj komentarz do faktury, żeby zapisać, co wysłano. Komentarze są wewnętrzne i nigdy nie drukują się na PDF-ie.

Akcja pojawia się dopiero, gdy faktura jest po terminie, więc przypomnienie przed terminem płatności też wychodzi z Twojej skrzynki.

Żeby zobaczyć, co trzeba wyegzekwować, użyj filtrów Przeterminowana i Częściowo opłacona na liście faktur, wartości Należności i Przeterminowane na pulpicie albo karty Analityka klienta. ERPFlow raz wysyła e-mail do Twojego zespołu, w nocy po upływie terminu płatności, chyba że powiadomienia są wyłączone. Nie ma raportu wiekowania należności i nie oblicza odsetek za opóźnienie.