Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Przepisy i dane z innych źródeł sprawdzono 6 listopada 2026. Zmieniają się, więc zanim na nich oprzesz decyzję, potwierdź je w źródle.
Informacje ogólne, nie porada podatkowa ani prawna. Przepisy zależą od Twojego kraju i sytuacji, więc wszystko, co ma skutki podatkowe lub prawne, sprawdź z księgowym.
Wzór faktury VAT potrzebuje każdego pola z art. 226 dyrektywy VAT UE: daty wystawienia, kolejnego numeru, nazw i adresów obu stron, Twojego numeru VAT, tego, co dostarczono, daty dostawy, jeśli jest inna, kwoty netto według stawek, ceny jednostkowej, stawki VAT i kwoty VAT. Dodaj numer VAT klienta i wymagane adnotacje tam, gdzie mają zastosowanie.
Jakie pola musi zawierać wzór faktury VAT?
Wzór faktury VAT musi zawierać dane z art. 226 dyrektywy VAT, który mówi, że „tylko następujące dane są wymagane do celów VAT” (w oryginale: „only the following details are required for VAT purposes”). Komisja Europejska publikuje tę samą listę prostszym językiem.
| Pole | Pkt | Przykład | Co idzie nie tak |
|---|---|---|---|
| Data wystawienia | (1) | 12 marca 2026 | Format daty, który klient czyta inaczej |
| Kolejny numer | (2) | INV-2026-0042 | Numer użyty dwa razy lub ręcznie zaczęty od nowa |
| Twój numer VAT | (3) | Prefiks Twojego kraju i numer | Zamiast niego wydrukowany numer rejestrowy firmy |
| Pełne nazwy i adresy obu stron | (5) | Podmiot prawny i jego adres siedziby | Nazwa handlowa lub imię i nazwisko osoby kontaktowej |
| Ilość i rodzaj towarów lub usług | (6) | 10 godzin projektowania układu, luty 2026 | „Usługi profesjonalne”, co nic nie mówi inspektorowi |
| Data dostawy, jeśli inna niż data wystawienia | (7) | Dostawa 1–28 lutego 2026 | Pominięta na fakturze miesięcznej wystawionej w następnym miesiącu |
| Kwota netto według stawki VAT lub zwolnienia | (8) | 800 € przy 20 %, 200 € przy 9 % | Jedna łączna kwota na fakturze z różnymi stawkami |
| Cena jednostkowa bez VAT i rabat, którego w niej nie uwzględniono | (8) | 80,00 € za godzinę | Suma bez ceny, która za nią stoi |
| Stawka VAT | (9) | 20 % | Stawka, która w dniu dostawy nie obowiązywała |
| Kwota VAT | (10) | 160,00 € | VAT w obcej walucie bez pokazania w walucie krajowej |
Pkt 4 i pozostałe pola warunkowe znajdziesz dalej, bo nie każda faktura je zawiera.
Które pola pojawiają się tylko na niektórych fakturach VAT?
Pola warunkowe pojawiają się na fakturze VAT tylko wtedy, gdy wymaga tego dana sprzedaż, a pominięcie takiego pola, gdy ma zastosowanie, jest realną wadą.
| Pole | Kiedy ma zastosowanie | Pkt |
|---|---|---|
| Numer VAT klienta | Klient jest zobowiązany do rozliczenia VAT albo towary są sprzedawane ze zwolnieniem na podstawie art. 138 | (4) |
| Odwołanie do zwolnienia | Dostawa jest zwolniona. Noty wyjaśniające Komisji dopuszczają słowo „Exempt” | (11) |
| „Reverse charge” | Klient jest zobowiązany do rozliczenia VAT. Zobacz poradnik o sformułowaniach | (11a) |
| „Cash accounting” | Twój VAT staje się należny z chwilą otrzymania zapłaty, na podstawie art. 66 lit. b | (7a) |
| „Self-billing” | Fakturę w Twoim imieniu wystawia klient | (10a) |
| Adnotacja o procedurze marży | Stosuje się procedurę marży dla biur podróży, towarów używanych, dzieł sztuki lub antyków | (13), (14) |
| Dane przedstawiciela podatkowego | Za VAT odpowiada przedstawiciel podatkowy | (15) |
| VAT w walucie krajowej | Faktura jest w innej walucie i naliczany jest VAT | Art. 230 |
Wypełniony wzór faktury VAT
Oto zmyślony przykład, wypełniony. Firmy są zmyślone, numer VAT jest zastępczy, a dwie stawki służą rachunkom.
Faktura INV-2026-0042. Wystawiona 12 marca 2026. Dostawa 1–28 lutego 2026.
Sprzedawca: Harbour Studio Ltd, 1 Quay Street, Exampletown. Numer VAT XX000000000.
Nabywca: Tern Books Ltd, 4 Mill Road, Exampletown.
| Opis | Ilość | Cena jedn. | Netto | Stawka VAT | VAT |
|---|---|---|---|---|---|
| Projekt układu, godziny | 10 | 80,00 € | 800,00 € | 20 % | 160,00 € |
| Drukowane książki referencyjne | 20 | 10,00 € | 200,00 € | 9 % | 18,00 € |
| Podsumowanie | Netto | VAT |
|---|---|---|
| Przy 20 % | 800,00 € | 160,00 € |
| Przy 9 % | 200,00 € | 18,00 € |
| Razem | 1 000,00 € | 178,00 € |
| Do zapłaty | 1 178,00 € |
Tabela podsumowania to pkt 8 w praktyce. Księgowy klienta może zaksięgować ją prosto do deklaracji VAT, bez sumowania pozycji.
Czy termin płatności jest wymagany na fakturze VAT?
Termin płatności nie jest wymagany na fakturze VAT, podobnie jak dane bankowe czy logo. Żadne z nich nie występuje w art. 226. Mimo to warto je mieć, bo dzięki nim dostajesz zapłatę, a nasz poradnik o warunkach płatności podaje gotowe sformułowania. Prawo spółek w Twoim kraju może dodać własne elementy, na przykład numer rejestrowy, więc zapytaj księgowego, czego wymaga Twoja forma prawna.
Komisja podkreśla, że firmy zawsze mogą dodać informacje ponad wymaganą listę, więc dodatki nie szkodzą. Tu należą też numery zamówień zakupu i oznaczenia projektów.
Kiedy można użyć uproszczonej faktury VAT?
Uproszczona faktura VAT jest dozwolona przy małych kwotach: do 100 € w UE lub do 400 €, gdzie kraj z tego skorzystał na podstawie art. 238. Wymaga tylko daty wystawienia, danych sprzedawcy, rodzaju towarów lub usług oraz kwoty VAT albo informacji potrzebnych do jej obliczenia.
Nie jest dostępna dla wszystkiego. Noty Komisji wykluczają ją przy sprzedaży na odległość, zwolnionej sprzedaży towarów do innych krajów UE i transgranicznej sprzedaży z odwrotnym obciążeniem, bez względu na kwotę.
Czym różnią się brytyjskie faktury VAT?
Brytyjskie faktury VAT opierają się na sekcji 4 Notice 700/21 urzędu HMRC, która w dużej mierze odpowiada liście unijnej, ale w kilku miejscach się różni:
- Faktura pokazuje moment dostawy, a także datę wystawienia, jeśli są różne.
- Łączny VAT musi być w funtach szterlingach, nawet jeśli reszta jest w innej walucie.
- Trzeba pokazać stawkę oferowanego rabatu za szybką płatność.
- Fakturę zwykle wystawiasz w ciągu 30 dni od dostawy.
- Faktura uproszczona jest dostępna do 250 £ z VAT i nie może obejmować dostaw zwolnionych.
Firma z Irlandii Północnej sprzedająca towary klientowi z UE potrzebuje też na fakturze prefiksu XI i unijnego numeru VAT klienta.
Jak wypełnić fakturę VAT w ERPFlow
W ERPFlow plik PDF faktury powstaje z rekordu, więc nie ma wzoru do wypełniania ani utrzymywania. Drukuje oficjalną nazwę, adres i numer VAT Twojej firmy, to samo dla klienta, daty wystawienia i płatności oraz ilość, cenę jednostkową, rabat i stawkę podatku w każdej pozycji. Podsumowanie pokazuje jeden wiersz podatku na rodzaj i stawkę. Wystawienie nadaje numer, na przykład INV-2026-0042, i czyni fakturę ostateczną, a dane obu stron są zamrożone.
Niektóre pola wymagają Twojej pomocy, bo ERPFlow nie ma dla nich osobnego miejsca:
- Data dostawy. Nie ma osobnego pola. Wpisz ją w opisie pozycji lub w Notatkach, gdy różni się od daty wystawienia.
- Kwota netto według stawki. Podsumowanie podaje podatek według stawek i jedną sumę częściową. Na fakturze z jedną stawką ta suma wystarcza. Na fakturze z różnymi stawkami każda pozycja pokazuje swoją kwotę, a netto według stawek możesz dodać do Notatek, jeśli księgowy chce mieć powyższe zestawienie.
- VAT w walucie krajowej. PDF pokazuje tylko własną walutę dokumentu, więc faktura w obcej walucie z VAT wymaga tej kwoty w Notatkach.
- Adnotacje takie jak „Cash accounting” lub „Self-billing”. One też trafiają do Notatek. „Reverse Charge” drukuje się samo, gdy pozycja używa stawki tego typu.
ERPFlow nie decyduje, jaka stawka lub adnotacja obowiązuje przy danej sprzedaży, więc to sprawdzenie zostaje po Twojej stronie. Aby skorygować wystawioną fakturę, użyj Oznacz jako anulowaną i Duplikuj, jak wyjaśnia poradnik o fakturach korygujących, bo ERPFlow nie ma osobnego dokumentu faktury korygującej.