Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Informacje ogólne, nie porada podatkowa ani prawna. Przepisy zależą od Twojego kraju i sytuacji, więc wszystko, co ma skutki podatkowe lub prawne, sprawdź z księgowym.
E-mail z fakturą, na który klient może zareagować, podaje cztery fakty w pierwszych dwóch linijkach: numer faktury, kwotę, termin płatności i sposób zapłaty. Dołącz fakturę jako PDF, nazwij plik jasno, wyślij go osobie zatwierdzającej płatności i napisz temat, który da się jeszcze znaleźć wyszukiwaniem po sześciu tygodniach.
Osoba, która go czyta, może nigdy o Tobie nie słyszeć. Pisz dla niej, a nie dla kontaktu, z którym do tej pory rozmawiasz.
Co powinien zawierać temat e-maila z fakturą?
Temat e-maila z fakturą powinien zawierać słowo „faktura", numer, nazwę Twojej firmy i, jeśli jest miejsce, kwotę i termin płatności, bo tego ktoś będzie szukał, gdy nadejdzie pora wypłat.
| Słabo | Lepiej | Dlaczego |
|---|---|---|
| Faktura | Faktura INV-2026-0042 od Harbour Signs: 2 304,00 € do 28 kwietnia | Da się ją znaleźć i odpowiada na pierwsze pytanie bez otwierania |
| Faktura w załączniku | Faktura INV-2026-0042, PO 5518, Harbour Signs | Księgowość często dopasowuje po numerze zamówienia |
| Marzec | Retainer za marzec: faktura INV-2026-0061 od Harbour Signs | Samo „marzec" nie pojawi się w wyszukiwaniu |
Standardowy wzór e-maila z fakturą
Standardowy e-mail z fakturą sprawdza się przy każdej rutynowej fakturze dla klienta, który już Cię zna. Podmień dane w nawiasach.
Temat: Faktura [numer] od [Twoja firma]: [kwota] do [termin płatności]
Dzień dobry [imię],
W załączeniu faktura [numer] za [czego dotyczy]. Suma to [kwota] z VAT, termin płatności: [termin płatności].
Proszę o przelew na rachunek [nazwa właściciela rachunku], IBAN [IBAN], z numerem [numer] w tytule przelewu.
Jeśli coś nie zgadza się z Twoimi oczekiwaniami, odpowiedz na ten e-mail, a to wyjaśnię.
Dziękuję, [Twoje imię i nazwisko]
Zdanie zapraszające do pytań znaczy więcej, niż się wydaje. Problem zgłoszony dziś kosztuje Cię jeden dzień. Ten sam problem zgłoszony w dniu terminu kosztuje cały okres płatności i zaczynasz od nowa.
E-mail z pierwszą fakturą dla nowego klienta
E-mail z pierwszą fakturą powinien też potwierdzać formalności, bo właśnie wtedy wychodzi na jaw zły adres albo brakujący wpis dostawcy.
Temat: Pierwsza faktura od [Twoja firma]: [numer], [kwota] do [termin płatności]
Dzień dobry [imię],
Oto nasza pierwsza faktura, [numer], za [czego dotyczy]: [kwota] z VAT, termin płatności: [termin płatności]. Dane do płatności są w PDF-ie.
Czy możesz potwierdzić dwie rzeczy? Że to właściwy adres dla faktur i że do jej zapłaty nie jest potrzebne nic więcej, na przykład numer zamówienia zakupu albo formularz dostawcy. Jeśli powinna trafić do kogoś innego, napisz, do kogo, a prześlę ją od razu.
Dziękuję, [Twoje imię i nazwisko]
E-mail do skrzynki księgowości z zamówieniem zakupu
E-mail do skrzynki księgowości powinien zaczynać się od numeru zamówienia zakupu, bo z nim czytelnik będzie to porównywał, a nie zna projektu Twojego kontaktu.
Temat: Faktura [numer], PO [numer zamówienia], [Twoja firma], [kwota]
Dzień dobry,
W załączeniu faktura [numer], wystawiona do zamówienia zakupu [numer zamówienia] od [imię i nazwisko kontaktu].
Kwota: [kwota] z VAT. Termin płatności: [termin płatności]. Nasze dane i rachunek bankowy są na fakturze.
Proszę o informację, jeśli do jej przetworzenia potrzebne jest coś jeszcze.
Z poważaniem, [Twoje imię i nazwisko]
Dodaj swój kontakt w kopii, żeby wiedział, że dotarła, i mógł ją zatwierdzić. Jeśli klient prosi o faktury przez portal, użyj portalu, bo kopia wysłana e-mailem może zostać po prostu zignorowana.
E-mail z fakturą zaliczkową
E-mail z fakturą zaliczkową powinien mówić, co się stanie po jej zapłaceniu, bo klient, który widzi, co ta płatność uruchamia, ma powód, żeby zapłacić szybko. Poradnik o zaliczce i płatności końcowej opisuje, jak ją zafakturować.
Temat: Faktura zaliczkowa [numer]: [kwota] na potwierdzenie [zlecenie]
Dzień dobry [imię],
Dziękujemy za akceptację naszej oferty. W załączeniu faktura [numer] na zaliczkę w wysokości [procent]%: [kwota] z VAT, termin płatności: [termin płatności].
Po jej opłaceniu zarezerwujemy [początek prac]. Pozostała kwota [reszta] zostanie zafakturowana po zakończeniu, zgodnie z ofertą.
Dziękuję, [Twoje imię i nazwisko]
E-mail z fakturą miesięczną
E-mail z fakturą miesięczną może być bardzo krótki, bo nic nie powinno się zmienić. Napisz to, a jeśli coś się zmieniło, zaznacz to wyraźnie.
Temat: Faktura za [miesiąc] [numer] od [Twoja firma]: [kwota] do [termin płatności]
Dzień dobry [imię],
W załączeniu Twoja faktura za [miesiąc]: [numer], na [kwota] z VAT, termin płatności: [termin płatności]. Tak jak w zeszłym miesiącu, bez zmian.
Dziękuję, [Twoje imię i nazwisko]
E-mail, gdy klient mówi, że faktura nie dotarła
E-mail z ponownym wysłaniem faktury powinien zachować pierwotny numer i daty, bo to kopia, a nie nowy rachunek. Nie zmieniaj terminu płatności, chyba że uzgodniono inaczej.
Temat: Kopia faktury [numer] od [Twoja firma], termin płatności [termin płatności]
Dzień dobry [imię],
Przepraszam, że faktura nie dotarła. Oto kopia faktury [numer], wystawionej [data wystawienia], na [kwota], termin płatności: [termin płatności].
Czy możesz potwierdzić, że tym razem dotarła, i czy powinna trafić też na inny adres?
Dziękuję, [Twoje imię i nazwisko]
E-mail z poprawioną fakturą
E-mail z poprawioną fakturą musi mówić, który numer jest anulowany, a który go zastępuje, bo inaczej klient może zapłacić obie albo żadnej.
Temat: Poprawiona faktura [nowy numer] zastępuje [stary numer]
Dzień dobry [imię],
Znaleźliśmy błąd na fakturze [stary numer]: [co było nie tak]. Ta faktura jest już anulowana, więc prosimy ją pominąć.
Poprawiona faktura, [nowy numer], jest w załączeniu, na [kwota] z VAT, termin płatności: [termin płatności].
Przepraszamy za dodatkowe formalności.
Dziękuję, [Twoje imię i nazwisko]
Czy dane bankowe umieszczać w e-mailu z fakturą?
Dane bankowe powinny być na PDF-ie faktury i mogą być też w e-mailu, ale nigdy nie zmieniaj ich samym e-mailem. Przestępcy wysyłają łudząco podobne faktury ze zmienionymi numerami kont, więc zmiana danych bankowych to dokładnie to, czemu ostrożna księgowość nie ufa. Jeśli Twoje konto się zmienia, zadzwoń też do swoich kontaktów i wyślij to:
Nasze konto bankowe zmienia się z dniem [data]. Zadzwonię do Ciebie, żeby potwierdzić nowe dane przed Twoją następną płatnością. Jeśli otrzymasz od nas zmianę konta, której nie potwierdziłem telefonicznie, potraktuj ją jako podejrzaną i zadzwoń do mnie pod numer, który już od nas masz.
Dlaczego klienci ignorują e-maile z fakturami?
Klienci ignorują e-maile z fakturami głównie dlatego, że e-mail nie dociera do osoby, która płaci, albo nie daje jej tego, czego potrzebuje, żeby działać.
- Wysłanie tylko do swojego kontaktu, który nie może zwolnić pieniędzy i ma inne sprawy.
- Niejasna nazwa pliku.
invoice.pdfginie wśród dziesiątek innych. Wpisz numer faktury w nazwie. - Link zamiast załącznika. Księgowość chce pliku, który może zachować, a wiele z nich blokuje nieznane linki.
- Adres no-reply. Pytanie, które odbija się od skrzynki, staje się powodem, żeby nie płacić.
- Ukrycie kwoty w PDF-ie. Ktoś, kto czyści skrzynkę, chce zobaczyć, o co prosisz, bez otwierania czegokolwiek.
Jeśli termin płatności minie, przejdź do serii przypomnień o przeterminowanej fakturze.
Wysyłanie e-maili z fakturami z ERPFlow
Wyślij e-mailem na fakturze wysyła e-mail o stałej treści. Temat brzmi „Invoice INV-2026-0042 from Your Business" (w języku faktury). Treść wita klienta i podaje numer faktury, datę wystawienia, termin płatności i sumę, a PDF jest w załączniku, z Twoimi danymi bankowymi. Odpowiedzi trafiają na adres e-mail z ustawień Twojej firmy. E-mail i PDF używają języka faktury, jednego z 19.
Treści nie można edytować, a e-mail trafia na jeden adres, uzupełniony z karty klienta. Własny e-mail ERPFlow nie może więc zawierać powyższych wzorów. Żeby ich użyć, wybierz Oznacz jako wystawioną bez wysyłania e-maila, potem Pobierz PDF, wyślij go z własnej skrzynki i użyj Oznacz jako wysłaną, żeby faktura zapisała swoje wysłanie.
Każdy e-mail wysłany przez ERPFlow jest zapisywany jako wysłanie faktury i w dzienniku aktywności, więc gdy klient mówi, że nic nie dotarło, możesz sprawdzić, zamiast zgadywać. E-mail, który się nie powiedzie, zostawia fakturę jako wystawioną i niewysłaną, a filtr Niewysłane pokazuje, co jeszcze trzeba wysłać. Ponowne wysłanie opłaconej faktury mówi, że została w pełni zapłacona, a anulowanej, że żadna płatność nie jest należna. Faktury cykliczne mogą wysyłać e-mailem każdy cykl w ten sam sposób, z tą samą stałą treścią.