Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Informacje ogólne, nie porada podatkowa ani prawna. Przepisy zależą od Twojego kraju i sytuacji, więc wszystko, co ma skutki podatkowe lub prawne, sprawdź z księgowym.
Żeby wystawić fakturę korygującą, utwórz nowy dokument z własnym numerem, odwołaj się do faktury pierwotnej numerem i datą, pokaż korygowaną kwotę z VAT, podaj powód i wyślij go klientowi. Faktury pierwotnej nie edytujesz ani nie usuwasz. Zostaje w aktach, a faktura korygująca ją pomniejsza.
Czym jest faktura korygująca?
Faktura korygująca (w języku angielskim credit note, czasem nazywana notą kredytową) to dokument, który zmniejsza albo anuluje fakturę już wystawioną. Dzięki niemu klient jest winien mniej, a Twoja sprzedaż i kwoty VAT spadają o tę samą wartość.
W prawie VAT UE dokument, który zmienia fakturę i szczegółowo się do niej odwołuje, jest traktowany jak faktura (artykuł 219 dyrektywy VAT). W praktyce oznacza to, że należy go przechowywać, numerować i raportować jak fakturę.
Kiedy jej potrzebujesz?
Faktury korygującej potrzebujesz, gdy faktura była prawidłowa w chwili wystawienia, ale jej kwota się potem zmieniła, albo gdy była błędna i trzeba ją odwrócić.
| Sytuacja | Co zrobić |
|---|---|
| Klient zwrócił towar albo zrezygnował z części zlecenia | Faktura korygująca na tę część |
| Po zafakturowaniu uzgodniono rabat | Faktura korygująca na rabat |
| Zła cena lub ilość na fakturze | Faktura korygująca, a w razie potrzeby poprawiona faktura |
| Faktura wystawiona na niewłaściwą firmę | Faktura korygująca w całości, potem nowa faktura |
| Faktura wciąż w wersji roboczej, niewysłana | Bez faktury korygującej, po prostu popraw wersję roboczą |
| Klient po prostu nie zapłacił | Na razie bez faktury korygującej. Zobacz obniżenie wartości a spisanie w straty |
Klient, który nie chce płacić, to inny problem niż błędna faktura. Ulga VAT na złe długi ma w każdym kraju własne zasady, a faktura korygująca nie jest zwykłym sposobem jej uzyskania.
Co musi zawierać faktura korygująca?
Traktuj ją jak pełną fakturę z odwołaniem do pierwotnej. Zasady różnią się w zależności od kraju, ale ta lista spełnia większość z nich:
- Słowa „Faktura korygująca" (Credit note), żeby nikt nie wziął jej za nowy rachunek
- Własny, unikalny numer i data wystawienia
- Numer i data faktury pierwotnej
- Twoja nazwa, adres i numer VAT
- Nazwa, adres i numer VAT klienta, jeśli miała go pierwotna faktura
- Co jest korygowane, z ilościami i cenami
- Kwota netto, stawka VAT, kwota VAT i łączna kwota korekty
- Powód, w kilku słowach
Użyj tej samej stawki VAT co na fakturze pierwotnej, nawet jeśli stawka zmieniła się od tamtej pory. Odwracasz podatek naliczony według tej stawki. Jeśli sprzedajesz w Wielkiej Brytanii, poradnik HMRC o VAT określa własne wymogi dla not kredytowych, więc go sprawdź.
Przykład krok po kroku z VAT
Oto wymyślony przykład. Studio projektowe fakturuje 1 000 € plus 20% VAT. Klient rezygnuje potem z jednego z pięciu uzgodnionych rezultatów, wartego 200 €.
| Netto | VAT (20%) | Razem | |
|---|---|---|---|
| Faktura INV-2026-0117 | 1 000 € | 200 € | 1 200 € |
| Faktura korygująca CN-2026-0004 | −200 € | −40 € | −240 € |
| Teraz należne | 800 € | 160 € | 960 € |
Adnotacja na dokumencie może być krótka jak ta:
Faktura korygująca CN-2026-0004, wystawiona 12 marca 2026, do faktury INV-2026-0117 z 2 marca 2026. Powód: rezultat 5 anulowany za porozumieniem stron. Kwota korekty: 240,00 €, w tym 40,00 € VAT.
Jeśli klient jeszcze nie zapłacił, płaci teraz 960 €, a oba dokumenty rozliczasz względem tej wpłaty.
Jeśli klient już zapłacił 1 200 €, musisz mu oddać 240 €. Zwróć je albo potrąć z jego następnej faktury, jeśli klient zgodzi się na piśmie. W obu wypadkach zachowaj zapis tego, co stało się z pieniędzmi.
Jak faktura korygująca wpływa na deklarację VAT?
Zmniejsza Twój VAT należny w okresie, do którego według przepisów należy, zazwyczaj w okresie jej wystawienia, a klient zmniejsza odliczony VAT. Podstawą w UE jest artykuł 90 dyrektywy VAT, a każde państwo członkowskie ustala własne warunki. O każdej dużej fakturze korygującej powiedz księgowemu, zanim złożysz deklarację.
Faktura korygująca czy nowa faktura?
Przy korekcie częściowej wystarczy sama faktura korygująca. Jeśli cała faktura była błędna, z powodu niewłaściwego klienta albo niewłaściwego traktowania VAT, skoryguj ją w całości i wystaw nową fakturę z nowym numerem. Nie używaj starego numeru ponownie i niczego nie przenumerowuj, żeby ukryć lukę. Numery faktur mają pokazywać całą historię, korekty też.
Korygowanie faktury w ERPFlow
ERPFlow nie ma dokumentu faktury korygującej, więc oto, co robi zamiast tego.
Wystawiona faktura w ERPFlow jest ostateczna: nie można jej edytować ani usunąć. Żeby ją poprawić, wybierasz Oznacz jako anulowaną, a potem Duplikuj. Anulowana faktura zachowuje swój numer, a jej PDF jest opatrzony pieczątką ANULOWANA. Kopia to nowa wersja robocza, którą poprawiasz i wystawiasz pod nowym numerem. To obejmuje przypadek pełnego anulowania i ponownego wystawienia.
Nie obejmuje częściowej korekty na osobnym dokumencie, jak w przykładzie powyżej. Jeśli Twój kraj albo księgowy wymaga w tym wypadku faktury korygującej, wystaw ją w swoim systemie księgowym, a potem zgraj oba zapisy. Raportowanie podatkowe w ERPFlow czyta dane z samych faktur, więc o wszystkim, co skorygowano poza nim, powiedz księgowemu. Jeśli klient zapłacił za dużo, ERPFlow może zarejestrować zwrot przy tej fakturze, a faktury możesz wyeksportować jako CSV dla księgowego.