Jak wystawić fakturę na zaliczkę i płatność końcową

Żeby zafakturować zaliczkę i płatność końcową, wystaw dwie faktury z osobnymi numerami: jedną na uzgodnioną część, gdy zaliczka staje się należna, i jedną na resztę po wykonaniu pracy. Każda pokazuje VAT od własnej kwoty, a razem muszą dać kwotę z oferty.

Jak wystawić fakturę na zaliczkę?

Faktura zaliczkowa to zwykła faktura na część uzgodnionej ceny. Potrzebuje tych samych danych co każda inna, następnego numeru z Twojego zwykłego ciągu i linijki mówiącej, do którego zlecenia należy:

Zaliczka: 30% oferty QUO-2026-0042, zaakceptowanej 4 maja 2026. Łączna wartość zlecenia 7 200,00 € z VAT.

Uzgodnij procent, zanim wystawisz fakturę. „30% przy akceptacji" zapisane w ofercie sprawia, że faktura zaliczkowa nikogo nie zaskoczy, a poradnik o zamianie oferty w fakturę opisuje ten krok.

Jak wystawić fakturę na płatność końcową?

Faktura końcowa rozlicza to, co zostało, w jednym z dwóch częstych układów. Tylko reszta pokazuje pozostałą część jako swoją pozycję, a zaliczkę wymienia w uwadze. Całe zlecenie minus zaliczka wylicza całe zlecenie, a potem odlicza to, co zafakturowano wcześniej. Klienci często wolą drugi, bo pokazuje całe zlecenie na jednej stronie. Pierwszy trudniej źle odczytać, bo jedyna suma na stronie to kwota do zapłaty.

Przykład krok po kroku, który się sumuje

Oto wymyślony przykład. Stolarnia wycenia zlecenie na 6 000 € plus VAT, dla prostoty rachunków 20%, z 30% do zapłaty przy akceptacji i resztą po zakończeniu.

W układzie z całym zleceniem faktura końcowa wygląda tak:

VAT, który ta faktura dodaje do Twojej deklaracji, to 840 €, a nie 1 200 €. Jeśli wykażesz 1 200 €, zapłacisz 360 € VAT od zaliczki dwa razy.

Czy od zaliczki nalicza się VAT?

Tak, od zaliczki wliczanej w cenę zazwyczaj należny jest VAT. W UE artykuł 65 dyrektywy VAT mówi, że gdy płatność z góry następuje przed dostawą, obowiązek podatkowy powstaje w chwili otrzymania płatności i od otrzymanej kwoty. Artykuł 220 wymaga faktury za płatność z góry od klienta biznesowego.

Kraje mogą przyspieszyć ten moment (artykuł 66), więc sprawdź swój. W Wielkiej Brytanii Notice 700 HMRC mówi, że większość zaliczek to płatności z góry, a tax point to data wystawienia faktury VAT albo otrzymania pieniędzy, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej (punkty 14.2.2 i 14.2.3).

„Od otrzymanej kwoty" oznacza, że zaliczka wycenioną jako okrągła kwota zawiera już swój VAT. Wzór to kwota × stawka ÷ (100 + stawka), więc zaliczka 1 000 € przy 20% zawiera 166,67 € VAT i 833,33 € netto. Doliczenie 20% ponad te 1 000 € to tu najczęstszy błąd.

Nie wszystkie pieniądze pobrane z góry traktuje się tak samo:

Jeśli stawka VAT zmieni się między zaliczką a zakończeniem, domyślnie w UE obowiązuje stawka z chwili powstania obowiązku podatkowego (artykuł 93), co może zostawić dwie stawki na jednym zleceniu. Krajowe przepisy przejściowe mogą to zmienić, więc zapytaj księgowego, gdy zmiana stawki wypada w trakcie zlecenia. Jeśli pieniądze dotrą przed wystawieniem faktury, faktura powinna też pokazywać datę płatności (artykuł 226).

Ile zaliczki prosić?

Zaliczka powinna przynajmniej pokrywać to, co stracisz, jeśli klient odejdzie po rozpoczęciu: materiały, które musisz kupić, podwykonawców, których musisz zarezerwować, inne prace, które odrzucasz. W powyższym przykładzie 1 800 € netto ma sens, jeśli stolarnia musi kupić drewno za 1 500 €, zanim ktokolwiek pojawi się na miejscu. Zacznij od własnych kosztów, a potem zaokrąglij do procentu, który łatwo wpisać w ofertę.

Czy można prosić o zaliczkę bez wystawiania faktury?

Tak, w wielu krajach możesz poprosić o zaliczkę prośbą o płatność albo fakturą pro forma, która nie jest dokumentem podatkowym. HMRC mówi, że fakturę pro forma należy wyraźnie oznaczyć „this is not a VAT invoice" i że nie można na jej podstawie odliczać VAT (Notice 700, punkt 17.3). Prawdziwa faktura następuje, gdy pieniądze dotrą.

Ma to znaczenie tam, gdzie samo wystawienie faktury wywołałoby obowiązek VAT. Faktura wysłana w marcu i zapłacona w maju mogłaby inaczej sprawić, że zapłacisz VAT od zaliczki, której jeszcze nie ma na Twoim koncie.

Błędy, przez które faktury zaliczkowe się psują

• VAT doliczony do zaliczki z VAT. Ustal, na jaką kwotę klient się zgodził, zanim cokolwiek dodasz.
• Cała kwota VAT na fakturze końcowej. Twoja deklaracja liczy wtedy VAT od zaliczki dwa razy.
• Faktura końcowa pokazująca sumę zlecenia jako do zapłaty. Niektórzy klienci zapłacą dokładnie to, co mówi pogrubiona linijka.
• Brak odwołania. Faktura końcowa powinna wskazywać fakturę zaliczkową, żeby żadne z Was nie musiało tego odtwarzać za rok.
• Nazwanie zaliczki „bezzwrotną" bez umowy za tym. Samo słowo może nie wytrzymać, zwłaszcza wobec klientów prywatnych.

Przy kilku etapach zamiast dwóch zobacz fakturowanie etapowe. Jeśli klient po prostu zapłaci część jednej faktury, to płatność częściowa i nie wymaga drugiej faktury.

Fakturowanie zaliczki i płatności końcowej w ERPFlow

ERPFlow nie ma osobnego typu faktury zaliczkowej. Zaliczka to zwykła faktura z edytowaną pozycją.

Otwórz ofertę i wybierz Przekształć w fakturę raz dla każdego etapu. Każda konwersja tworzy nową wersję roboczą całej oferty, powiązaną z nią w obie strony, więc przed wystawieniem pomniejsz ją do części odpowiadającej etapowi. Zastąpienie pozycji jedną pozycją „Zaliczka: 30% oferty…" zwykle czyta się najlepiej. Termin płatności wynika z terminu płatności oferty, a wystawienie nadaje fakturze numer i czyni ją ostateczną.

Układ z całym zleceniem powyżej nie jest w ERPFlow możliwy, bo pozycja nie może być ujemna: ilość musi być większa od zera, a cena nie może być poniżej zera. Użyj układu tylko z resztą i odwołaj się do zaliczki w Notatkach, które drukują się na PDF-ie:

Zaliczka 2 160,00 € zapłacona 12 maja 2026 na podstawie faktury INV-2026-0041.

Każdą płatność rejestruj przy jej własnej fakturze. Stawki podatku obowiązują dla pozycji, a raportowanie podatkowe czyta dane z samych faktur. ERPFlow nie decyduje, kiedy VAT staje się należny w Twoim kraju, i nie składa Twojej deklaracji, więc powiedz księgowemu, jeśli zaliczkę zafakturowano w jednym okresie, a zapłacono w innym. Nie ma też dokumentu pro forma, a klienci nie mogą zapłacić zaliczki online ani zaakceptować oferty online: ofertę oznaczasz jako zaakceptowaną ręcznie.