Jak wystawić fakturę klientowi z UE (VAT, odwrotne obciążenie i VIES)

Aby wystawić fakturę firmie w innym kraju UE, sprawdź jej numer VAT w VIES, nie nalicz VAT od większości usług ani od towarów fizycznie opuszczających Twój kraj, wydrukuj oba numery VAT i dodaj „Reverse charge” przy usługach lub odwołanie do zwolnienia przy towarach. Następnie zgłoś sprzedaż na liście EC Sales List.

Klienci prywatni to inna sytuacja i tylko tam pojawia się próg 10 000 €. Wszystko poniżej zakłada, że jesteś zarejestrowany do VAT w kraju UE. Klient z Wielkiej Brytanii jest poza tym wszystkim, bo Wielka Brytania opuściła obszar VAT UE.

Jak działa odwrotne obciążenie na fakturze dla klienta z UE?

Odwrotne obciążenie na fakturze dla klienta z UE przenosi VAT z Ciebie na klienta: Ty go nie naliczasz, a on rozlicza go w swojej deklaracji według własnej stawki. Większość usług między firmami jest opodatkowana tam, gdzie klient ma siedzibę (art. 44 dyrektywy VAT), a klient jest podatnikiem, gdy sprzedawca nie ma siedziby w tym kraju (art. 196).

Oto zmyślony przykład. Firma doradcza z Estonii wystawia firmie w Niemczech rachunek na 5 000 € za przegląd procesów. Niemiecka stawka podstawowa to 19 %.

Klient płaci 5 000 €. Firma, która nie może odliczyć w całości, na przykład bank lub ubezpieczyciel, ponosi część tych 950 €, i na tym polega sens opodatkowania sprzedaży tam, gdzie jest klient.

Usługi związane z nieruchomościami, wstęp na wydarzenia, przewóz pasażerów oraz restauracje i catering mają własne zasady w art. 47–55, więc nie zawsze podlegają temu schematowi. Podsumowanie w serwisie Your Europe wskazuje je jako wyjątki.

Co musi pokazywać faktura dla firmy z UE?

Faktura dla firmy z UE musi być pełną fakturą VAT z obydwoma numerami VAT i informacją, dlaczego nie naliczono VAT. Poniższe punkty pochodzą z art. 226, a reszta faktury wygląda jak w standardowych polach faktury VAT.

Praca zakończona 20 marca musi więc zostać zafakturowana do 15 kwietnia. W obu przypadkach obowiązują przepisy o fakturowaniu Twojego kraju (art. 219a), a poradnik o sformułowaniach przy odwrotnym obciążeniu zawiera tekst do skopiowania i listę kontrolną.

Zanim wyślesz fakturę, sprawdź numer klienta w VIES. Zgodnie z art. 18 rozporządzenia wykonawczego 282/2011 potwierdzenie numeru oraz powiązanej z nim nazwy i adresu pozwala uznać klienta za firmę.

Czym sprzedaż towarów firmom z UE różni się od usług?

Sprzedaż towarów firmom z UE jest zwolniona z VAT, a nie objęta odwrotnym obciążeniem, i zwolnienie ma warunki, których przy usługach nie ma. Art. 138 wymaga spełnienia wszystkich poniższych:

• Towary fizycznie trafiają do innego kraju UE.
• Klient jest zidentyfikowany do VAT w kraju UE innym niż ten, z którego towary wyjeżdżają, i podał Ci ten numer.
• Twoja lista EC Sales List poprawnie pokazuje sprzedaż (art. 138 ust. 1a).
• Potrafisz udowodnić transport.

Na dowodach sprzedawcy najczęściej się potykają. Art. 45a rozporządzenia wykonawczego zakłada, że towary zostały przewiezione, jeśli masz dwa niesprzeczne dowody od dwóch niezależnych stron, na przykład podpisany list przewozowy CMR od przewoźnika i polisę ubezpieczeniową przesyłki. Jeśli klient odbiera towar sam, potrzebujesz też jego pisemnego oświadczenia do 10. dnia następnego miesiąca. Bez dowodów inspektor może uznać sprzedaż za krajową i zażądać od Ciebie VAT, więc dokumenty zbieraj na bieżąco.

Co ze sprzedażą klientom prywatnym w innych krajach UE?

Klienci prywatni w innych krajach UE nigdy nie podlegają odwrotnemu obciążeniu: naliczasz VAT, a rodzaj sprzedaży decyduje, czyj.

Unijny próg to 10 000 € bez VAT. Usługi cyfrowe oznaczają tu telekomunikację, nadawanie i usługi świadczone drogą elektroniczną. Według podsumowania warunków przez irlandzki urząd Revenue próg dotyczy sprzedawców mających siedzibę w jednym kraju UE i obejmuje bieżący oraz poprzedni rok kalendarzowy.

Oto zmyślony przykład. Sprzedawca ma w tym roku 6 500 € sprzedaży kursów online i 4 000 € towarów wysłanych prywatnym nabywcom w całej UE, co daje 10 500 €. Sprzedaż, która przekracza 10 000 €, i wszystko po niej jest opodatkowane w kraju każdego klienta, a następny rok kalendarzowy też zaczyna się powyżej limitu, bo liczy się rok poprzedni.

Dalej One Stop Shop pozwala zarejestrować się w jednym kraju UE i tam rozliczyć całą tę sprzedaż, zamiast rejestrować się w każdym.

Czy sprzedaż do UE trzeba zgłaszać osobno?

Sprzedaż firmom w UE trafia na zestawienie podsumowujące, zwykle nazywane EC Sales List, oprócz deklaracji VAT (art. 262). Domyślnie jest ono miesięczne. Na podstawie art. 263 kraj może dopuścić składanie kwartalne dla usług oraz dla towarów do 50 000 € na kwartał. Nazwa, formularz i dokładny termin zależą od Twojego kraju.

Lista pokazuje numer VAT każdego klienta i wartość dostaw dla niego, a organy podatkowe wymieniają te dane przez VIES. Błędny lub brakujący wpis dla towarów może kosztować Cię samo zwolnienie na podstawie art. 138 ust. 1a, chyba że uzasadnisz błąd przed swoim organem podatkowym. Używaj tych samych kwot na liście i w deklaracji, żeby się zgadzały.

Czy unijne zasady fakturowania transgranicznego się zmienią?

Unijne zasady fakturowania transgranicznego zmienią się 1 lipca 2030 r., gdy dla sprzedaży transgranicznej między firmami zacznie obowiązywać cyfrowe raportowanie oparte na e-fakturach. Do tego czasu obowiązują zasady opisane wyżej. Poszczególne kraje mogą już dziś wymagać e-faktur przy sprzedaży krajowej w określonych warunkach, więc ta część może Cię dotyczyć wcześniej.

Fakturowanie klientów z UE w ERPFlow

W ERPFlow ustawiasz to raz, a potem wybierasz w każdej pozycji. W Ustawienia → Stawki podatku utwórz stawkę o typie Odwrotne obciążenie z 0 %, a jeśli sprzedajesz towary, także stawkę o typie Zwolniony z 0 %. Potem wybierz właściwą w każdej pozycji faktury, bo nowa pozycja zaczyna od Twojej stawki domyślnej.

• Co się drukuje: Twój numer VAT oraz numer VAT z karty klienta i wiersz taki jak „Reverse Charge 0%” w podsumowaniu. Odwołanie do zwolnienia lub dłuższe zdanie dodaj w Notatkach, które też się drukują.
• Stawki według planu: Free mieści jedną stawkę podatku, więc stawka podstawowa plus stawka odwrotnego obciążenia wymaga Starter lub wyższego planu. Starter mieści dwie, Growth trzy, a Business i Enterprise dowolną liczbę.
• Czego nie rozstrzyga: nie ma wyszukiwarki VIES ani automatycznej stawki według kraju klienta.
• Czego nie składa: ani EC Sales List, ani deklaracji VAT, ani deklaracji One Stop Shop. Eksporty CSV podają rodzaj podatku w każdej pozycji faktury i numer VAT każdego klienta dla osoby, która je przygotowuje.

Jedno ograniczenie ma znaczenie, jeśli wysyłasz e-faktury. Eksport XML w formacie Peppol BIS Billing 3.0 ustala kategorię podatku wyłącznie na podstawie stawki, więc każda pozycja z 0 % wychodzi jako stawka zerowa (kategoria Z), nawet jeśli wybrano Odwrotne obciążenie. Kategoria odwrotnego obciążenia w Peppol, AE, wymaga też powodu zwolnienia, którego eksport nie tworzy. PDF opisuje odwrotne obciążenie poprawnie. Jeśli klient poprosi o e-fakturę z odwrotnym obciążeniem, porozmawiaj ze swoim operatorem e-faktur, zanim zaufasz plikowi. ERPFlow eksportuje XML i sam nie wysyła go przez sieć Peppol.