Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Przepisy i dane z innych źródeł sprawdzono 6 listopada 2026. Zmieniają się, więc zanim na nich oprzesz decyzję, potwierdź je w źródle.
Informacje ogólne, nie porada podatkowa ani prawna. Przepisy zależą od Twojego kraju i sytuacji, więc wszystko, co ma skutki podatkowe lub prawne, sprawdź z księgowym.
Aby wystawić fakturę zagranicznemu klientowi, ustal, gdzie sprzedaż podlega opodatkowaniu, a potem wystaw zwykłą fakturę z pełną nazwą klienta i jego numerem podatkowym, właściwym rozliczeniem podatku, podaną walutą i kompletnymi danymi bankowymi. Towary i usługi podlegają innym zasadom, a to, czy klient jest firmą, liczy się bardziej niż odległość.
Ten poradnik jest napisany z perspektywy sprzedawcy zarejestrowanego do VAT w UE, a Wielka Brytania pojawia się dalej. Jeśli sprzedajesz z innego kraju, o tym, co naliczysz, decydują przepisy Twojego kraju, choć pytania są te same.
Czy przy fakturze dla klienta za granicą naliczasz VAT?
To, czy na fakturze zagranicznej naliczysz VAT, zależy od tego, co sprzedajesz, czy klient jest firmą i czy znajduje się w UE. Poniżej zwykłe odpowiedzi dla sprzedawcy z UE zarejestrowanego do VAT.
| Sprzedajesz | Klient | Zwykłe rozliczenie | Przepis |
|---|---|---|---|
| Usługi | Firma w innym kraju UE | Bez VAT od Ciebie. Rozlicza go klient (odwrotne obciążenie) | Art. 44 i 196 |
| Usługi | Firma spoza UE | Bez unijnego VAT. Usługa jest opodatkowana tam, gdzie jest klient | Art. 44 |
| Usługi | Osoba prywatna w UE | Twój własny VAT | Art. 45 |
| Usługi | Osoba prywatna spoza UE | Twój własny VAT, z wyjątkiem doradców, prawników, księgowych, reklamy, przetwarzania danych i kilku innych, gdzie unijny VAT nie obowiązuje | Art. 45 i 59 |
| Usługi cyfrowe | Osoba prywatna w innym kraju UE | Twój własny VAT do 10 000 € rocznie, potem VAT kraju klienta | One Stop Shop |
| Towary | Firma w innym kraju UE | Zwolnione, jeśli towary opuszczają kraj, a klient ma ważny numer VAT | Art. 138 |
| Towary wysyłane przez Ciebie | Osoba prywatna w innym kraju UE | Twój własny VAT do 10 000 € rocznie, potem VAT kraju klienta | One Stop Shop |
| Towary opuszczające UE | Każdy spoza UE | Eksport zwolniony z VAT | Art. 146 |
Numery artykułów dotyczą dyrektywy VAT UE. Kwota 10 000 € to próg obowiązujący w całej UE, do którego wlicza się łącznie usługi cyfrowe i towary wysyłane konsumentom. Dotyczy sprzedawców mających siedzibę w jednym kraju UE i jest sprawdzany dla bieżącego i poprzedniego roku kalendarzowego (warunki opisuje irlandzki urząd Revenue).
Niektóre usługi nie podlegają tej tabeli. Prace związane z gruntami lub budynkami, wstęp na wydarzenia, przewóz pasażerów oraz restauracje i catering mają własne zasady w art. 47–55 i często są opodatkowane w miejscu wykonania. Sprawdź je, zanim oprzesz się na tabeli.
Co musi zawierać faktura dla zagranicznego klienta?
Faktura dla zagranicznego klienta potrzebuje wszystkiego, co faktura krajowa, a co wymienia nasz poradnik o polach faktury VAT, oraz danych, które uzasadniają rozliczenie podatku i pozwalają dostać zapłatę.
- Pełna nazwa, adres i kraj klienta. Firma z umowy, a nie osoba, która do Ciebie napisała.
- Numer podatkowy klienta. Art. 226 pkt 4 wymaga numeru VAT klienta z UE, gdy to klient jest zobowiązany do rozliczenia VAT. Poza UE numer VAT lub podobny numer firmowy jest częścią dowodu, że klient prowadzi działalność, zgodnie z art. 18 ust. 3 rozporządzenia wykonawczego 282/2011.
- Wiersz wyjaśniający podatek. Zerowy VAT bez powodu wygląda na pomyłkę. Poradnik o sformułowaniach przy odwrotnym obciążeniu zawiera tekst do skopiowania.
- Data, której nie da się pomylić. Pisz „3 kwietnia 2026”. W USA 03/04/2026 oznacza 4 marca.
- Kod waluty. „USD 3 000,00” jest jasne. Sam znak dolara może oznaczać dolara amerykańskiego, kanadyjskiego lub australijskiego.
- Dane bankowe, które działają za granicą. Podaj IBAN i BIC/SWIFT oraz napisz, kto pokrywa opłaty bankowe.
- Ich numer referencyjny. Więksi klienci często nie mogą zapłacić bez numeru zamówienia zakupu.
Przepisy o fakturowaniu Twojego kraju zwykle obowiązują, gdy VAT rozlicza klient albo gdy sprzedaż odbywa się poza UE (art. 219a). Stosujesz więc swój krajowy format, nie format klienta.
Jak sformułować fakturę dla klienta spoza UE?
Faktura dla firmy spoza UE zazwyczaj nie zawiera VAT i jednego wiersza z wyjaśnieniem dlaczego. Prawo UE nie określa dla tego przypadku stałego brzmienia, więc sprawdź, czego oczekuje Twój krajowy organ podatkowy. Rozsądnym punktem wyjścia jest proste zdanie:
Bez unijnego VAT. Usługi świadczone na rzecz firmy z siedzibą poza UE (art. 44 dyrektywy 2006/112/WE).
Przy towarach zdanie się zmienia:
Zwolnione z VAT: eksport towarów poza UE (art. 146 dyrektywy 2006/112/WE).
Zachowaj dowody, na których opiera się to zdanie. Przy usługach to dowód, że klient prowadzi działalność. Przy towarach to dowód, że opuściły UE, na przykład dokument przewozowy lub zapis celny. Towary przekraczające granicę celną wymagają też faktury handlowej.
Zaskoczyć mogą Cię jeszcze dwie rzeczy. Kraj UE może zdecydować o naliczeniu VAT od usługi faktycznie wykorzystywanej na jego terytorium, nawet jeśli klient jest za granicą (art. 59a). Niektóre kraje każą też klientowi potrącać podatek dochodowy od płatności za usługi. Zapytaj o to przed wyceną, bo 10% potrącenia od 3 000 € zostawia Ci 2 700 €. Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania może to zmniejszyć, zwykle w zamian za certyfikat rezydencji podatkowej.
Jak wystawić fakturę klientowi z Wielkiej Brytanii z UE?
Klient z Wielkiej Brytanii jest dla VAT klientem spoza UE. Usługa VIES Komisji Europejskiej przestała weryfikować brytyjskie numery VAT (GB) 1 stycznia 2021 r., więc użyj usługi HMRC Check a UK VAT number. Brytyjska firma kupująca Twoje usługi rozlicza brytyjski VAT w ramach własnego odwrotnego obciążenia, a Twoje towary są eksportem z UE.
Wyjątkiem jest Irlandia Północna, ale tylko dla towarów. Firma handlująca towarami na podstawie Windsor Framework używa numeru VAT z prefiksem XI, który VIES sprawdza. Usługi nie są objęte tymi ustaleniami.
Jeśli to Ty jesteś sprzedawcą z Wielkiej Brytanii, obraz się odwraca. Notice 741A urzędu HMRC uznaje większość usług dla firm za granicą za świadczone tam, gdzie klient ma siedzibę, więc są poza zakresem brytyjskiego VAT, a numer VAT klienta z UE jest najlepszym dowodem, że prowadzi działalność. Towary wysyłane z Wielkiej Brytanii (Great Britain) do UE podlegają zasadom eksportu z Notice 703.
Przykład: trzech klientów w jednym miesiącu
Oto zmyślony przykład. Studio projektowe z UE, zarejestrowane do VAT, z krajową stawką 20 %, wystawia każdemu z trzech klientów rachunek na 3 000 € za projekty.
| Klient | Netto | VAT | Klient płaci | Na fakturze |
|---|---|---|---|---|
| Firma w Niemczech, numer VAT sprawdzony | 3 000 € | 0 € | 3 000 € | „Reverse charge” i oba numery VAT |
| Firma w USA | 3 000 € | 0 € | 3 000 € | „Bez unijnego VAT” i uzasadnienie |
| Osoba prywatna w Hiszpanii | 3 000 € | 600 € | 3 600 € | VAT 20 % |
| Razem w miesiącu | 9 000 € | 600 € | 9 600 € |
Tylko trzecia faktura zwiększa VAT, który studio odprowadza. Sprzedaż do Niemiec trafia też na listę EC Sales List studia. Sprzedaż do Hiszpanii nie liczy się do progu 10 000 €, bo praca projektanta nie jest usługą świadczoną drogą elektroniczną. Art. 7 rozporządzenia wykonawczego rezerwuje to pojęcie dla usług w zasadzie zautomatyzowanych, więc wysłanie plików e-mailem niczego nie zmienia.
Fakturowanie klientów zagranicznych w ERPFlow
W ERPFlow numer VAT klienta znajduje się w karcie klienta i drukuje się obok Twojego na pliku PDF faktury. Oba są zamrażane w chwili wystawienia faktury, więc późniejsze zmiany w karcie klienta jej nie zmieniają.
- Podatek wybierasz w każdej pozycji. Nowa pozycja zaczyna od Twojej domyślnej stawki, więc przy sprzedaży transgranicznej ją zmień. ERPFlow nie dobiera stawki na podstawie kraju klienta. Stawki podatku mogą mieć typ odwrotne obciążenie, zwolniony lub stawka zerowa. Typ jest etykietą, a obliczenia robi procent, więc takie stawki tworzysz jako 0 %.
- Liczba stawek zależy od planu: jedna w Free, dwie w Starter, trzy w Growth i bez ograniczeń w Business i Enterprise.
- Zdanie wyjaśniające wpisujesz w Notatkach, które drukują się na PDF.
- Waluta obca wymaga płatnego planu. Wiele walut daje jedną dodatkową walutę w Growth i dowolną liczbę w Business i Enterprise. Free i Starter fakturują tylko w walucie bazowej.
- PDF jest dostępny w 19 językach, wybieranych na każdej fakturze.
ERPFlow nie ma wyszukiwarki VIES i nie składa deklaracji VAT, list EC Sales List ani deklaracji One Stop Shop. Faktury eksportują się jako XML w formacie Peppol BIS Billing 3.0, który przekazujesz swojemu operatorowi e-faktur. ERPFlow sam nie wysyła ich przez sieć Peppol.