Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Żeby zamienić ofertę w fakturę, poczekaj, aż klient ją zaakceptuje, skopiuj uzgodnione pozycje i ceny do nowej faktury, dodaj dane, które ma tylko faktura (własny numer, datę wystawienia i termin płatności) i wyślij ją. Program do fakturowania robi kopiowanie za Ciebie, więc oba dokumenty nie mogą się rozjechać.
Oferta to propozycja. Faktura to prośba o zapłatę i w większości krajów dokument podatkowy. Większość tego, co poniżej, wynika z tej różnicy.
Co zmienia się między ofertą a fakturą?
Pozycje i ceny przechodzą dalej. Prawie wszystko wokół nich się zmienia.
| Oferta | Faktura | |
|---|---|---|
| Cel | Proponuje cenę | Prosi o zapłatę |
| Numer | Z ciągu numerów ofert | Nowy numer z ciągu numerów faktur |
| Data, która się liczy | Ważna do | Termin płatności |
| Dane klienta | Imię i nazwisko kontaktu mogą wystarczyć | Pełna nazwa i adres, plus numer VAT tam, gdzie jest wymagany |
| Czy można ją zmienić? | Tak, do akceptacji | Nie. Wysłaną fakturę się koryguje, nigdy nie edytuje |
| Skutek podatkowy | Brak | Zwykle powstaje zobowiązanie z tytułu VAT |
Dane klienta to wiersz, który ludzie pomijają. Ofertę można wysłać do „Marii z Bloom Studio". Faktura musi wskazywać podmiot prawny, a księgowość odeśle ją, jeśli tego nie robi.
Kiedy zamienić ofertę w fakturę?
Zamień ją, gdy nadejdzie uzgodniony moment fakturowania. Nie zawsze jest to chwila, w której klient mówi tak.
- Małe, szybkie zlecenia: zafakturuj całą kwotę po wykonaniu pracy.
- Większe zlecenia: zafakturuj zaliczkę przy akceptacji, a resztę po zakończeniu.
- Długie projekty: fakturuj na uzgodnionych etapach. Nasz poradnik o fakturowaniu etapowym opisuje, jak je ustawić.
Którykolwiek model wybierzesz, zapisz etapy w samej ofercie. Fakturę zaliczkową o wiele łatwiej wysłać, gdy klient widział już „30% przy akceptacji" nad swoim podpisem.
Jak zamienić ofertę w fakturę, krok po kroku
- Potwierdź akceptację. Zachowaj podpisaną kopię albo e-mail z odpowiedzią tak.
- Sprawdź, czy oferta nadal obowiązuje. Jeśli wygasła, potwierdź cenę, zanim ją zafakturujesz.
- Skopiuj pozycje. Użyj w programie akcji konwersji zamiast przepisywać.
- Uzupełnij dane klienta. Pełna nazwa, adres do faktury i numer VAT, jeśli klient go ma.
- Dodaj jego odwołanie. Zapytaj, czy potrzebuje numeru zamówienia zakupu na fakturze. Wielu większych klientów nie może zapłacić bez niego.
- Ustaw daty. Datą wystawienia jest dzisiaj, a terminem płatności wynika z uzgodnionych warunków płatności.
- Sprawdź stawkę podatku. VAT zasadniczo wynika ze stawki obowiązującej w chwili dostawy, a nie w chwili przygotowania oferty, więc zlecenie wycenione przed zmianą stawki może wymagać nowej stawki.
- Wystaw i wyślij. To krok, który nadaje fakturze numer i czyni ją ostateczną.
Przykład krok po kroku: jedna oferta, dwie faktury
Oto wymyślony przykład. Firma remontowa wycenia zlecenie na 4 800 € plus 20% VAT, z 30% do zapłaty przy akceptacji i resztą po zakończeniu.
| Dokument | Netto | VAT (20%) | Razem |
|---|---|---|---|
| Oferta QUO-2026-0042 | 4 800 € | 960 € | 5 760 € |
| Faktura 1: zaliczka, 30% | 1 440 € | 288 € | 1 728 € |
| Faktura 2: reszta, 70% | 3 360 € | 672 € | 4 032 € |
| Faktury razem | 4 800 € | 960 € | 5 760 € |
Ostatni wiersz sprawdzaj za każdym razem. Jeśli faktury nie sumują się do oferty, to albo pominięto jakąś pozycję, albo zlecenie się zmieniło, a dokumenty jeszcze tego nie pokazują. To, jak VAT dotyczy zaliczki, zależy od kraju, a omawia to poradnik o fakturach zaliczkowych i płatności końcowej.
Co zrobić, jeśli zlecenie zmieniło się po zaakceptowaniu oferty?
Zaakceptowanej oferty nie ruszaj, a zmianę dodaj do faktury jako osobną pozycję. Opisz ją tak, żeby nikt nie musiał pytać, na przykład „Dodatkowo: przeróbka instalacji w korytarzu, uzgodniona e-mailem 14 marca".
Jeśli zmiana jest duża, wyślij krótką nową ofertę na dodatkową pracę i też ją zamień w fakturę. Zajmuje to kilka minut i sprawia, że klient zatwierdził dodatkowy koszt, zanim zobaczył go na rachunku.
Błędy, przez które faktury wracają
- Przepisana cena. Jedna cyfra obok i księgowość klienta wstrzymuje płatność.
- Brak numeru zamówienia zakupu, gdy klient go potrzebuje.
- Imię i nazwisko kontaktu zamiast nazwy firmy.
- Wygasła oferta zafakturowana po starej cenie, gdy Twoje koszty albo zakres klienta się zmieniły.
- Edytowanie oferty po akceptacji. Wtedy nie pokażesz już, co zostało uzgodnione.
Zamiana oferty w fakturę w ERPFlow
W ERPFlow otwórz ofertę, wybierz Przekształć w fakturę, a klient i pozycje zostaną skopiowane do nowej wersji roboczej faktury. Wersja robocza ma dzisiejszą datę, a termin płatności wynika z terminu płatności oferty. Oferta pozostaje bez zmian, a oba dokumenty są powiązane, więc każdy pokazuje drugi w sekcji Powiązane dokumenty.
- Żeby fakturować etapami, przekształcaj ofertę raz na każdy etap. Każda konwersja tworzy nową wersję roboczą całej oferty, którą przed wystawieniem zmniejszasz do części odpowiadającej temu etapowi.
- Jeśli oferta trafiła do leada, ERPFlow wymaga najpierw zamiany leada w klienta, a dopiero potem wykonuje konwersję w tym samym kroku.
- Jeśli realizujesz przed fakturowaniem, przekształć ofertę w zamówienie, a zamówienie w fakturę. Zamówienia są w planach płatnych.
- Gdy wystawisz wersję roboczą, dostaje numer, na przykład
INV-2026-0042, i staje się ostateczna.
Klienci nie mogą zaakceptować oferty online ani podpisać jej elektronicznie w ERPFlow. Ofertę oznaczasz jako zaakceptowaną ręcznie i możesz dołączyć do niej podpisaną kopię.