Fakturowanie etapowe: jak fakturować projekt w ratach, w miarę postępu prac

Fakturowanie etapowe oznacza wystawianie faktur za projekt w częściach, w miarę postępu prac, zamiast jednego rachunku na końcu. Etapy i kwoty uzgadniasz przed rozpoczęciem prac, fakturujesz każdy po jego osiągnięciu i pokazujesz bieżącą sumę, żeby klient zawsze widział, co zafakturowano i co zostało.

Czym jest fakturowanie etapowe?

Fakturowanie etapowe to sposób rozliczania długiego zlecenia w ratach, z których każda wiąże się z osiągniętym etapem albo zmierzoną pracą. Przybliża wpływ gotówki do momentu, gdy wychodzą Twoje koszty, i ogranicza to, co możesz stracić, jeśli klient przestanie płacić w połowie.

Są cztery typowe sposoby jego ustawienia. Różnią się tym, co uruchamia każdą fakturę.

Zaliczka nie jest fakturowaniem etapowym, choć często stoi przed nim jako pierwsza rata. O zleceniach, które potrzebują tylko tych dwóch, mówi poradnik o fakturach na zaliczkę i płatność końcową. Kaucja gwarancyjna to coś jeszcze innego: to pieniądze, które klient zatrzymuje z każdej płatności etapowej, a kaucja gwarancyjna na fakturze ma własny poradnik.

Kiedy stosować fakturowanie etapowe?

Fakturowanie etapowe stosuj, gdy zlecenie trwa tak długo albo kosztuje tak dużo, że inaczej przez tygodnie płaciłoby się pensje i dostawców, zanim pojawią się jakiekolwiek pieniądze. Prosty test: zsumuj to, co wydasz przed końcem zlecenia. Jeśli utrata tej kwoty przez jeden zły dług by zabolała, fakturuj etapami.

W niektórych miejscach etapowe płatności regulują nie tylko umowy, ale i prawo.

• Anglia, Walia i Szkocja: sekcja 109 ustawy Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 przyznaje stronie umowy budowlanej prawo do płatności ratalnych, etapowych lub okresowych, chyba że prace mają trwać, według określenia lub szacunku, krócej niż 45 dni. Umowy z lokatorami budynków mieszkalnych są wyłączone.
• UE: artykuł 5 dyrektywy w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach pozostawia przedsiębiorcom swobodę uzgadniania harmonogramów ratalnych, z zastrzeżeniem prawa krajowego. Jeśli jedna rata jest opóźniona, odsetki i rekompensatę oblicza się tylko od kwoty zaległej.

W większości prac poza tymi przepisami jedynym źródłem Twojego prawa jest umowa, więc zapisz etapy.

Jak wprowadzić fakturowanie etapowe krok po kroku?

1. Wpisz etapy do oferty. Każdy etap ma nazwę i kwotę lub procent, a klient akceptuje je razem z ceną. Etapy wymyślone później to renegocjacja.
2. Zdefiniuj każdy etap czymś, co widzą obie strony. „Drugi etap instalacji zakończony i odebrany” działa. „W połowie drogi” nie.
3. Ustal, kto potwierdza etap i jak. E-mail od klienta albo podpisana notatka z budowy wystarczy, o ile uzgodniono, co z tego.
4. Porównaj etapy ze swoimi kosztami. Zestaw skumulowaną kwotę każdego etapu z tym, ile spodziewasz się wydać do tego czasu. Jeśli do ostatniej faktury jesteś na minusie, etapy nie spełniają swojej roli.
5. Zostaw coś do zapłaty przy zakończeniu. Klient chce, by do ukończenia zlecenia coś zatrzymano, co jest rozsądną prośbą. Spodziewaj się sprzeciwu, jeśli zostaje niemal nic.
6. Fakturuj w tygodniu osiągnięcia etapu, na uzgodnionych warunkach płatności. Spóźniona faktura oddaje przewagę w gotówce, którą wynegocjowano.
7. Pokazuj bieżącą sumę na każdej fakturze i daj każdej zmianie w zleceniu własną pozycję.
8. Uzgodnij sumy na ostatniej fakturze. Faktury razem powinny dać umowę plus uzgodnione zmiany.

Przykład obliczeń: cztery faktury i jedna zmiana

Oto wymyślony przykład. Firma wykończeniowa uzgadnia umowę na 48 000 € plus 20 % VAT, rozliczaną po 20 % przy podpisaniu, 30 % przy pierwszym etapie robót instalacyjnych (first fix), 30 % przy drugim (second fix) i 20 % przy zakończeniu. W trakcie zlecenia klient zgadza się e-mailem na zmianę za 3 200 €, a firma rozlicza ją z trzecim etapem.

Procenty zostają przy pierwotnych 48 000 €, więc nadal sumują się do 100 %. Zmianę rozlicza się raz, w całości, w osobnej pozycji. Jeśli przeliczysz procenty od nowej sumy, albo zafakturujesz zmianę dwa razy, albo spędzisz popołudnie na tłumaczeniu, dlaczego tego nie ma.

Sprawdzaj ostatni wiersz za każdym razem. 48 000 € plus 3 200 € to 51 200 € i tyle samo wynosi kolumna netto.

Umieść na każdej fakturze krótką bieżącą sumę. Faktura 3 mogłaby zawierać taką notatkę:

Płatność etapowa 3 z 4: drugi etap instalacji zakończony, oferta QUO-2026-0042. Pierwotna umowa 48 000 €, uzgodniona zmiana 3 200 €, zmieniona umowa 51 200 €. Zafakturowano przed tą fakturą 24 000 €. Ta faktura 17 600 €. Pozostało do zafakturowania 9 600 €. Wszystkie kwoty bez VAT.

Ta notatka odpowiada na pierwsze pytanie działu księgowości klienta, który musi dopasować Twoją fakturę do umowy, której nie pisał.

Jak fakturować według procentu ukończenia?

Fakturowanie według procentu ukończenia oblicza każdą fakturę, mnożąc wartość umowy przez część wykonanej pracy, a następnie odejmując wszystko, co już zafakturowano.

Ta faktura = (zmieniona umowa × % ukończenia) − zafakturowane do tej pory

Weź tę samą umowę i załóżmy, że po dwóch fakturach mierzysz zlecenie na 70 % ukończenia. 51 200 € × 70 % to 35 840 €. Odejmij już zafakturowane 24 000 € i ta faktura wynosi 11 840 € netto, czyli 14 208 € z 20 % VAT.

Zawsze odejmuj to, co zafakturowano do tej pory, zamiast rozliczać wzrost w danym miesiącu. Dzięki temu hojne oszacowanie z zeszłego miesiąca koryguje się w tym miesiącu, a suma nie oddali się od umowy.

Ustal przed pierwszą fakturą, jak mierzy się postęp: ilości zamontowane, poniesiony koszt albo wycena inspektora. Amerykańskie prace komercyjne często formalizują to w wykazie wartości robót (schedule of values), który omawia poradnik o AIA G702 i G703. Pracę wykonaną, ale jeszcze niezafakturowaną śledzi raport WIP.

Jak działa VAT na fakturach etapowych?

VAT na fakturze etapowej zwykle nalicza się od kwoty tej konkretnej faktury, a nie od całej umowy na początku. Od kraju zależy to, kiedy VAT staje się wymagalny.

• UE: artykuł 64 dyrektywy VAT traktuje dostawę, która powoduje następujące po sobie płatności lub rozliczenia, jako zrealizowaną z końcem okresów, których dotyczą. Płatność przyjęta przed wykonaniem pracy powoduje, że VAT staje się wymagalny w chwili jej otrzymania, od otrzymanej kwoty (artykuł 65). Państwa członkowskie mogą zamiast tego powiązać datę z fakturą lub płatnością (artykuł 66).
• Wielka Brytania: w umowach budowlanych z płatnościami okresowymi moment powstania obowiązku podatkowego to wcześniejsza z dat: otrzymania płatności lub wystawienia faktury VAT (VAT Notice 708, paragraf 23.1.3).

Praktyczna konsekwencja jest taka, że tam, gdzie datę ustala wystawienie faktury, możesz być winien VAT za etap, zanim klient za niego zapłaci. Jeśli gotówki brakuje, zapytaj księgowego, czy tam, gdzie jesteś, dopuszczalny jest wniosek o płatność niebędący fakturą VAT, a faktura VAT następuje po zapłacie.

Zmiana stawki w trakcie może też podzielić jedną umowę między dwie stawki VAT, bo każdy etap ma własną datę.

Co najczęściej idzie źle przy fakturowaniu etapowym?

Fakturowanie etapowe zwykle zawodzi w dokumentach, a nie w pracy.

• Rozliczenie etapu, który nie jest skończony. Jedna sporna faktura może wstrzymać wszystko po niej.
• Wtopienie zmiany w kwotę następnego etapu. Klient widzi etap niezgodny z umową i wstrzymuje płatność.
• Brak bieżącej sumy. Dział księgowości klienta musi odtwarzać historię, a to trwa dłużej niż Twoje warunki płatności.
• Faktura końcowa, która powtarza umowę. Rozlicz to, co zostało. Jeśli trzeba pokazać całą umowę, pokaż ją w bieżącej sumie.
• Traktowanie zafakturowanego jak otrzymanego. Bieżąca suma pokazuje, co zostało zafakturowane. To, co faktycznie zapłacono, trzeba śledzić etap po etapie.
• Kontynuowanie prac po niezapłaconym etapie. Każdy kolejny etap zwiększa to, co masz zagrożone, więc reaguj w tygodniu, w którym przekracza termin.

Jak fakturować projekt etapami w ERPFlow?

ERPFlow nie ma modułu fakturowania etapowego. Nie oblicza procentu ukończenia, nie przechowuje wykazu wartości robót, nie tworzy wycen postępu prac ani nie obsługuje kaucji gwarancyjnej. Zlecenie w ERPFlow to oferta plus faktury wystawiane do niej, co wystarcza do rozliczania kamieni milowych przy pracach za cenę ryczałtową. Umowy z etapowymi wycenami uznają to za zbyt mało, i mówi o tym także strona dla firm budowlanych.

• Fakturuj każdy etap z oferty. Otwórz ofertę i wybierz Przekształć w fakturę raz na etap. Każde przekształcenie tworzy nową wersję roboczą całej oferty, którą edytujesz do udziału tego etapu, zanim wystawisz fakturę. Oferta zostaje taka, jak zaakceptowano, a każda faktura pojawia się w sekcji Powiązane dokumenty.
• Bieżącą sumę prowadź sam. Powiązane dokumenty wymieniają faktury, ale nie wyliczają, ile zostało do zafakturowania. Wpisz bieżącą sumę w Notatkach faktury, które drukują się w PDF.
• Nie szukaj pozycji ujemnej. ERPFlow odrzuca ujemną cenę lub ilość, więc wiersza „minus zafakturowane do tej pory” nie da się wpisać w tabeli pozycji. Rozlicz kwotę etapu jako zwykłą pozycję, a odliczenie podaj w Notatkach.
• Jeśli realizujesz przed fakturowaniem, przekształć ofertę w zamówienie i fakturuj z niego. Każda faktura z zamówienia też zaczyna od pełnego zamówienia. Zamówień nie ma w planie Free.
• Prowadź zlecenie na tablicy. Projekt powiązany z klientem może też łączyć się z ofertą i jej fakturami. Nie ma budżetów ani kosztów zlecenia.

Płatności wprowadza się ręcznie, w dowolnej liczbie na fakturę, a status Częściowo opłacona pojawia się sam. Przypomnienie o przeterminowanym etapie wychodzi tylko wtedy, gdy zdecydujesz się je wysłać.