Jak wystawiać fakturę za stałą opłatę miesięczną (retainer)

Żeby wystawić fakturę za stałą opłatę miesięczną (retainer), wystawiaj fakturę na uzgodnioną opłatę w tym samym dniu każdego miesiąca, nazwij okres, którego dotyczy, i ustaw termin płatności z umowy. Pracę poza retainerem rozliczaj jako osobną pozycję. Fakturowanie z góry, tak by płatność wpływała przed początkiem miesiąca, to bezpieczniejszy nawyk.

Co powinna mówić faktura za stałą opłatę miesięczną?

Faktura za stałą opłatę miesięczną potrzebuje wszystkiego, co zwykła faktura, plus okresu, którego dotyczy, umowy, na której się opiera, i ewentualnych dodatków. Okres to część, którą ludzie pomijają, a księgowość klienta bez niego nie przypisze faktury do właściwego miesiąca.

Oto wymyślony przykład, faktura z datą 25 marca za kwiecień, od agencji fakturującej opłatę z góry.

Jaki rodzaj retainera fakturujesz?

„Retainer" obejmuje trzy różne ustalenia i każde fakturuje się inaczej. Agencje marketingowe i konsultanci najczęściej mają na myśli pierwsze dwa. Prawnicy często mają na myśli trzeci.

Pieniądze przechowywane na rachunku mogą podlegać zasadom dotyczącym pieniędzy klientów, więc kancelaria powinna sprawdzić u swojego regulatora, zanim skopiuje cokolwiek stąd. Jeśli wciąż wybierasz między retainerem a rozliczaniem godzinowym, zobacz konsultant: rozliczanie godzinowe czy retainer.

Czy retainer fakturować z góry, czy z dołu?

Fakturowanie retainera z góry jest zwykle lepszym wyborem, bo pieniądze przychodzą przed pracą, a klienta, który przestaje płacić, można wstrzymać, zanim wiele stracisz. Tak wygląda każdy wariant dla pracy w grudniu.

Faktura za retainer z datą listopadową na pracę w grudniu zwykle należy w Twoich księgach do grudnia, a nie listopada. Powiedz księgowemu, w jaki sposób fakturujesz, żeby przychód trafił do właściwego miesiąca.

Kiedy VAT od faktury za retainer staje się należny?

VAT od stałej opłaty miesięcznej zasadniczo staje się należny okres po okresie, a płatność z góry przyspiesza ten moment. Artykuł 64 dyrektywy VAT traktuje usługę z kolejnymi płatnościami jako wykonaną z końcem każdego okresu, a artykuł 65 sprawia, że obowiązek podatkowy powstaje w chwili otrzymania płatności z góry. Państwa członkowskie mogą to zmieniać na podstawie artykułu 66.

W Wielkiej Brytanii Notice 700 HMRC mówi, że świadczenie ciągłe ma tax point za każdym razem, gdy wystawiasz fakturę VAT albo otrzymujesz płatność, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej (punkt 14.3). Faktura za retainer wystawiona 25 marca na kwiecień wpada więc do deklaracji obejmującej 25 marca. Ten sam punkt pozwala wystawić jedną fakturę VAT obejmującą nawet rok regularnych płatności, z wyszczególnieniem kwoty netto, terminu, stawki VAT i VAT każdej płatności. Pasuje to do klienta, który chce jednego dokumentu.

Jak rozliczyć godziny ponad retainer lub poniżej niego?

Godziny ponad retainer albo poniżej niego rozlicza się według zasady uzgodnionej z góry, a nie ustalanej co miesiąc. Zasada ma trzy części: ile kosztuje dodatkowa godzina, czy niewykorzystane godziny przechodzą dalej i kiedy przeniesione godziny przepadają.

Oto wymyślony przykład. Agencja pobiera 2 000 € miesięcznie za 20 godzin. Dodatkowe godziny kosztują 110 €. Niewykorzystane godziny przechodzą tylko na następny miesiąc.

W kwartale to 3 × 2 000 € + 220 €, czyli 6 220 € netto. Przy 20% VAT klient płaci łącznie 7 464 €. Do każdej faktury wyślij liczbę godzin, bo klient, który widzi tabelę, nie kwestionuje pozycji.

Sformułowanie do umowy:

Retainer: 2 000,00 € plus VAT miesięcznie, obejmujący do 20 godzin wsparcia marketingowego. Fakturowany 25. dnia poprzedniego miesiąca i płatny do 1. dnia. Niewykorzystane godziny przechodzą wyłącznie na następny miesiąc, a potem przepadają. Godziny ponad limit kosztują po 110,00 €, fakturowane na następnej fakturze. Każda ze stron może rozwiązać ten retainer za 30-dniowym pisemnym wypowiedzeniem.

Błędy, przez które retainery przeciekają

• Pozycja z niewłaściwym miesiącem. Szablon skopiowany z zeszłego miesiąca z jego nazwą wywołuje pytania, a pytania opóźniają płatność.
• Zakres bez granic. Jeśli umowa nie mówi, co jest poza nim, wszystko ląduje w środku.
• Godziny, których nikt nie liczy. Nie zafakturujesz przekroczenia, którego nie zapisano, i nie obronisz opłaty bez liczby godzin.
• Opłata, która nigdy się nie zmienia. Wpisz do umowy coroczny przegląd, a o tym, jak ją podnieść, przeczytaj w poradniku o pismach o podwyżce stawek.
• Warunki, które wyprzedzają pracę. Net 30 przy retainerze z góry zamienia go w fakturowanie z dołu. Warunki płatności powinny wypadać do pierwszego dnia miesiąca.

Ustawianie faktury za stałą opłatę miesięczną w ERPFlow

W ERPFlow faktura cykliczna fakturuje retainer według harmonogramu. Wystawia faktury i nigdy nie pobiera pieniędzy: nic nie obciąża karty ani nie przyjmuje płatności, więc klient płaci jak zwykle, a Ty rejestrujesz wpłatę. Przypomnienia o przeterminowanych fakturach za retainer wysyła się ręcznie.

Otwórz jedną z faktur klienta i wybierz Ustaw jako cykliczną albo zacznij od Faktury → Cykliczne. Ustaw miesięczny harmonogram, wybierz pierwszą datę i termin płatności, potem Wyślij e-mailem do każdego klienta albo Utwórz wersje robocze. Usługa z ceną uzupełnia pozycję. Każde uruchomienie tworzy jedną zwykłą fakturę na klienta, datowaną na dzień uruchomienia, która przyjmuje płatności i przypomnienia jak każda inna i wlicza się do miesięcznego limitu faktur w Twoim planie.

Pozycje powtarzają się dokładnie, bez pola na miesiąc. Sformułuj pozycję tak, by pozostawała prawdziwa, na przykład „Stała opłata miesięczna: usługi za miesiąc kalendarzowy następujący po dacie faktury", albo użyj Utwórz wersje robocze i wpisz miesiąc oraz dodatki w każdej wersji roboczej przed wystawieniem. Wersje robocze są też sposobem na dodanie dodatków do faktury, bo nie ma proporcjonalnego naliczania ani rozliczania według zużycia. Klient na dwóch harmonogramach dostaje dwie faktury, nigdy jednej połączonej.

Karta w Projektach ma pole „Poświęcony czas", wpisywane w godzinach i minutach, które sumuje się na projekt i na klienta, więc może przechowywać Twoją ewidencję godzin względem limitu. Ten czas nie zamienia się w pozycje faktury: godziny rozlicza się, wpisując na fakturze stawkę i ilość. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce.