最終更新：2026年11月6日
サービスチームのリソース計画とは、各担当者の稼働可能時間と、プロジェクトにすでに約束した時間を、週ごとに比べることです。稼働可能時間から予約済みの時間を引けば、空いている人が分かり、マイナスの数字は過負荷の人を示します。小規模なチームなら、週次で更新するスプレッドシートの表で足ります。
これはご自身で行う方法です。ERPFlowはリソース計画を行いません。何が表示されるかは、最後のセクションで説明します。
担当者の稼働可能時間は、どう求めますか？
担当者の稼働可能時間は、契約時間から、休暇と祝日を引き、さらに社内業務の現実的な見込みを引いたものです。週37.5時間のデザイナーに、その週に祝日が1日あり、社内の会議と事務が5時間あるなら、計画できるのは25時間です。37.5時間で計画を立てると、水曜までにスケジュールが崩れます。
社内業務の見込みが、人が推測しがちな数字です。推測せずに測ってください。1か月間、チームに社内の時間をメモしてもらい、その数字を使います。休暇の管理表があれば、休暇の列はそのまま使えます。
空いている人と過負荷の人は、どう見分けますか？
空いている人と過負荷の人を見分けるには、週次の表で、1行に1人、1列に1プロジェクトを置き、稼働可能時間から予約済みの時間を引きます。以下は、4人のスタジオの架空の1週間です。「残り」は、稼働可能時間から予約済みを引いた値です。
| 担当 | 契約 | 休暇 | 社内 | 稼働可能 | Alder | Birch | Cedar | 予約済み | 残り |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| リードデザイナー | 37.5 | 0 | 7.5 | 30.0 | 18 | 12 | 6 | 36 | −6.0 |
| 開発者 | 37.5 | 15 | 5.0 | 17.5 | 10 | 0 | 8 | 18 | −0.5 |
| パートタイムのデザイナー | 30.0 | 0 | 5.0 | 25.0 | 0 | 14 | 4 | 18 | +7.0 |
| ジュニア開発者 | 37.5 | 0 | 5.0 | 32.5 | 6 | 0 | 8 | 14 | +18.5 |
| チーム | 142.5 | 15 | 22.5 | 105.0 | 34 | 26 | 26 | 86 | +19.0 |
行を読み、右下の合計は無視してください。チームの合計は19時間の空きを示し、問題がないように思えます。実際には、リードデザイナーが6時間超過していて、空きの大半は、デザインの仕事を引き継げないジュニア開発者のものです。
この場合の対処は、表から見えます。デザインの6時間をパートタイムのデザイナーに移せば、その人の残りは1時間になります。開発者の30分の超過は、会議を開くほどのことではありません。
誰かが過負荷になったら、どうしますか？
誰かが過負荷になったら、コストの小さい順に、次の選択肢を試します。
| 選択肢 | 使う場面 | コスト |
|---|---|---|
| そのままにする | 1週間だけ、1〜2時間の超過 | なし。翌週に再確認する |
| 同じスキルの人に移す | 同僚に空きがある | 引き継ぎと、場合によっては利益の一部 |
| 後の週に移す | 期日が社内のものか、柔軟 | 顧客に影響がなければ、なし |
| 顧客に期日の変更を頼む | 期日が顧客のもので、誰も代われない | 信頼の一部。早く頼むほど小さい |
| 外部の協力者を入れる | 数週間続く超過 | 相手の単価と、自社の請求額の差 |
| 新規の仕事を断る、または価格を改定する | 数か月続く超過 | 売上。既存の約束を守る代わりに失う |
7つ目の選択肢もあり、誰も決めないときに起こることです。本人が遅くまで働き、社内業務の枠が静かにゼロになります。1週間は乗り切れますが、四半期続ければ、研修も事務も、人そのものも傷みます。
顧客の期日を動かす必要があるなら、早く伝え、選択肢を示してください。
今後2週間のスケジュールを調整しており、14日に予定していたデザインレビューが、別の締め切りと重なっています。費用は変えずに18日にお届けするか、合意した単価で2人目のデザイナーを加えて14日を維持できます。どちらをご希望でしょうか。
仕事を単価の低い人に移す前に、案件の利益率への影響を確認してください。時間単位の仕事と固定料金の仕事では答えが異なります。担当者別のプロジェクト収益性のガイドで説明しています。
まだ確定していない仕事は、どう計画しますか？
確定していない仕事は、別の行に置き、その案件が入った場合と入らない場合で計画を試します。確率の割合で予約することはしません。40時間の案件が成約する確率が50%でも、来週の20時間にはなりません。ゼロか40時間のどちらかで、20時間で立てた計画は、どちらの場合も外れます。
上の週で言えば、チームには19時間の空きがあります。40時間の案件が決まれば、21時間足りなくなるため、今のうちに対応を決めておきます。どの仕事を動かすか、どの協力者に連絡するかです。決まらなければ、何も変わりません。顧客が署名したら、予約済みの列に移します。
サービスチームは、どのくらい先まで計画すべきですか？
小規模なサービスチームは、プロジェクトごとに約2週間先を詳しく、6〜8週間先を大まかな合計で計画するのがよいです。それより先は、計画が反映するのは、売りたいという期待にすぎません。数週間先を見るためのレイアウトは、キャパシティ計画のテンプレートのガイドにあります。
月に1回、予約した時間と、実際に使われた時間を比べてください。案件が計画より20%長くかかり続けるなら、表の予約済みの時間が同じだけ過小になっており、実際の担当者の余裕は表より小さいということです。直すべきは、見積もりです。固定料金の仕事でこの比較を行う方法は、予算時間と実績時間で、チーム全体を振り返る方法は、稼働率で紹介しています。
ERPFlowで、誰が不在で、誰に予約が入っているかを確認する
ERPFlowはリソース計画を行いません。キャパシティや稼働率のレポートも、シフト表も、担当者の時間をプロジェクトに割り当てる機能もないため、表とその計算は、スプレッドシートで行います。
ERPFlowで確認できる情報は、表の入力として役立ちます。
- 1人のカレンダー： スタッフレコードのカレンダータブに、予約可能な時間、予約、休暇、祝日が、週単位または月単位で表示されます。予約可能な時間と予約は予約ページから来るため、予約ページに載っていない人には、表示する予約可能な時間がありません。各ロールには、許可された範囲だけが表示されます。
- 誰が不在か： 休暇にはチームのカレンダーがあり、スタッフ1人につき1行の月間の表で、不在は棒、祝日は斜線で描かれます。承認された不在は、設定した予約ページの空き枠からも、その人を外します。
- 何が期限か： プロジェクトのカードには、担当者と期限が表示され、期限が近づくと黄色、次に赤になります。そのために誰が何時間を約束したかを合計する機能はありません。