休暇管理表：稼働可能な時間もわかるレイアウト

稼働可能な時間もわかる休暇管理表は、すべての不在の記録と、その不在を稼働可能な時間に変える週次の表の、2つの部分でできています。記録表は誰が休むかに答えます。週次の表は、その週にチームに残る時間に答えます。休暇の一覧だけでは、これはわかりません。

休暇管理表には何を入れるべきですか？

休暇管理表には、申請ごとに1行が必要です。承認され、取り消され、争われるのは、申請だからです。5人のスタジオの架空の例です。

申請は1か所にまとめてください。カレンダーと表計算ソフトを並べて管理すると、1か月もたたないうちに食い違い、誰もどちらも信用しなくなります。チームが読めるルールがあると役立ちます。

休暇の申請は、チャットではなく管理表で行ってください。5日以上の申請は、少なくとも2週間前までに出してください。[名前]が2営業日以内に決定します。状態が「承認済み」になるまで、休暇は確定していません。

ここでの通知期間は例です。自社の期間を設定し、雇用契約と照らし合わせてください。

表計算ソフトで休暇の残日数をどう計算しますか？

休暇の残日数は、権利日数に繰り越し日数を足し、取得した日数と、後日の取得が承認された日数を引いたものです。すでに取得した休暇だけでなく、承認済みの将来の休暇も引いてください。そうしないと、誰かが同じ日を二重に予約してしまいます。

権利日数の列で法律が関わってきますが、その内容は異なります。

• EU： 労働時間指令第7条は、年4週間の有給休暇を最低限として定め、各国の法律で上乗せできます。
• 英国： ほとんどの労働者に5.6週間の権利があり、週5日勤務なら28日、週3日勤務なら少なくとも16.8日です。雇用主はこの数字にバンクホリデーを含められます。
• 日数の数え方： 自国の法律が、勤務日で数えるか暦日で数えるかを確認してください。たとえばエストニアの雇用契約法は暦日で28日を認めているため、休暇中の週末は休暇を消費し、祝日は消費しません。

上の表は、年間の日数を最初にまとめて付与しています。休暇を稼ぐごとに積み上げたい場合、発生済みの日数は、権利日数 × ここまでの日数 ÷ 年間の日数です。2026年3月末では、28 × 90 ÷ 365 = 6.9日です。

年度末の前に、書面で2つのことを決めておきます。使わなかった日数をどうするか、そして年の途中で入社または退社した人をどう日割りするかです。繰り越しの規則は国によって異なるため、自国の規則を確認してください。

休暇管理表で稼働可能な時間をどう示しますか？

休暇管理表で稼働可能な時間を示すには、不在を人ごと、週ごとの時間に換算します。計算式は、契約時間から、祝日の時間と休暇の時間を引いたものです。

同じ架空のスタジオで、2026年4月6日の週を見てみます。月曜日が祝日で、1日8時間です。Devは火曜日から木曜日に働きます。

通常の週なら、このチームは184時間あります。この週は104時間で、約57%です。休暇の一覧は2人が休むと示すだけなので、何とかなりそうに聞こえます。表は、週の40%以上を失ったと示します。誰かに納期を約束する前に必要なのは、この数字です。

Devの行に注目してください。祝日はDevが働かない日にあたるため、時間を失いません。暗算が間違えるのは、まさにここです。

作るには、2つのシートを用意します。1つ目は上の申請の記録表で、週をまたぐ申請には週ごとの行を加え、時間の列を設けます。2つ目は、人ごとに1行、週ごとに1列で、各セルが記録表から値を引きます。

=契約時間 − 祝日 − SUMIFS(記録!時間, 記録!人, $A2, 記録!週, B$1)

保留中の申請は合計から除きますが、セルに印をつけておくと、確定したものとして扱わずにリスクを把握できます。ここから先は、キャパシティプランニングのテンプレートで、その時間をプロジェクトの予定と突き合わせ、サービスチームのリソース計画で、誰が何をするかを決めます。

休暇管理表にはどの不在を入れますか？

休暇管理表には、すべての不在を入れますが、休暇の残日数に影響するのは一部だけです。年次休暇だけを入れた管理表は、稼働可能な時間を過大に見せます。

病気については、「病気」とだけ書き、それ以上は書きません。健康に関する情報は、GDPR第9条の特別カテゴリーのデータであり、稼働の表には必要ありません。

ERPFlowで休暇を記録する

ERPFlowでは、休暇が、申請の記録表と残日数の表の両方に代わります。スタッフの一覧にいる人について、年次有給休暇、病気休暇、無給休暇のいずれかで申請を登録でき、残日数から差し引かれるのは年次有給休暇だけです。フォームには、その期間で何日かかるかと、その後の残日数が表示され、申請によって残日数がマイナスになる場合や、他の申請と重なる場合は警告が出ます。残日数がマイナスになることは認められています。その人の保留中または承認済みの申請に触れる期間は、受け付けられません。その後、誰かが承認または却下し、決定にはその人の名前が記録されます。

残日数タブには、各自の発生済みの日数と繰り越し、使用済みの日数、承認済みの将来の日数、取得可能な日数が表示され、開くたびに設定 > スタッフ > 休暇のポリシーから計算されます。

• 権利日数： 変更するまでは28日で、スタッフのフォームで人ごとに別の日数を設定できます。
• 発生： 日数は1月1日にまとめて付与されるのではなく、年間を通じて積み上がるため、3月時点の取得可能な日数は、年間の権利日数をかなり下回ります。
• 繰り越し： オンにしない限りオフです。繰り越した日数が先に使われ、1年後に失効します。
• 日数の数え方： 初期設定は、祝日を除く暦日です。そのため、期間中の週末は休暇を消費します。月曜から金曜で数える設定に切り替えられます。ポリシーの変更は過去の残日数も変えてしまうため、最初に設定してください。

チームカレンダーは、各不在を月にわたるバーとして描き、祝日には斜線が入ります。祝日は、選んだ年の国の公式リストをインポートして、ポリシーに保存して追加します。初期設定では、どのメンバーでも申請を承認できるため、承認を特定の人に限りたい場合は、ロールと権限で絞ってください。承認済みの不在は、設定可能な予約ページの空き枠からも、その人を外します。

ポリシーは自分で設定するものです。ERPFlowは国ごとの法定の権利日数の規則を適用しないため、設定は自国の法律と照らし合わせてください。給与計算との連携、シフト表、キャパシティプランニングはありません。ERPFlowは不在を稼働可能な時間に変換しないため、上の稼働の表は表計算ソフトに残ります。ただし、スタッフのレコードの人ごとのカレンダータブには、予約可能な時間、予約、休暇、祝日が、1人ずつ表示されます。