ERPFlowのプロジェクト管理の使い方：ボード・カード・期限・担当者

ERPFlowのプロジェクトは、カンバンボードです。各ボードには、名前を付けた列と、列の間を動くカードがあり、カードには、担当者、期限、作業時間、ファイル、コメントを持たせられます。ボードは、どのプランでも必要なだけ作れ、それぞれを顧客や、その見積書・注文・請求書に紐付けられます。

ERPFlowのプロジェクトとは？

ERPFlowのプロジェクトは、1つのボードです。サイドバーのプロジェクトを開くと一覧が表示されます。名前、顧客、カード、作業時間の表で、検索ができ、列見出しをクリックして並べ替えられます。

どの組織にも、既定と表示されたボードが最初に1つあります。ほかにボードの指定がないとき、カードはここに入ります。既定にするを選ぶと、その印を別のボードに移せます。プロジェクトの機能ページに、ボードの描画プレビューがあります。

作業を、ボードにどう分けますか？

ボードは、合計を見たい単位で分けます。プロジェクトの顧客との紐付けも、時間の合計も、カードではなくボードに属するためです。

1人の顧客に、複数のボードを持たせられます。顧客のページには、各ボードのカード数と作業時間が並び、合計の行も表示されます。案件に番号を付ける場合は、プロジェクト番号の付け方のガイドが、ボードの命名の参考になります。

ボードの列は、どう設定しますか？

新しいボードには、To do、In progress、Doneの3つの列があります。列を開くと、名前の変更、列ごとの色の指定、上へ移動と下へ移動による並べ替えができます。列をドラッグして動かすことはできません。

この列のカードは完了扱いにすると、その列が完了の列になります。カードがそこに入ると完了の日時が記録され、出ると解除されます。完了の列は複数にも、ゼロにもできます。列を削除を選ぶと、その列のカードの移動先を尋ねられます。

列はボードごとに持つため、ボードごとに独自の工程にできます。架空のキッチン取付業者なら、各案件のボードに「採寸」「資材発注済み」「現場作業」「手直し」「完了」を使い、事務所は標準の3列のボードを使う、といった形です。

カードには、何が入りますか？

カードに必要なのはタイトルだけで、ほかはすべて任意です。

カードをクリックすると、ドロワーで編集できます。全体表示を開くを選ぶと、カード専用のページが開き、詳細、添付ファイル、コメントのタブと、同僚に共有できるリンクがあります。

ボードにも添付ファイルのページがあり、依頼書や署名済みの契約書など、案件全体に関わる書類を置けます。ボードのファイルとカードのファイルは別に保管されます。

カードの期限は、どう動きますか？

カードの期限はチップとして表示され、営業日で残り3日以内になるとカードが黄色、残り1日以内になると赤になります。期限を過ぎると、カードは赤のままで、チップには期限切れと表示されます。

数えるのは月曜から金曜だけで、閲覧者のタイムゾーンで判定され、祝日は考慮されません。たとえば月曜の10:00が期限のカードは、前の水曜の10:00に黄色、金曜の10:00に赤になります。完了の列にあるカードには、印は付きません。

これらの表示はボード上にしか出ません。期限が近づいても、メールなどが誰かに送られることはありません。

ボードで、メンバーはどう共同作業しますか？

プロジェクトを表示できるロールのメンバーは、すべてのボードを見られ、非公開のプロジェクトはありません。プロジェクトを表示があると、ボードとコメントを閲覧できます。プロジェクトを管理があると、カードの作成と編集、コメントの投稿ができます。標準のメンバーロールには両方が最初から付いていて、オーナーまたは管理者がロールと権限で変更できます。メンバーの追加は、チームの招待を参照してください。

通知は、意図的に絞っています。

• カードの担当者に設定されると、 本人にアプリ内とメールで通知されます。
• カードが別の列に移ると、 担当者と作成者にアプリ内のみで通知されます。
• コメントには通知がなく、@メンションもありません。

コメントを読んでほしいときは、本人に直接伝えるか、カードの担当者に設定してください。

カードを移動・コピー・アーカイブするとどうなりますか？

ボード全体も、アーカイブ済みタブで同じようにアーカイブと復元ができます。ボードの削除は完全で、すべてのカードとファイルも一緒に削除されます。有効なボードは、常に1つ以上残ります。

プロジェクトは、顧客や書類とどうつながりますか？

ボードは、任意の顧客の欄で1人の顧客に紐付けられます。すると顧客のページの関連 → プロジェクトに表示されます。顧客を削除しても、ボードの紐付けが外れるだけで、カードは残ります。

見積書、注文、請求書は、関連書類でプロジェクトに紐付けられます。1つの書類が指せるプロジェクトは1つで、見積書や注文を変換すると、元のプロジェクトが引き継がれます。この紐付けは社内用で、PDFに印字されたり、顧客に送られたりすることはありません。

ERPFlowのプロジェクトでできないことは？

ERPFlowには、現時点でタイマーもタイムシートもなく、カードの時間が請求書の明細行になることもありません。タイムトラッキング（記録した時間を請求書に変換する機能を含む）は、ERPFlowで今後提供する予定です。作業時間の欄が現時点で何をするかは、チームメンバーとして時間を記録するのガイドで説明しています。

そのほかは、はっきり「いいえ」です。

• お金： 単価、予算、プロジェクトごとの原価計算、収益性はありません。
• 人についてのレポート： 担当者別の時間レポート、承認、稼働率やキャパシティのレポートはありません。
• 表示形式： ガントチャート、カレンダー、リスト、「自分のカード」の表示はありません。
• カードの構造： テンプレート、ラベル、優先度、チェックリスト、サブタスク、依存関係、繰り返しのカードはありません。
• リマインダー： 期限のリマインダーやエスカレーションはありません。
• ネイティブアプリ： ボードはレスポンシブなウェブページで、スマートフォンのブラウザで使います。

ERPFlowで最初のプロジェクトを作る

1. プロジェクトを開き、新しいプロジェクトを選びます。名前を付け、1社の顧客向けなら顧客を選びます。
2. 列を開き、作業の流れに合わせて名前を変更します。
3. 最初のカードは新規ToDoを選び、期限と担当者を加えます。
4. 依頼書や契約書を、ボードの添付ファイルのページに置きます。

ほかのツールにタスクがある場合は、CSVファイルからインポートできます。ファイルがボードと列を名前で指定するため、先にボードと列を作成してください。ファイルに含められるのは、タイトル、説明、プロジェクト、列、期限、整数の分で入力した作業時間で、担当者、ファイル、コメントは含まれません。

ボードは、どのプランでも無制限です。Freeプランでは、カードの上限がアーカイブ済みを含め全ボードで10枚で、メンバーは1人です。有料プランにはカードの上限がなく、より多くのメンバーを含みます。ボードが一度に読み込むのは500枚までなので、忙しいボードは、完了したカードをアーカイブしてください。