最終更新：2026年11月6日
プロジェクト番号の採番ルールを作るには、2026-042のように年と連番を組み合わせた形式を選び、発行した番号を1行ずつ記録する台帳を用意し、番号を再利用したり変更したりしないことです。番号は、プロジェクトに属するすべてのボード、フォルダ、ファイル、メールの件名の先頭に入れます。
よいプロジェクト番号とはどんなものですか？
よいプロジェクト番号は、1つの案件を永久に識別でき、電話で伝えられるほど短いものです。この2つの条件を満たさない凝った方式の大半は、除外されます。
| ルール | よい例 | 悪い例 | 理由 |
|---|---|---|---|
| 永久に一意 | 2026-042 | 042（毎年振り直し） | 同じ番号が2つの案件を指してしまう |
| 変わりうるものを含まない | 2026-042 | 2026-042-JK-LIVE | 人は異動し、状況は進む |
| 口頭で言えて入力しやすい短さ | 2026-042 | ACME-LDN-2026-RES-EXT-042 | 長い番号は省略され、やがて入力ミスが出る |
| 毎回同じ桁数 | 2026-007 | 2026-7 | 固定の桁数なら正しく並べ替えられる |
| 他の書類と間違えない | 2026-042 | 2026-0042（INV-2026-0042の隣） | 人が間違った方を引用する |
どのプロジェクト番号の形式を使うべきですか？
ほとんどの小さな会社は、年と3桁の連番を使えば足ります。もっと複雑な形式は、それが解決する問題を挙げられるときだけ選んでください。
| 形式 | 例 | 向いている場合 | 弱点 |
|---|---|---|---|
| 年 + 連番 | 2026-042 | ほとんどの小さな会社 | 番号から顧客がわからない |
| 顧客コード + 連番 | HRB-007 | 数社のリピート顧客がある会社 | コードに一覧が必要で、顧客の合併や社名変更がある |
| 顧客コード + 年 + 連番 | HRB-26-03 | 顧客ごとにリピート案件が多い | 長く、入力ミスしやすい |
| 種別 + 年 + 連番 | D-2026-042 | 設計と測量など、事業が分かれている | 種別が変わる案件や、両方にまたがる案件がある |
| 単純な連番 | 10428 | 非常に歴史の長い会社 | 請求書や内線番号と混同しやすい |
桁数は、成長を見込んで選んでください。3桁なら年に999件のプロジェクトを扱え、4桁は年に30件を開く会社には大げさです。
プロジェクトにはいつ番号を付けるべきですか？
プロジェクトの番号は、最初に見積もりを出したときではなく、仕事を受注したときに付けます。問い合わせのたびに採番すると、実際には行わなかった仕事で連番が埋まり、2026-042の意味が薄れます。
提案書も参照する必要がある場合は、P-2026-118のように別の系列を設け、案件に変わったときに、その隣にプロジェクト番号を記録します。こうすれば、どちらの番号も正確なままです。一方が提案書を、もう一方が案件を数えます。
フェーズ、変更契約、サブプロジェクトはどう扱いますか？
フェーズと変更契約は、元の番号に接尾辞を付けて扱います。基本の番号は変わらず、関連する作業がすべてまとめて並びます。
| 内容 | 番号 | 理由 |
|---|---|---|
| プロジェクト | 2026-042 | どこでも使う基本の番号 |
| 段階またはフェーズ | 2026-042.02 | プロジェクトの下に並ぶ |
| 合意した変更契約 | 2026-042-V1 | 請求するときに別個に見える |
| 同じ顧客の、本当に別の案件 | 2026-057 | 新しい範囲、新しい番号 |
新しい番号が必要かどうかの判断基準は、その費用と請求書を最初の案件と分けて見たいかどうかです。そうでなければ、接尾辞をつけるか、同じボードにカードを1枚足すだけです。
プロジェクト台帳はどんな形ですか？
プロジェクト台帳は、発行した番号ごとに1行ある1つの一覧で、2人が同じ番号を取るのを防ぐ唯一の仕組みです。架空の例を示します。
| 番号 | プロジェクト | 顧客 | 開始日 | 状態 | 旧参照番号 |
|---|---|---|---|---|---|
| 2026-041 | ロフト改装、構造設計 | 顧客A | 2026年10月12日 | 進行中 | |
| 2026-042 | 後部の増築 | 顧客B | 2026年10月19日 | 進行中 | |
| 2026-043 | 店舗の内装工事 | 顧客C | 2026年10月26日 | キャンセル | |
| 2026-044 | 倉庫の補修、続編 | 顧客D | 2026年11月2日 | 進行中 | J-1187 |
番号を発行する役割は1人に任せるか、シートを共有して次の空き行を取る運用にします。キャンセルした案件は、ここの2026-043のように、一覧に残します。
古い方式から移行する場合は、過去の案件の番号を振り直さないでください。新しい系列は今日から始め、新しい案件が古い案件の続きである場合は、最後の行のように旧参照番号を書き添えます。古いファイルは、古い番号のまま検索できます。
プロジェクト番号と請求書番号は連動させるべきですか？
プロジェクト番号と請求書番号は別々に保ち、請求書にはプロジェクト番号を参照情報として記載します。請求書番号には法的な役割があります。VAT指令第226条では、請求書番号は連続していて、1つ以上の系列に基づき、請求書を一意に識別するものでなければなりません。プロジェクト番号には、そのような義務はありません。
指令は複数の系列を認めていますが、プロジェクトごとに別の請求書系列を持つと、説明すべき系列が何百にもなり、欠番がある系列は疑問を招きます。請求書の連番は1つにして、設定方法は請求書の採番のガイドをご覧ください。
そのうえで、明細の説明欄か備考欄に、プロジェクトの参照番号を入れます。
後部の増築、4段階中の第2段階、貴社のプロジェクト参照番号 2026-042。
プロジェクト番号はどこに記載すべきですか？
プロジェクト番号は、後でその案件を検索するかもしれない場所の、先頭に記載します。通常は次のような場所です。
- フォルダ：
2026-042 Rear extension。番号を先頭にすると、フォルダが開始順に並びます。 - ファイル名：
2026-042 Structural calcs rev B.pdf。パスの区切り文字である/と\は避けます。 - メールの件名：
[2026-042] Drawing revision B。検索すれば、やり取り全体が見つかります。 - 見積書と請求書： 書類の参照情報として。
- 時間の記録と仕入先への発注： 費用を案件に結びつけるため。プロジェクト別の請求可能時間の記録をご覧ください。
よい形式を台無しにしかねない表計算ソフトの落とし穴が2つあります。26-04や2026-04のような短い形式は、Excelで入力したり開いたりすると日付に変わることがあります。3桁の連番ならこれを避けられます。00042のように先頭がゼロの数字も、同じように先頭のゼロが消えるため、番号には文字かハイフンを入れておきます。確定する前に、形式を空のシートに入力し、そのCSVを開いて試してください。
ERPFlowでプロジェクトに番号を付ける
ERPFlowのプロジェクトは名前のついたボードで、プロジェクト番号の自動採番や次番号のカウンターはありません。ボード名の先頭に2026-042 Rear extensionのように番号を入力し、台帳は別の場所で管理します。ボードとカードについては、プロジェクトの仕組みのガイドをご覧ください。
- 案件を探す： ボード一覧の検索は、ボード名と、関連づけた顧客の名前または会社名に一致し、名前の列で並べ替えられます。桁数が固定された番号なら、ボードが順番に並びます。
- 書類： 請求書、見積書、注文は、
INV-2026-0042のように、それぞれ独自の連番で自動採番されます。接頭辞は設定 > ビジネス情報で設定します。これはプロジェクトごとには設定できず、それが望ましい動作です。 - プロジェクトとの関連づけ： 見積書、注文、請求書は、関連書類からボードに関連づけられます。この関連づけは社内向けで、印刷されません。
- 顧客にプロジェクト番号を見せる： 請求書の明細の説明欄か備考に入力します。どちらも印刷されます。注文番号の欄も印刷されますが、電子請求書では発注書の参照番号として送られるため、顧客に独自の発注書番号がある場合のために空けておきます。
- ボード名の変更： プロジェクトのカードのCSVインポートは、ボードを名前で参照し、そのボードがすでに存在している必要があります。インポートの前にボードへ番号を付けておけば、ファイルの作り直しが不要です。
ERPFlowのプロジェクトには予算もプロジェクトごとの原価もないため、番号は案件を探す助けにはなりますが、案件別の原価レポートは出ません。