ERPFlowでチームを招待する方法

ERPFlowでチームを招待するには、設定 > メンバーを開き、メールアドレスを入力して、ロール（管理者またはメンバー）を選び、招待を送信を押します。メールのリンクは7日間有効です。Freeプランに含まれるメンバーは1人なので、人を追加するには有料プランが必要です。

ERPFlowで人を招待するにはどうしますか？

ERPFlowで人を招待するには、設定 > メンバーから行います。招待できるのは、オーナーと管理者だけです。

1. 空きシートがあるか確認します。 設定 > サブスクリプションに、シートの上限に対する使用中のメンバー数が表示されます。
2. 招待を送ります。 チームメイトを招待の下に、メールアドレスを入力し、ロールを選んで、招待を送信を選びます。最初から管理者として招待できるのは、オーナーだけです。
3. 相手が参加します。 相手はメールのリンクから、招待されたアドレスでサインインします。アカウントがなければ、その場で作成します。確認済みのメールアドレスですでにサインインしている人は、ホームページにも招待が表示され、ワンクリックで承諾できます。
4. 設定を仕上げます。 カスタムロールを使うならロールを割り当て、その人をスタッフのレコードに関連づけます。

つまずきやすい点を1つ伝えておいてください。招待は、入力したアドレスに対するものです。仕事用のアドレスで招待された人が、個人のGoogleアカウントでサインインすると、招待は別のアドレスに送られたと表示されます。事前に短いメッセージを送っておけば、行き違いが減ります。

ERPFlowのアカウントに、[仕事用のメールアドレス]で招待しました。ERPFlowからのメールを探し、リンクを開いて、同じアドレスでサインインしてください。リンクは7日間有効です。明日までに届かなければ、教えてください。再送します。

ERPFlowの各プランで何人まで招待できますか？

ERPFlowのプランで招待できる人数は、プランに含まれるメンバー数と、追加で購入するシートの合計です。料金は月額で、ユーロ表示、VAT別です。

保留中の招待も数えられます。メンバーと有効期限内の招待は合算されるため、上限を超えて招待を待たせることはできません。期限切れの招待はシートを使いませんが、再送するとシートを再び使い、上限に達した状態での再送は受け付けられません。

この表から計算した、シート料金だけで見たチームの支払額は次のとおりです。

13人以上では、シート料金だけならBusinessが最も安くなります。ただし、決め手がシートでないことも多くあります。請求書の上限は、Starterが月15通、Growthが月30通で、Businessでは月間の上限がなくなるため、料金ページの上限と、実際に発行している数を見比べてください。最初の支払いの後にプランやシート数を変更すると、すぐに適用され、差額は日割りで計算されます。

新しい人は管理者とメンバーのどちらにすべきですか？

新しい人は、組織の運営を一緒に担う必要がない限り、メンバーにします。管理者は、アプリのすべての権限を持ち、メンバーを招待・削除し、サブスクリプションを管理し、税率とカテゴリを編集し、アクティビティログを閲覧します。

よくある間違いは、メンバーなら制限されていると思い込むことです。新しく作成した組織では、メンバーのロールは、リード、顧客、見積書、注文、請求書、製品、サービス、仕入先、資産、経費、収入、スタッフ、拠点、メモ、プロジェクト、ブックマーク、休暇、予約について、閲覧と管理の権限から始まります。管理には、作成、編集、削除が含まれます。給与、スタッフの機密情報、リードキャプチャフォーム、連携、アクティビティログ、ロールの管理の権限は、最初は付いていません。

これが多すぎる場合は、招待を送る前に絞ってください。標準のメンバーロールは設定 > ロールで編集でき、変更はそのロールを持つ全員に適用されます。

カスタムロールと招待の関係はどうなっていますか？

ERPFlowのカスタムロールは、招待では管理者かメンバーしか選べないため、相手が参加した後に割り当てます。設定 > ロールで、キーと名前をつけてロールを作成します。最初は何も許可されていません。権限を編集を開き、ロールに必要なものをオンにします。スイッチは切り替えた瞬間に有効になり、保存ボタンはありません。その後、同じパネルのメンバーに割り当てを使います。

割り当てるまでは、その人にはメンバーのロールが許可するものがすべて付いています。臨時の記帳担当者のように、ほとんど何も見せたくない人の場合は、ロールを用意しておき、承諾されたらすぐに割り当ててください。管理できる項目は、ロールと権限のページに一覧があります。

招待の期限が切れたり、届かなかったりしたらどうしますか？

期限が切れた、または届かなかったERPFlowの招待は、設定 > メンバーの保留中の招待にある再送信で解決します。招待は送信から7日で失効し、一覧に期限切れと表示されます。再送信すると新しいリンクが送られて、さらに7日有効になり、古いリンクは使えなくなるため、相手には最新のメールを使うよう伝えてください。キャンセルすると、招待とそのリンクが削除されます。

同じアドレスへの招待は、前の招待が有効な間は受け付けられません。期限が切れた後なら、新しい招待が古い招待を置き換えます。

スタッフのレコードにシートは必要ですか？

スタッフのレコードにシートは必要ありません。ERPFlowでは、メンバーとスタッフのレコードは別のものだからです。メンバーはサインインしてアプリを使う人です。スタッフのレコードは、シフトを組んだり給与を支払ったりする人の人事記録で、その人にアカウントは要りません。スタッフのレコードには独自の上限があり、Freeは1、Starterは3、Growthは6で、Businessには上限がありません。

両方が必要な人は、両方を持ちます。メンバーの行のスタッフを作成は、その人のアカウントから新しいレコードを作って2つを関連づけ、スタッフに紐付け…は、以前に作ったレコードに接続します。休暇を取る人は、サインインするかどうかにかかわらず、スタッフのレコードが必要です。休暇はスタッフ一覧に対して登録するためです。

全員が参加したら、プロジェクトを閲覧できるメンバーは全員が同じボードを見ます。次に送るとよいのは、プロジェクトの仕組みとカードに時間を記録する方法のガイドです。

ERPFlowでチームのアクセスを管理する

オーナーと管理者は、設定 > メンバーでロールの変更とメンバーの削除を行います。削除するとすぐにアクセスできなくなり、その人のスタッフのレコードは履歴とともに残ります。管理者は、メンバーと管理者の間で人を移動できますが、別の管理者を変更したり削除したりできるのはオーナーだけです。組織のオーナーは1人で、設定 > 組織のオーナー権限を譲渡で引き継ぎ、譲渡した人は管理者になります。連携したインテグレーションがシートを使うことはありません。

ERPFlowにできないこともあります。サインインはメールとパスワード、またはGoogleで、SAMLもSCIMもありません。二要素認証は各自の選択で、他の人に必須にすることはできません。権限は領域ごとに適用され、レコードごとや拠点ごとではありません。請求書を閲覧できるロールは、すべての請求書を見ることができ、非公開のプロジェクトボードもありません。