Terakhir diperbarui 6 November 2026
Informasi umum, bukan nasihat pajak atau hukum. Aturan bergantung pada negara dan situasi Anda, jadi konsultasikan hal yang berdampak pada pajak atau hukum dengan akuntan Anda.
Untuk menagih jasa profesional, tagih sesuai ketentuan di surat penugasan dan uraikan pekerjaannya agar klien bisa menyetujui tanpa menelepon Anda: periode yang dicakup, apa yang dikerjakan, jam dan tarif atau biaya tetapnya, pengeluaran dan disbursement di baris sendiri, lalu PPN, total, dan tanggal jatuh tempo.
Klien bisa menghitung satu palet barang yang terkirim. Tidak ada yang bisa menghitung nasihat, jadi fakturlah yang harus menunjukkannya. Itulah yang membedakan tagihan dari konsultan, firma hukum, akuntan, atau agensi dari tagihan biasa. Langkah umumnya ada di cara menagih pelanggan dengan faktur.
Bagaimana menagih setiap jenis kesepakatan biaya?
Tagihlah setiap jenis kesepakatan biaya agar barisnya mengulang apa yang dijanjikan surat penugasan, dengan kata-kata yang sama bila bisa.
| Dasar biaya | Isi baris | Kapan dikirim | Baca selanjutnya |
|---|---|---|---|
| Per jam | Siapa atau peran apa, periode, jam, tarif | Bulanan, atau pada tahap yang disepakati | Jam kerja menjadi faktur |
| Biaya tetap | Hasil kerja, dan rujukan ke biaya yang disepakati | Pada tahap yang ditetapkan di surat penugasan | Harga borongan vs per jam |
| Retainer | Bulan yang dicakup dan lingkup yang disepakati | Tanggal sama tiap bulan, sering di muka | Retainer bulanan |
| Tahap atau milestone | Nama tahap, jumlah, total berjalan | Saat tahap tercapai | Penagihan bertahap |
| Per jam dengan batas | Seperti per jam, ditambah batas yang terpakai dan sisanya | Bulanan | Per jam vs retainer |
Jika dasar biayanya belum tertulis, selesaikan itu dulu sebelum memperbaiki faktur. Bagian biaya dalam surat penugasan menunjukkan apa yang perlu dimasukkan.
Seberapa rinci faktur jasa profesional?
Faktur jasa profesional perlu cukup rinci untuk mengidentifikasi jasa dan cakupannya, yang juga diminta hukum. Pasal 226(6) Direktif PPN UE mensyaratkan "cakupan dan jenis jasa yang diberikan". Panduan PPN HMRC meminta uraian yang cukup untuk mengidentifikasinya, dan menyebut harga satuan jasa bisa berupa tarif per jam atau harga untuk jasa standar.
| Terlalu samar | Cukup jelas |
|---|---|
| Jasa konsultasi | Tinjauan rantai pasok, fase 2: kunjungan lokasi dan laporan, 2 sampai 27 Maret 2026 |
| Pekerjaan hukum | Perpanjangan sewa, 12 Mill Road: negosiasi dan penyusunan, 12,5 jam @ €140 |
| Biaya bulanan | Pembukuan dan penyiapan SPT PPN, Maret 2026, biaya bulanan tetap |
Ingat soal kerahasiaan. Faktur melewati bagian keuangan yang tidak perlu tahu soal pemecatan atau sengketa. Untuk pekerjaan sensitif, buat uraian barisnya netral ("Nasihat ketenagakerjaan, Maret 2026, 6 jam") dan kirim narasi rincinya secara terpisah ke kontak Anda.
Contoh hitungan: biaya jasa, jam, satu pengeluaran, dan satu disbursement
Berikut contoh rekaan: sebuah konsultan kecil menagih klien untuk bulan Maret, dengan PPN 20% sebagai ilustrasi.
| Baris | Jml | Tarif | Bersih | PPN 20% |
|---|---|---|---|---|
| Penemuan fase 1, biaya tetap sesuai surat penugasan 3 Maret | 1 | €3.000,00 | €3.000,00 | €600,00 |
| Konsultan senior, 2 sampai 27 Maret | 12,5 jam | €140,00 | €1.750,00 | €350,00 |
| Konsultan, 2 sampai 27 Maret | 20 jam | €95,00 | €1.900,00 | €380,00 |
| Kereta ke lokasi klien, ditagihkan sesuai harga beli | 1 | €85,00 | €85,00 | €17,00 |
| Subtotal | €6.735,00 | €1.347,00 | ||
| Biaya pencarian di kantor pertanahan yang dibayarkan atas nama klien (disbursement) | 1 | €120,00 | €120,00 | Tidak ada |
| Total tagihan | €8.202,00 |
Totalnya adalah €6.735 ditambah PPN €1.347, ditambah disbursement €120.
Dua baris terakhir adalah tempat firma sering keliru. Ongkos kereta Anda adalah biaya menjalankan pekerjaan Anda sendiri, jadi menjadi bagian dari harga Anda dan dikenai PPN, apa pun sebutannya di faktur. HMRC menyatakan syarat-syaratnya biasanya membuat biaya perjalanan, telepon, dan pos milik penasihat sendiri tidak dapat dihitung sebagai disbursement (paragraf 25.1 panduan di atas, dan panduannya tentang biaya dan disbursement).
Disbursement yang sebenarnya berbeda. Anda membayar sebagai agen klien, klien menerima dan memakai apa yang dibeli, dan Anda meneruskan jumlah persisnya. Dasar di UE adalah Pasal 79(c) Direktif PPN, yang juga mensyaratkan bukti jumlah sebenarnya dan melarang Anda mengurangkan PPN yang dikenakan atasnya. PPN atas biaya yang dapat diganti dan disbursement membahas ujiannya satu per satu.
Seberapa sering jasa profesional ditagih?
Bulanan adalah pilihan paling aman untuk jasa profesional yang ditagih berdasarkan waktu, karena tagihan singkat untuk pekerjaan baru akan dibaca dan dibayar, sedangkan tagihan lima bulan akan ditawar. Dengan begitu masalah juga muncul setelah biaya satu bulan, bukan lima.
Apa pun ritmenya, cantumkan periode di setiap faktur. Pasal 226(7) meminta tanggal penyerahan bila berbeda dari tanggal terbit, dan "1 sampai 31 Maret 2026" menjawab itu sekaligus pertanyaan pertama klien.
Pekerjaan yang sudah selesai tetapi belum ditagih adalah uang yang Anda pinjamkan. Laporan WIP menunjukkan berapa besarnya. Jika Anda menerima uang di muka sebelum mulai, lihat faktur uang muka dan pelunasan untuk cara menagihnya, dan jika Anda memegang uang klien, aturan regulator Anda didahulukan.
Bagaimana menampilkan diskon atau jam yang diturunkan?
Tampilkan jam yang diturunkan sebagai diskon yang terlihat, jangan diam-diam menagih lebih sedikit jam, karena klien jadi melihat pekerjaan sekaligus kelonggarannya. Pasal 226(8) memang meminta diskon ditunjukkan bila belum termasuk dalam harga satuan.
Berikut contoh rekaan. Seorang konsultan bekerja 40 jam @ €95 dan memutuskan menagih 34 jam.
| Baris | Jumlah |
|---|---|
| Konsultan, Maret, 40 jam @ €95,00 | €3.800,00 |
| Diskon 15%, disepakati dengan J. Smith pada 2 April | −€570,00 |
| Bersih | €3.230,00 |
€3.230 itu persis 34 jam @ €95, dan pembicaraan anggaran bulan depan dimulai dari angka yang sebenarnya. Panduan kami tentang penurunan nilai tagihan dan penghapusan piutang membahas bedanya.
Bagaimana agar tagihan tidak mengejutkan klien?
Agar tagihan tidak mengejutkan klien, sampaikan isinya sebelum mereka membukanya. Catatan pengantar tiga baris sudah menyelesaikan sebagian besar, dan template email faktur punya lebih banyak versi:
Terlampir faktur INV-2026-0088 untuk bulan Maret: €8.202,00, jatuh tempo 14 April. Faktur ini mencakup fase 1 tinjauan dengan biaya tetap yang disepakati dan 32,5 jam pekerjaan lanjutan dengan tarif yang disepakati, dalam perkiraan 40 jam yang telah kita bicarakan. Rincian jam per tanggal ada di ringkasan terlampir.
Jika tagihan akan melebihi perkiraan, telepon dulu. Klien yang mendengar kelebihan itu dari Anda cenderung mau membicarakannya. Klien yang menemukannya di faktur cenderung menyengketakannya.
Membuat faktur jasa profesional di ERPFlow
ERPFlow belum punya timer dan timesheet. Pekerjaan per jam ditagih dengan mengisi tarif dan jumlah pada faktur, biasanya dari layanan yang menyimpan tarif dan pajaknya. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir.
Untuk saat ini, simpan catatan waktu di tempat Anda menyimpannya sekarang dan ketik totalnya. Proyek bisa ditautkan ke pelanggan beserta penawaran dan fakturnya, dan setiap kartu punya kolom waktu terpakai yang diketik dalam jam dan menit, dijumlahkan per proyek dan per pelanggan. Total itu tidak menjadi baris faktur, dan tidak ada laporan per orang.
Faktur pada contoh di atas bisa dibuat apa adanya. Setiap baris punya jumlah, harga, diskon opsional, dan tarif pajak sendiri, sehingga baris biaya jasa bisa dikenai PPN sementara baris disbursement tidak. Ringkasan waktu bisa dipasang di kartu Lampiran faktur, tetapi email hanya membawa PDF faktur, jadi ringkasannya Anda kirim sendiri. Retainer bisa berjalan sebagai faktur berulang, yang menagih klien sesuai jadwal dan tidak pernah menarik uangnya.
Proyek tidak punya tarif, anggaran, perhitungan biaya, atau profitabilitas, dan ERPFlow tidak punya laporan WIP. Pengeluaran tidak tertaut ke pelanggan atau pekerjaan, jadi penagihan ulang adalah baris yang Anda ketik di faktur.