Penagihan bertahap: cara menagih proyek secara dicicil seiring pekerjaan berjalan

Penagihan bertahap berarti menagih proyek dalam beberapa bagian seiring pekerjaan maju, bukan dalam satu tagihan di akhir. Anda menyepakati tahap dan jumlahnya sebelum pekerjaan dimulai, menagih masing-masing ketika tercapai, dan menampilkan total berjalan, sehingga pelanggan selalu bisa melihat apa yang sudah ditagih dan apa yang tersisa.

Apa itu penagihan bertahap?

Penagihan bertahap adalah cara menagih pekerjaan panjang secara dicicil, masing-masing terikat pada tahap yang dicapai atau pekerjaan yang diukur. Cara ini membawa kas masuk lebih dekat ke waktu biaya Anda keluar, dan membatasi kerugian Anda jika pelanggan berhenti membayar di tengah jalan.

Ada empat cara umum menyusunnya. Perbedaannya adalah apa yang memicu setiap faktur.

Uang muka bukan penagihan bertahap, meski sering berada di depannya sebagai cicilan pertama. Panduan faktur uang muka dan pelunasan membahas pekerjaan yang hanya membutuhkan kedua hal itu. Retensi (dana tahanan) lain lagi: itu uang yang ditahan pelanggan dari setiap pembayaran bertahap, dan retensi pada faktur punya panduannya sendiri.

Kapan sebaiknya memakai penagihan bertahap?

Pakai penagihan bertahap ketika pekerjaan berjalan cukup lama, atau biayanya cukup besar, sehingga Anda harus membayar upah dan pemasok selama berminggu-minggu tanpa melihat uang. Berikut uji sederhana: jumlahkan apa yang akan Anda keluarkan sebelum pekerjaan selesai. Jika kehilangan jumlah itu karena satu piutang tak tertagih akan menyakitkan, tagihlah per tahap.

Di beberapa tempat, hukum turut mengatur pembayaran per tahap selain kontrak.

• Inggris, Wales dan Skotlandia: pasal 109 Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 memberi pihak dalam kontrak konstruksi hak atas pembayaran cicilan, per tahap atau berkala, kecuali pekerjaan ditentukan atau diperkirakan berlangsung kurang dari 45 hari. Kontrak dengan penghuni rumah tinggal dikecualikan.
• UE: Pasal 5 Late Payment Directive membiarkan bisnis bebas menyepakati jadwal cicilan, tunduk pada hukum nasional. Jika satu cicilan terlambat, bunga dan kompensasi dihitung hanya atas jumlah yang jatuh tempo.

Untuk sebagian besar pekerjaan di luar aturan itu, kontrak Anda satu-satunya yang memberi Anda hak, jadi tuliskan tahapnya.

Cara menyiapkan penagihan bertahap, langkah demi langkah

1. Taruh tahap di penawaran. Setiap tahap mendapat nama dan jumlah atau persentase, dan pelanggan menerimanya bersama harga. Tahap yang dikarang belakangan adalah negosiasi ulang.
2. Definisikan setiap tahap dengan sesuatu yang bisa dilihat kedua pihak. "Pemasangan tahap kedua selesai dan diperiksa" berfungsi. "Sudah setengah jalan" tidak.
3. Sebutkan siapa yang mengonfirmasi tahap, dan bagaimana. Email dari pelanggan atau catatan lokasi bertanda tangan sudah cukup, asalkan Anda sepakat yang mana.
4. Bandingkan tahap dengan biaya Anda. Bandingkan jumlah kumulatif setiap tahap dengan perkiraan pengeluaran Anda saat itu. Jika Anda nombok sampai faktur terakhir, tahap-tahap itu tidak menjalankan tugasnya.
5. Sisakan sesuatu untuk dibayar saat selesai. Pelanggan menginginkan sejumlah uang ditahan sampai pekerjaan rampung, permintaan yang wajar. Bersiaplah menghadapi keberatan jika hampir tidak ada yang tersisa.
6. Terbitkan faktur pada minggu tahap tercapai, sesuai ketentuan pembayaran yang disepakati. Faktur yang terlambat mengembalikan keunggulan kas yang sudah Anda negosiasikan.
7. Tampilkan total berjalan di setiap faktur, dan beri perubahan apa pun pada pekerjaan barisnya sendiri.
8. Rekonsiliasi pada faktur terakhir. Seluruh faktur bersama-sama harus sama dengan kontrak ditambah variasi yang disepakati.

Contoh perhitungan: empat faktur dan satu variasi

Berikut contoh karangan. Sebuah firma fit-out menyepakati kontrak €48.000 ditambah PPN 20%, ditagih 20% saat penandatanganan, 30% pada pemasangan tahap pertama, 30% pada tahap kedua dan 20% saat selesai. Selama pekerjaan, pelanggan menyetujui variasi €3.200 lewat email, dan firma menagihnya bersama tahap ketiga.

Persentase tetap berada pada €48.000 semula, sehingga tetap berjumlah 100%. Variasi ditagih sekali, penuh, pada barisnya sendiri. Jika Anda menghitung ulang persentase pada total baru, Anda akan menagih variasi dua kali atau menghabiskan sore untuk menjelaskan mengapa tidak.

Periksa baris terakhir setiap kali. €48.000 ditambah €3.200 adalah €51.200, begitu pula kolom neto.

Taruh total berjalan yang singkat di setiap faktur. Faktur 3 bisa memuat ini:

Pembayaran tahap 3 dari 4: pemasangan tahap kedua selesai, penawaran QUO-2026-0042. Kontrak awal €48.000, variasi yang disepakati €3.200, kontrak revisi €51.200. Ditagih sebelum faktur ini €24.000. Faktur ini €17.600. Sisa untuk ditagih €9.600. Semua angka belum termasuk PPN.

Catatan itu menjawab pertanyaan pertama dari tim keuangan pelanggan, yang harus mencocokkan faktur Anda dengan kontrak yang bukan mereka yang menulis.

Bagaimana menagih berdasarkan persentase selesai?

Penagihan persentase selesai menghitung setiap faktur dengan mengalikan nilai kontrak dengan porsi pekerjaan yang rampung, lalu mengurangi semua yang sudah ditagih.

Faktur ini = (kontrak revisi × % selesai) − ditagih sampai kini

Ambil kontrak yang sama dan anggap Anda mengukur pekerjaan 70% selesai setelah dua faktur. €51.200 × 70% adalah €35.840. Kurangi €24.000 yang sudah ditagih dan faktur ini €11.840 neto, atau €14.208 dengan PPN 20%.

Selalu kurangi dengan yang ditagih sampai kini, bukan menagih kenaikan bulan itu. Dengan begitu perkiraan yang murah hati bulan lalu mengoreksi diri bulan ini, dan totalnya tidak bisa menyimpang dari kontrak.

Sepakati cara kemajuan diukur sebelum faktur pertama: kuantitas terpasang, biaya yang timbul atau penilaian inspektur. Pekerjaan komersial di AS sering memformalkannya dalam schedule of values, yang dibahas panduan AIA G702 dan G703. Pekerjaan yang sudah Anda kerjakan tetapi belum ditagih adalah yang dilacak laporan WIP.

Bagaimana PPN bekerja pada faktur bertahap?

PPN pada faktur bertahap biasanya dikenakan atas jumlah faktur itu sendiri, bukan atas seluruh kontrak di awal. Kapan PPN jatuh tempo adalah bagian yang berbeda menurut negara.

• UE: Pasal 64 Direktif PPN memperlakukan penyerahan yang menimbulkan pembayaran berturut-turut atau laporan rekening sebagai selesai pada akhir periode yang dirujuknya. Pembayaran yang diterima sebelum pekerjaan selesai membuat PPN terutang saat diterima, atas jumlah yang diterima (Pasal 65). Negara anggota dapat mengaitkan tanggalnya dengan faktur atau pembayaran (Pasal 66).
• Inggris: untuk kontrak konstruksi dengan pembayaran berkala, tax point adalah yang lebih awal antara menerima pembayaran atau menerbitkan faktur PPN (VAT Notice 708, paragraf 23.1.3).

Konsekuensi praktisnya, ketika penerbitan faktur yang menetapkan tanggal, Anda bisa berutang PPN atas suatu tahap sebelum pelanggan membayarnya. Jika kas ketat, tanyakan kepada akuntan Anda apakah permohonan pembayaran yang bukan faktur PPN diperbolehkan di tempat Anda, dengan faktur PPN menyusul saat pembayaran.

Perubahan tarif di tengah jalan juga bisa membagi satu kontrak ke dua tarif PPN, karena setiap tahap punya tanggalnya sendiri.

Apa yang bisa salah dalam penagihan bertahap?

Penagihan bertahap biasanya salah di dokumen, bukan di pekerjaan.

• Menagih tahap yang belum selesai. Satu faktur yang disengketakan bisa menahan semua yang sesudahnya.
• Menyatukan variasi ke jumlah tahap berikutnya. Pelanggan melihat tahap yang tidak sesuai dengan kontrak dan menghentikan pembayaran.
• Tanpa total berjalan. Tim keuangan pelanggan harus merekonstruksi riwayatnya, dan itu lebih lama daripada ketentuan pembayaran Anda.
• Faktur akhir yang menyatakan ulang kontrak. Tagih apa yang tersisa. Jika Anda perlu menunjukkan seluruh kontrak, tunjukkan dalam total berjalan.
• Menganggap yang ditagih sebagai yang diterima. Total berjalan menunjukkan apa yang sudah Anda tagih. Apa yang sebenarnya dibayar perlu dilacak tahap demi tahap.
• Terus bekerja setelah satu tahap tidak dibayar. Setiap tahap tambahan menambah apa yang Anda pertaruhkan, jadi angkat masalahnya pada minggu ia jatuh tempo.

Menagih proyek per tahap di ERPFlow

ERPFlow tidak punya modul penagihan bertahap. ERPFlow tidak menghitung persentase selesai, menyimpan schedule of values, menghasilkan valuasi atau menangani retensi. Pekerjaan di ERPFlow adalah penawaran ditambah faktur yang Anda terbitkan terhadapnya, yang mencakup penagihan per tonggak pada pekerjaan berharga tetap. Kontrak dengan valuasi bertahap akan merasa itu terlalu tipis, dan halaman untuk perusahaan konstruksi juga mengatakan demikian.

• Tagih setiap tahap dari penawaran. Buka penawaran dan pilih Konversi ke faktur sekali per tahap. Setiap konversi membuat draf baru dari seluruh penawaran, yang Anda sunting menjadi porsi tahap itu sebelum menerbitkan faktur. Penawaran tetap seperti saat diterima, dan setiap faktur muncul di bawah Dokumen tertaut.
• Simpan total berjalan sendiri. Dokumen tertaut mendaftar faktur tetapi tidak menghitung sisa yang perlu ditagih. Ketik total berjalan di Catatan faktur, yang tercetak di PDF.
• Jangan mencari baris negatif. ERPFlow menolak harga atau kuantitas negatif, jadi baris "dikurangi yang sudah ditagih" tidak bisa masuk ke tabel baris. Tagih jumlah tahap itu sebagai baris biasa dan nyatakan pengurangannya di Catatan.
• Jika Anda memenuhi sebelum menagih, konversi penawaran menjadi pesanan dan terbitkan faktur dari sana. Setiap faktur dari pesanan juga dimulai dari seluruh pesanan. Pesanan tidak tersedia di paket Gratis.
• Jalankan pekerjaan di papan. Proyek yang tertaut ke pelanggan juga bisa tertaut ke penawaran dan fakturnya. Proyek tidak menyimpan anggaran atau biaya pekerjaan.

Pembayaran dimasukkan manual, sebanyak apa pun per faktur, dan Dibayar sebagian muncul dengan sendirinya. Pengingat untuk tahap yang jatuh tempo dikirim hanya jika Anda memilih mengirimnya.