Terakhir diperbarui 6 November 2026
Informasi umum, bukan nasihat pajak atau hukum. Aturan bergantung pada negara dan situasi Anda, jadi konsultasikan hal yang berdampak pada pajak atau hukum dengan akuntan Anda.
Untuk menagih uang muka dan pelunasan, terbitkan dua faktur dengan nomor terpisah: satu untuk bagian yang disepakati saat uang muka jatuh tempo, dan satu untuk sisanya saat pekerjaan selesai. Masing-masing menampilkan PPN atas jumlahnya sendiri, dan keduanya bersama-sama harus berjumlah sama dengan total penawaran.
Bagaimana membuat faktur uang muka?
Faktur uang muka adalah faktur biasa untuk sebagian dari harga yang disepakati. Faktur ini memerlukan keterangan yang sama dengan faktur lain, nomor berikutnya dalam urutan Anda yang biasa, dan satu baris yang menyebut pekerjaan mana yang dimaksud:
Uang muka: 30% dari penawaran QUO-2026-0042, diterima 4 Mei 2026. Nilai total pekerjaan €7.200,00 termasuk PPN.
Sepakati persentasenya sebelum menagihnya. "30% saat diterima" yang tertulis di penawaran membuat faktur uang muka tidak mengejutkan siapa pun, dan panduan mengubah penawaran menjadi faktur membahas langkah itu.
Bagaimana membuat faktur pelunasan?
Faktur akhir menagih sisanya, dengan salah satu dari dua tata letak yang umum. Hanya sisa menampilkan bagian yang tersisa sebagai barisnya dan menyebut uang muka dalam catatan. Seluruh pekerjaan dikurangi uang muka mendaftar seluruh pekerjaan, lalu mengurangkan yang sudah ditagih sebelumnya. Pelanggan sering menyukai yang kedua karena menampilkan seluruh pekerjaan dalam satu halaman. Yang pertama lebih sulit disalahbaca, karena satu-satunya total di halaman itu adalah jumlah yang harus dibayar.
Contoh hitungan yang berjumlah pas
Berikut contoh rekaan. Sebuah firma pertukangan kayu menawarkan €6.000 ditambah PPN, 20% agar hitungannya sederhana, dengan 30% jatuh tempo saat penawaran diterima dan sisanya saat selesai.
| Dokumen | Bersih | PPN (20%) | Total |
|---|---|---|---|
| Penawaran QUO-2026-0042 | €6.000,00 | €1.200,00 | €7.200,00 |
| Faktur uang muka INV-2026-0041, 30% | €1.800,00 | €360,00 | €2.160,00 |
| Faktur akhir INV-2026-0058, 70% | €4.200,00 | €840,00 | €5.040,00 |
| Faktur bersama-sama | €6.000,00 | €1.200,00 | €7.200,00 |
Dalam tata letak seluruh pekerjaan, faktur akhir berbunyi seperti ini:
| Faktur akhir, seluruh pekerjaan dikurangi uang muka | Jumlah |
|---|---|
| Pertukangan kayu sesuai penawaran, bersih | €6.000,00 |
| PPN 20% | €1.200,00 |
| Total pekerjaan | €7.200,00 |
| Dikurangi faktur uang muka INV-2026-0041, dibayar 12 Mei (bersih €1.800,00, PPN €360,00) | −€2.160,00 |
| Sisa tagihan (bersih €4.200,00, PPN €840,00) | €5.040,00 |
PPN yang ditambahkan faktur ini ke laporan Anda adalah €840, bukan €1.200. Jika Anda melaporkan €1.200, Anda telah membayar €360 uang muka dua kali.
Apakah uang muka dikenai PPN?
Ya, PPN biasanya terutang atas uang muka yang diperhitungkan sebagai bagian dari harga. Di UE, Pasal 65 Direktif PPN menyatakan bahwa bila pembayaran di muka dilakukan sebelum penyerahan, PPN terutang saat pembayaran diterima dan atas jumlah yang diterima. Pasal 220 mewajibkan faktur untuk pembayaran di muka dari pelanggan bisnis.
Negara dapat memajukan saat itu (Pasal 66), jadi periksa aturan negara Anda. Di Inggris, Notice 700 HMRC menyatakan sebagian besar uang muka adalah pembayaran di muka, dan tax point-nya adalah tanggal Anda menerbitkan faktur PPN atau menerima uang, mana yang lebih dulu (paragraf 14.2.2 dan 14.2.3).
"Atas jumlah yang diterima" berarti uang muka yang Anda tawarkan dalam angka bulat sudah mengandung PPN-nya. Rumusnya jumlah × tarif ÷ (100 + tarif), jadi uang muka €1.000 pada 20% mengandung PPN €166,67 dan bersih €833,33. Menambahkan 20% di atas €1.000 adalah kesalahan paling umum di sini.
Tidak semua uang yang diterima di muka diperlakukan sama:
| Uang yang diterima di muka | Biasanya diperlakukan sebagai | PPN saat diterima? |
|---|---|---|
| Uang muka atas harga | Pembayaran di muka | Umumnya ya |
| Pembayaran tahap selama pekerjaan | Bagian dari harga | Umumnya ya |
| Jaminan yang dapat dikembalikan terhadap kerusakan peralatan sewaan | Jaminan, bukan pembayaran atas penyerahan | Umumnya tidak |
Jika tarif PPN berubah di antara uang muka dan penyelesaian, patokan UE adalah tarif yang berlaku saat PPN terutang (Pasal 93), yang bisa menyisakan dua tarif pada satu pekerjaan. Aturan peralihan nasional dapat menimpanya, jadi tanyakan kepada akuntan bila perubahan tarif jatuh di tengah pekerjaan. Jika uang tiba sebelum Anda menerbitkan faktur, faktur juga sebaiknya menampilkan tanggal pembayarannya (Pasal 226).
Berapa uang muka yang sebaiknya diminta?
Uang muka sebaiknya setidaknya menutup apa yang akan Anda rugikan bila pelanggan mundur setelah Anda mulai: material yang harus dibeli, subkontraktor yang harus dipesan, pekerjaan lain yang Anda tolak. Dalam contoh di atas, €1.800 bersih masuk akal bila firma itu harus membeli kayu senilai €1.500 sebelum ada yang tiba di lokasi. Mulailah dari biaya Anda sendiri, lalu bulatkan ke persentase yang mudah ditulis di penawaran.
Bisakah uang muka diminta tanpa menerbitkan faktur?
Ya, di banyak negara Anda bisa meminta uang muka dengan permintaan pembayaran atau faktur proforma, yang bukan dokumen pajak. HMRC menyatakan faktur proforma harus ditandai jelas "this is not a VAT invoice", dan tidak bisa dipakai untuk mengklaim kembali PPN (Notice 700, paragraf 17.3). Faktur yang sebenarnya menyusul saat uang tiba.
Ini penting di tempat yang menerbitkan faktur saja sudah menimbulkan kewajiban PPN. Faktur yang dikirim pada Maret dan dibayar pada Mei bisa membuat Anda membayar PPN atas uang muka yang belum Anda terima.
Kesalahan yang membuat faktur uang muka bermasalah
- PPN ditambahkan pada uang muka yang sudah termasuk PPN. Cari tahu angka mana yang disetujui pelanggan sebelum menambahkan apa pun.
- Seluruh angka PPN di faktur akhir. Laporan Anda lalu menghitung PPN uang muka dua kali.
- Faktur akhir yang menampilkan total pekerjaan sebagai tagihan. Sebagian pelanggan akan membayar persis yang tertulis di baris tebal.
- Tanpa rujukan silang. Faktur akhir sebaiknya menyebut faktur uang muka, agar tak seorang pun perlu menelusurinya setahun kemudian.
- Menyebut uang muka "tidak dapat dikembalikan" tanpa kesepakatan di baliknya. Kata itu saja mungkin tidak berlaku, terutama dengan pelanggan pribadi.
Untuk beberapa tahap, bukan dua, lihat penagihan bertahap. Jika pelanggan sekadar membayar sebagian satu faktur, itu pembayaran sebagian, dan tidak memerlukan faktur kedua.
Membuat faktur uang muka dan pelunasan di ERPFlow
ERPFlow tidak punya jenis faktur uang muka. Uang muka adalah faktur biasa dengan baris yang disunting.
Buka penawaran dan pilih Konversi ke faktur sekali untuk setiap tahap. Setiap konversi membuat draf baru dari seluruh penawaran, tertaut dua arah dengannya, jadi sunting draf itu menjadi bagian tahapnya sebelum diterbitkan. Mengganti barisnya dengan satu baris "Uang muka: 30% dari penawaran..." biasanya paling mudah dibaca. Tanggal jatuh tempo berasal dari ketentuan pembayaran penawaran, dan penerbitan memberi faktur nomornya serta membuatnya final.
Tata letak seluruh pekerjaan di atas tidak mungkin di ERPFlow, karena baris tidak bisa bernilai negatif: jumlahnya harus di atas nol dan harganya tidak boleh di bawah nol. Pakai tata letak hanya sisa dan rujuk uang muka di Catatan, yang tercetak di PDF:
Uang muka €2.160,00 dibayar pada 12 Mei 2026 melalui faktur INV-2026-0041.
Catat setiap pembayaran pada fakturnya masing-masing. Tarif pajak berlaku per baris, dan pelaporan pajak membaca dari fakturnya sendiri. ERPFlow tidak menentukan kapan PPN terutang di negara Anda dan tidak mengajukan laporan Anda, jadi beri tahu akuntan bila uang muka difakturkan di satu periode dan dibayar di periode lain. Tidak ada dokumen proforma juga, dan pelanggan tidak bisa membayar uang muka atau menerima penawaran secara online: Anda sendiri yang menandai penawaran diterima.