Konsultan: tagihan per jam vs retainer

Penagihan per jam membebankan kepada klien konsultan waktu yang benar-benar dikerjakan. Retainer membebankan biaya bulanan tetap untuk sejumlah waktu, akses atau hasil kerja yang disepakati. Pilih per jam ketika pekerjaannya tidak teratur atau belum jelas, dan retainer ketika klien membutuhkan Anda secara stabil dan Anda bisa menyebutkan apa yang dicakup biayanya.

Apa perbedaan penagihan per jam dan retainer?

Penagihan per jam mengikat penghasilan konsultan pada jam kerja, sedangkan retainer mengikatnya pada kalender. Pertanyaan klien pun berubah: klien per jam bertanya untuk apa jam-jam itu, dan klien retainer bertanya apa yang termasuk dalam biayanya.

Haruskah konsultan menagih per jam atau dengan retainer?

Konsultan sebaiknya menagih per jam selama pekerjaannya sulit diprediksi, dan beralih ke retainer begitu kebutuhan klien cukup stabil untuk dijelaskan. Situasi berikut biasanya yang menentukan.

Apa saja jenis retainer konsultasi?

Retainer konsultasi biasanya berbentuk salah satu dari tiga, dan banyak perdebatan dimulai karena masing-masing pihak mengira bentuk yang berbeda.

• Retainer jam. Sejumlah jam per bulan. Mudah dijelaskan dan mudah diperiksa, dan paling mirip dengan penagihan per jam yang diberi lantai di bawahnya.
• Retainer akses. Biaya untuk ketersediaan: telepon dijawab, nasihat siap, waktu yang dibiarkan terbuka. Jam tidak dihitung, jadi tetapkan batasnya dengan cara lain, misalnya waktu respons atau jumlah pertemuan.
• Retainer hasil kerja. Hasil kerja tetap setiap bulan, seperti paket dewan direksi atau tinjauan bulanan. Ini sebenarnya biaya tetap berulang, dan sebaiknya dihargai seperti itu.

Sebutkan bentuknya dalam perjanjian. "Retainer" saja tidak memberi tahu siapa pun apa yang dibeli.

Contoh perhitungan: enam bulan yang sama ditagih dengan dua cara

Berikut contoh karangan. Seorang konsultan menagih €120 per jam. Pada retainer, klien membayar €1.650 per bulan untuk hingga 15 jam, yaitu €110 per jam, dengan jam tambahan pada €120 penuh dan tanpa perpindahan ke bulan berikutnya.

Totalnya nyaris tidak berubah, €12.000 dan €12.300. Yang berubah adalah lantainya: bulan terburuk konsultan naik dari €1.080 menjadi €1.650, dan uang itu datang sebelum pekerjaan, bukan sesudahnya. Sebagai gantinya klien mendapat 15 jam per bulan yang disisihkan untuk mereka dengan tarif lebih rendah, dan membayar 10 jam yang tidak mereka pakai.

Sekarang hapus klausul tambahan. Klien yang memakai 25 jam setiap bulan dengan €1.650 tetap membayar €66 per jam, dan Anda tidak punya cara menaikkannya selain bernegosiasi ulang. Itulah sebabnya retainer tanpa batas adalah kesepakatan yang buruk bagi konsultan, seberapa pun stabil rasanya.

Hitung targetnya lebih dulu. Panduan menghitung tarif tagih memberi Anda angka untuk menguji retainer. Anda juga perlu terus mencatat jam setelah retainer dimulai, kalau tidak Anda tidak akan pernah tahu apakah retainer itu menguntungkan. Alur kerja pelacakan waktu konsultasi membahasnya.

Apa yang harus tercantum dalam perjanjian retainer?

Perjanjian retainer harus menyatakan apa yang dicakup biaya bulanan, apa yang terjadi di atas batas itu, apa yang terjadi pada waktu yang tidak terpakai, dan bagaimana masing-masing pihak dapat mengakhirinya. Kalimat ini menangani keempatnya untuk retainer jam:

Biaya bulanan €1.650 ditambah PPN mencakup hingga 15 jam konsultasi dalam setiap bulan kalender. Jam di atas 15 ditagih €120 per jam dan difakturkan pada akhir bulan. Jam yang tidak terpakai tidak dibawa ke bulan berikutnya. Salah satu dari kita dapat mengakhiri kesepakatan ini dengan pemberitahuan tertulis 30 hari.

Angka di atas adalah angka karangan dari contoh, jadi ganti dengan angka Anda. Panduan menagih retainer bulanan membahas fakturnya sendiri.

Bagaimana memindahkan klien per jam ke retainer?

Pindahkan klien per jam ke retainer dengan memulai dari riwayat mereka sendiri, karena angkanya sulit dibantah.

1. Ambil jam 6 sampai 12 bulan. Pada contoh rata-ratanya sekitar 17 jam per bulan, dengan kisaran 9 sampai 25.
2. Tetapkan jam yang termasuk mendekati bulan yang tipikal, bukan puncaknya. Puncak adalah untuk apa tarif tambahan ada.
3. Tawarkan diskon kecil untuk komitmen itu. Penghasilan yang bisa diprediksi yang membayarnya.
4. Usulkan percobaan tiga bulan dengan tinjauan, supaya tidak ada pihak yang merasa terkunci pada sebuah tebakan.

Jika tarif Anda juga berubah, tangani secara terpisah. Surat kenaikan tarif dan pengaturan penagihan baru yang datang bersamaan terbaca sebagai satu kenaikan harga besar.

Menagih pekerjaan per jam dan retainer di ERPFlow

ERPFlow bisa menagih keduanya, dan Anda sendiri yang menghitung jamnya. Halaman untuk firma konsultasi menjelaskan kecocokannya yang lebih luas.

• Retainer: siapkan faktur berulang bulanan untuk klien. Setiap putaran menerbitkan dan mengirim faktur lewat email atau menyisakan draf untuk Anda. ERPFlow menagih dan tidak pernah memungut, jadi pembayaran dimasukkan manual. Draf juga memungkinkan Anda menambah baris jam tambahan sebelum menerbitkan.
• Pekerjaan per jam: buat layanan dengan satuan hr dan tarif Anda, pilih pada baris faktur dan ketik jam sebagai kuantitas.
• Mencatat jam: kartu di Proyek punya kolom waktu terpakai, diketik sebagai jam dan menit, dengan total per proyek dan per pelanggan.

ERPFlow saat ini belum punya timer atau timesheet. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir. Jam yang diketik pada kartu saat ini tidak berubah menjadi baris faktur, dan ERPFlow tidak menghitungnya terhadap jatah retainer, jadi bandingkan totalnya dengan jam yang termasuk secara manual.